Les 11 top tips de TieTalent pour mener facilement un entretien à distance

Avez-vous déjà essayé de conduire un entretien à distance ?

Avec la possibilité grandissan de travailler à distance, les organisations sont confrontées au nouveau défi de mener et d'évaluer des entretiens entièrement par appel vidéo.

Les problèmes courants liés aux entretiens à distance peuvent varier, allant des problèmes technologiques (tels qu'une mauvaise connexion Internet ou un décalage audio) aux bruits de fond, en passant par des incidents imprévisibles (si vous avez des enfants à la maison, vous savez de quoi nous parlons).

Même si une grande partie du monde est maintenant familiarisée avec la technologie et les entretiens vidéo, la plupart des intervieweurs ont encore du mal à faire en sorte que cela joue en leur faveur.

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des moyens de mener des entretiens vidéo d'une manière qui permette une connexion instantanée entre les deux parties.

Si vous avez déjà eu du mal à mener des entretiens vidéo pour trouver de nouveaux talents pour votre entreprise, vous allez aimer les conseils suivants.

Les recherches montrent que 70 % - 90 % des informations communiquées par le cerveau humain sont non verbales.

Cela signifie que votre apparence, votre façon de bouger et même votre tenue vestimentaire auront un impact sur la façon dont vous mènerez l'entretien (et sur la façon dont le candidat vous percevra, vous et l'entreprise dans son ensemble).

De plus, il est plus difficile de créer une connexion et d'engager le dialogue avec les gens via un écran, par opposition au face-à-face.

Qu'on le veuille ou non, on ne peut pas y échapper. Avec l’impact du Covid sur le marché du travail, les entretiens vidéo deviennent chaque jour plus populaires. Les entretiens réalisés par appel vidéo vous permettent de voir les réactions et le langage corporel des candidats, même si la personne interrogée est assise dans un autre pays.

Voici 11 conseils effectuer de manière efficace l'entretien à distance :

1. Assurez-vous que tous vos appareils techniques fonctionnent correctement.
2. Assurez-vous que tout le monde sait à quoi s'attendre
3. Adaptez votre fond d'écran en conséquence
4. Vérifiez votre éclairage
5. Maison occupée ? Portez des écouteurs
6. Assurez-vous que vous êtes dans le meilleur environnement possible, sans aucune distraction.
7. Soyez prêt à partager votre écran
8. Soyez cordial lors de l'enregistrement
9. Vous utilisez la technologie de l'entreprise ? Assurez-vous que le candidat sait comment tout fonctionne à l'avance.
10. Lorsque vous évaluez les candidats, gardez toujours à l'esprit les défis de la vidéo.
11. Envoyez un courriel de suivi après l'entretien

Maintenant, examinons en détail chacun de ces points.

Lorsque c'est vous qui menez un entretien vidéo, il n'y a pas de place pour les erreurs techniques.

Cela signifie que si vous utilisez un ordinateur portable, assurez-vous que votre ordinateur est complètement chargé et qu'il a une bonne vitesse. Assurez-vous qu'il a assez de batterie et de capacité de mémoire pour tout ce que vous devez faire ce jour-là – sinon il pourrait tomber en panne et donner une image de manque de soin ou de professionnalisme de votre part.

Pire encore, cela pourrait conduire à une compréhension incomplète ou inexacte des compétences du candidat (ce qui vous amènerait peut-être à négliger des candidats qui auraient autrement été parfaitement adaptés à l'offre d'emploi en question).

Il est tout aussi important de s'assurer que vous êtes connecté à un réseau wifi fiable afin d'éviter tout problème de décalage de l'appel vidéo, qui pourrait être source de frustration des deux côtés (sans parler de la perte d'un temps d'entretien précieux).

La conduite d'un entretien à distance est différente de celle d'un entretien en personne. Veillez donc à ce que tous les participants sachent ce qu'ils doivent attendre des deux côtés du processus.

Par exemple, si vous utilisez un tableau blanc virtuel ou d'autres outils de collaboration pendant l'entretien, informez le candidat à l'avance de la manière dont il peut y accéder et de la façon dont il doit les utiliser une fois sur place.

Si possible, demandez-lui de les préparer avant le début de l'entretien afin d'éviter toute perte de temps.

Pour cela, efforcez-vous d'envoyer à la personne interrogée un e-mail contenant le lien vers la réunion au moins 24h à l'avance, ainsi que des instructions détaillées supplémentaires si nécessaire. Cela aidera également les candidats à se sentir plus confiants et préparés.

Un détail plutôt évident (mais important) : indiquez clairement que l'entretien à distance se fera par vidéo et que vous êtes tous deux censés avoir la caméra allumée pendant toute la durée de l'entretien.

Comme le rapporte la Harvard Business Review, la majorité des personnes ne veulent pas voir un faux arrière-plan scénique, préférant voir la salle réelle derrière l'orateur.

Selon une enquête menée par les auteurs Noah Zandan et Hallie Lynch, "44% des personnes interrogées préfèrent voir un mur avec des livres ou des étagères, tandis que 34% préfèrent un décor encadré comme des œuvres d'art, des diplômes ou des photographies.".

Cela peut vous surprendre, étant donné le risque de montrer accidentellement à votre interlocuteur une pile de linge ou un chat curieux derrière vous lorsque vous menez l'entretien depuis chez vous.

Mais si le professionnalisme est l'image que vous souhaitez véhiculer, il est préférable d'avoir un mur vierge plutôt qu'un faux arrière-plan virtuel.

L'erreur la plus courante que les gens commettent lors d'un entretien à distance est de ne pas vérifier la qualité de l'éclairage avant le moment de l'entretien lui-même. Un éclairage insuffisant empêche le candidat de vous voir et peut indirectement lui donner une mauvaise impression.

Pour résoudre ce problème, assurez-vous que vous vous trouvez dans une salle bien éclairée, sans reflets sur la caméra ou l'écran.

Si vous vivez dans une maison avec de la famille, des enfants, des chiens, etc., vous devriez utiliser un casque afin que l'entretien ne soit pas perturbé par des bruits de fond imprévisibles.

C'est également un moyen utile d'éviter que les personnes qui vous entourent n'entendent votre conversation.

Informez les membres de votre famille de la tenue de l'entretien. Demandez-leur de baisser le volume et d'éviter d'entrer dans la pièce dans laquelle vous mènerez l'entretien.

Si nécessaire, ajoutez une note autocollante sur la porte comme rappel pour les membres de la famille distraits.

Ce point va au-delà de votre maison occupée.

Lorsque vous menez un entretien à distance, soyez attentif aux bruits de fond et aux sons extérieurs (par exemple, la circulation, les travaux de construction, le climatiseur).

Prévenez le candidat à l'avance qu'il peut y avoir des bruits de fond extérieurs sur lesquels vous n'avez aucun contrôle (et excusez-vous à l'avance pour les désagréments qu'il pourrait subir pendant l'entretien à distance).

Si, pour une raison quelconque, il n'y a aucun moyen d'échapper aux bruits de fond externes, utilisez un microphone de bonne qualité pour que le candidat puisse vous entendre sans problème. En outre, vous pouvez mettre votre micro en sourdine lorsque la personne interrogée parle afin qu'elle ne soit pas distraite par le bruit provenant de votre côté de la conversation. Vous ne voulez pas que votre entretien soit affecté par une mauvaise qualité sonore.

À ce propos, vérifiez que votre microphone fonctionne correctement et qu'il est connecté à l'ordinateur avant le début de l'entretien.

Si vous réalisez un entretien vidéo à distance, vous devez être prêt à partager votre écran.

En d'autres termes, assurez-vous que votre ordinateur est configuré de manière à donner une image professionnelle.

• Désactivez toutes les notifications (comme les alertes e-mail) sur votre ordinateur afin qu'elles ne vous distraient pas de ce qui se passe à l'écran.
• Nettoyez votre bureau
• Fermez tous les onglets non pertinents
• Assurez-vous que l'arrière-plan de votre ordinateur est approprié.

Par ailleurs, ne supposez pas que tout le monde peut lire ce que vous partagez sur votre écran. Demandez à l’interviewé si il/elle a besoin que vous fassiez un zoom pour mieux lire ce qui est affiché.

Si vous souhaitez enregistrer l'écran, il est de la plus haute importance que vous demandiez d'abord au candidat s'il accepte d'être enregistré.

S'il accepte, assurez-vous de lui dire exactement quand l'enregistrement commence (et dès qu'il se termine).

Pensez à fournir aux candidats des instructions sur la façon d'utiliser leur équipement avant l'entretien, afin qu'ils n'aient pas à s'en soucier pendant l'appel.

Demandez-leur à l'avance s'ils ont besoin d'aide pour installer leur équipement ou s'ils ont des questions sur son fonctionnement avant de commencer à discuter.

Tout le monde n'a pas l'habitude de parler devant une caméra. Quelles que soient les avancées technologiques, la plupart des gens se sentent toujours inconscients lorsqu'ils prennent la parole lors d'un appel vidéo formel.

En d'autres termes, si vous avez des raisons de croire qu'un candidat potentiellement fort n'a pas été à la hauteur lors de son entretien en raison de difficultés techniques ou de nervosité, vous pouvez envisager de lui donner une deuxième chance.

Si possible, convoquez-le pour une évaluation en personne, ou faites un suivi téléphonique pour recueillir plus d'informations sans la pression de la caméra vidéo.

C'est le moment de les remercier pour leur temps et de répéter pourquoi leur candidature vous intéresse. C'est également une autre excellente occasion de créer une relation, surtout si l'on considère la difficulté d'établir des liens plus profonds par vidéo plutôt qu'en personne.

Si le candidat fait une bonne impression et si vous souhaitez faire avancer le processus de sélection, proposez de planifier une réunion de suivi en personne si possible. C'est un moyen fantastique de voir comment le talent se comporte en personne et d'évaluer ses compétences générales, telles que sa personnalité, pour voir si le candidat s'intègre bien à votre équipe.

Votre objectif doit être de structurer vos entretiens de manière claire et concise, tant pour l'enquêteur que pour la personne interrogée. Plus vous serez organisé, plus vous serez en mesure de recueillir efficacement des informations auprès des candidats pour votre ou vos postes ouverts.

Ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de votre entretien vidéo en vous permettant de contrôler la situation, en sachant à quoi vous attendre et en tirant le meilleur parti du temps limité dont vous disposez avec le candidat.

Nous vous souhaitons la meilleure des chances lors de vos futurs entretiens vidéo et espérons que ces conseils vous seront utiles pour que votre expérience soit plus fluide et plus productive.

Si vous avez besoin d'aide pour trouver les bons candidats à interviewer pour des emplois dans le domaine de la technologie et du marketing en Suisse, en Allemagne ou en France, nous pouvons vous aider. Contactez nous pour en savoir plus.