Lorsqu'une organisation forme de nouveaux employés, voici comment elle réussit son processus d'intégration

Des employés motivés dès le départ, qui atteignent rapidement leur plein potentiel de productivité, qui ne font pratiquement pas d'erreurs et qui ne peuvent même pas envisager de démissionner pendant la période d'essai.

Cela ressemble-t-il au candidat idéal pour votre entreprise ? Si c'est le cas, nous devrions examiner la manière dont l'intégration des nouveaux employés se fait aujourd'hui.

Gardez à l'esprit qu'avec un onboarding réussi, ce rêve peut devenir une réalité.

Nous sommes au premier jour de travail dans la nouvelle entreprise. Un jour passionnant pour le nouvel employé, tout autant que pour vous du côté employeur. Après tout, vous voulez faire une bonne première impression.

Or, cela ne se fait pas avec une simple salutation. C'est le moment de décider comment se déroulera l'intégration dans votre entreprise et si le "nouveau" se sentira à l'aise.

L'onboarding est le processus d'intégration d'un nouveau salarié dans l'entreprise ou de "prise en charge" d'un nouveau membre de l'équipe. Il est réalisé conformément à un plan d'orientation, élaboré par la direction des RH et le service fonctionnel, et contient des mesures adaptées au poste concerné.

La durée du processus d'onboarding varie d'une entreprise à l'autre. Cependant, il n'est en aucun cas terminé après le premier jour de travail. Il peut s'écouler jusqu'à six mois, voire plus, avant que l'onboarding ne soit achevé avec succès.

Ne laissez pas vos nouveaux employés entièrement livrés à eux-mêmes. L'onboarding a de bonnes raisons d'être, et il vaut la peine d'y consacrer du temps.

Objectifs du processus d'onboarding

L'objectif de l'onboarding est d'intégrer le nouveau collaborateur dans l'entreprise de manière à ce qu'il puisse assumer les domaines de responsabilité définis de manière autonome et sans instructions.

Cela inclut la familiarisation avec les domaines de responsabilité et la communication des attentes.

L'intégration sociale dans l'équipe, les contacts personnels au sein de l'entreprise et le fait d'apprendre à se connaître sont également importants.

Avantages du processus d'orientation

Si l'orientation des nouveaux employés est réalisée avec soin et efficacité, elle peut présenter de nombreux avantages, tant pour l'entreprise que pour l'employé.

Une motivation accrue

Si vous accueillez les nouveaux employés de manière structurée et organisée et que vous investissez votre temps de travail, vous leur témoignez votre reconnaissance. Ce faisant, vous augmentez leur motivation, leur satisfaction et vous donnez au nouvel employé le sentiment que refuser une autre offre d'emploi était la bonne décision.

Une transition plus facile vers le nouvel environnement de travail

Personne n'aime être jeté dans le grand bain. Facilitez la tâche du "nouveau" et offrez-lui un soutien dès son arrivé.

Réduction de la rotation du personnel

Le processus d'intégration n'a pas eu lieu du tout ou était insuffisant ? Si c'est le cas, il y a un risque de démissions pendant la période d'essai. Vous pouvez réduire la rotation du personnel grâce à un processus d'onboarding efficace. À long terme, cela minimisera vos coûts de recrutement et améliorera la rétention de vos employés.

Une productivité plus rapide

Trouver un employé était déjà coûteux. Vous voulez maintenant que la nouvelle recrue soit productive le plus rapidement possible. L'intégration est essentielle pour garantir une courbe d'apprentissage rapide.

Moins de risques d'erreurs

Si les tâches sont claires, que les nouveaux employés se familiarisent avec elles étape par étape et que les responsabilités et les contacts sont connus, il y aura automatiquement moins d'erreurs.

Appréciation et respect

Les rendez-vous prévus dans le plan d'orientation ont dû être annulés au pied levé parce que la personne responsable est en vacances ? Vous pouvez montrer votre appréciation du nouvel employé en respectant votre plan de formation. Après tout, cela montrera que vous lui souhaitez la bienvenue dans l'équipe.

L'orientation des nouveaux employés est complète. Elle ne commence pas à 8 heures du matin le premier jour du mois où l'employé commence à travailler. Elle ne se termine pas non plus à 17 heures le même jour.

La façon la plus simple d'aborder l'intégration est de la diviser en différentes phases. Néanmoins, l'intégration doit être fluide.

Conseil : votre nouvel employé ne travaillera pas du tout sur place ? Obtenez les conseils pour recruter des employés à distance ici, en utilisant les développeurs à distance comme exemple.

Avant le premier jour de travail.

L'onboarding commence avec la signature du contrat. À ce stade, évitez le silence radio et montrez votre enthousiasme et votre motivation à accueillir rapidement la nouvelle recrue dans l'équipe.

Préparatifs internes pour le processus d'onboarding

• Créez un plan d'intégration individuel.
• Clarifiez les responsabilités et désignez un superviseur/mentor.
• Préparation de l'espace de travail.
• Préparation des outils d'organisation.
• Informer les employés et les services concernés.

Contactez le nouvel employé avant son premier jour de travail.

• Fournissez des informations initiales pertinentes pour commencer, par exemple une brochure sur l'entreprise.
• Donnez une personne de contact pour les questions avant de commencer, ou désignez un superviseur/mentor.
• Discutez du programme du premier jour ou de la première semaine, afin que le nouvel employé puisse se préparer.

Pourquoi ne pas offrir une playlist comme cadeau de bienvenue pendant l'orientation ? Évidemment, cela doit être adapté à votre entreprise. Mais c'est un beau geste que le nouvel employé n'oubliera certainement pas de sitôt.

Les premiers jours de travail sont à la fois passionnants et doivent être l'occasion de se familiariser avec l'entreprise. Durant cette phase, il est important de s'assurer que le nouveau collaborateur est bien installé dans l'entreprise, qu'il est accueilli dans l'équipe et qu'il se familiarise avec les processus les plus importants.

Au cours du premier ou des deux premiers jours, vous pouvez définir précisément le plan d'onboarding, heure par heure. Ceci permet de structurer le nouvel employé, et toutes les parties prenantes peuvent définir un créneau horaire spécifique afin de savoir quand elles doivent être disponibles pour chaque étape de la formation.

Exemple :

• 8:30 : Accueil par le responsable hiérarchique.
• 9:15 : Présentation de l'équipe et des autres services.
• 11:30 : Orientation sur le lieu de travail.
• 12:00 : Pause déjeuner, par exemple avec le manager ou le superviseur/mentor.
• 13:15 : Briefing sur les points clés.
• 14:00 : Réunion de travail.
• 16:00 : Réunion d'évaluation et salutations jusqu’au lendemain.

Le superviseur et les ressources humaines sont responsables du processus d'accueil. Néanmoins, un superviseur/mentor peut être très utile. Cette personne peut devenir un point de contact direct et peut raccourcir la période d'orientation d'un nouvel employé pour en faire une meilleure expérience. Idéalement, le mentor occupe le même niveau hiérarchique que le nouvel employé.

Saviez-vous qu'avec les nouvelles technologies, non seulement le processus d'embauche devient plus efficace, mais aussi l’onboarding ? Cela est possible, par exemple, grâce à des outils logiciels d'IA qui compilent des informations personnalisées.

Les premières semaines et les premiers mois

Au cours des premières semaines, le nouveau collaborateur doit être encouragé à prendre en charge lui-même ses domaines de responsabilité. Dans cette phase, fixez des objectifs intermédiaires et impliquez le nouvel employé dans ses premiers projets avec ses collègues.

En tant que supérieur hiérarchique, vous devez mener régulièrement des discussions de feedback afin de trouver rapidement des solutions aux obstacles ou aux difficultés rencontrés au cours du processus d'intégration.

Dans quelle mesure la formation initiale de votre nouvel employé a-t-elle été réussie et que peut-on encore améliorer dans votre entreprise ?

Si vous avez créé un plan d'onboarding, vous pouvez vérifier dans quelle mesure il a été respecté. Déterminez les raisons pour lesquelles les rendez-vous ont été reportés ou annulés. Ensuite, abordez ces questions lors de la planification de l'onboarding futur.

Une autre option consiste à mener des enquêtes auprès des employés ou des séances de feedback personnel. Celles-ci peuvent être menées par l'équipe RH. Les enquêtes peuvent vous aider à découvrir ce dont la majorité des nouveaux employés sont satisfaits ou non, ce qui pourrait être amélioré et pourquoi l'onboarding a été perçu comme favorable ou moins favorable.

Lors des réunions de feedback personnel, vous pouvez déterminer les points à améliorer au cours du processus de formation et planifier en conséquence.

Pour l'accueil des nouveaux employés, créez une liste de contrôle. Idéalement, vous devriez préciser quand chaque élément doit être complété et qui en est responsable.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de la première phase de l'intégration :

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Phase d'introduction 1 : Préparation
Tâche	Responsabilité	Date	Notes
Envoyer des informations	Mme Eisemann	15/09/2022
Préparation du lieu de travail	M. Mühlherr	30/09/2022
Informer les collègues et la réception	M. Mühlherr	30/09/2022	Tous informés sauf M. Wagner (en vacances jusqu'au 26.09.)
Assigner un superviseur/mentor	Mme Eisemann	20/09/2022
Créer un plan d'entraînement	M. Mühlherr Mme Eisemann	20/09/2022

Vous souhaitez que l'intégration des nouveaux employés dans votre entreprise soit aussi efficace que possible et sans coûts inutiles ? Avec le bon concept d'orientation, c'est possible, et vous pouvez également garantir une plus grande satisfaction des employés.

Avant de pouvoir former de nouveaux employés, vous devez d'abord les trouver. Si vous êtes confronté à ce défi et que vous souhaitez économiser beaucoup d'argent, TieTalent peut vous aider. C'est ainsi que vous posez les bases optimales pour la formation de nouveaux employés.