So ist ein Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfolgreich

Von Anfang an motivierte Mitarbeiter, die schnell ihr volles Potenzial an Produktivität erreichen, so gut wie keine Fehler machen und an eine Kündigung in der Probezeit gar nicht zu denken vermögen.

Das klingt nach einem Wunschkandidaten für Ihr Unternehmen? Dann sollten wir heute einen Blick auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter werfen.

Mit einem erfolgreichen Onboarding wird dieser Wunschgedanke zur Realität.

Der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen steht an. Ein aufregender Tag für den neuen Mitarbeiter, genauso wie für Sie auf Unternehmensseite. Schliesslich wollen Sie einen guten ersten Eindruck machen.

Mit einer Begrüssung ist das allerdings nicht getan. Jetzt entscheidet sich, wie die Eingliederung in Ihr Unternehmen verläuft und ob sich der „Neue“ wohlfühlt.

Unter der Einarbeitung versteht man den Prozess der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Damit ist das sogenannte Onboarding gemeint, das „an Bord nehmen“ eines neuen Teammitglieds.

Die Einarbeitung erfolgt gemäss einem Einarbeitungsplan. Dieser wird vom HR-Management und der Fachabteilung erstellt und enthält Massnahmen, die auf die jeweilige Stelle zugeschnitten sind.

Wie lange das Onboarding dauert, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In keinem Fall ist es nach dem ersten Arbeitstag erledigt. Bis zu sechs Monate oder mehr können vergehen, bis die Einarbeitung erfolgreich abgeschlossen ist.

Überlassen Sie Ihre neuen Mitarbeiter nicht sich selbst. Es gibt gute Gründe für die Einarbeitung und es lohnt sich, Zeit dafür zu investieren.

Ziele des Onboarding-Prozesses

Das Ziel des Onboardings ist es, den neuen Beschäftigten so in das Unternehmen zu integrieren, dass er eigenständig und weisungsfrei die definierten Aufgabenbereiche übernehmen kann.

Dazu gehören die Einarbeitung in die Aufgabenbereiche und die Vermittlung der Erwartungen.

Ebenfalls wichtig sind die soziale Integration im Team, persönliche Kontakte innerhalb des Unternehmens und ein gegenseitiges Kennenlernen.

Vorteile der Einarbeitung

Wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sorgfältig und erfolgreich durchgeführt, hat das für Unternehmen und Mitarbeiter viele Vorteile.

Steigerung der Motivation

Wenn Sie neue Beschäftigte strukturiert und organisiert aufnehmen und Ihre Arbeitszeit investieren, zeigen Sie Wertschätzung. Damit steigern Sie die Motivation und Zufriedenheit und geben dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, dass das Ausschlagen eines anderen Jobangebots die richtige Entscheidung war.

Leichter Einstieg ins neue Arbeitsumfeld

Wohl keiner mag es, ins kalte Wasser geschmissen zu werden. Machen Sie es dem „Neuen“ leicht und sorgen Sie für ein unterstützendes Onboarding.

Reduzierung der Fluktuation

Die Einarbeitung fand gar nicht statt oder war unzureichend? Dann drohen Kündigungen noch in der Probezeit. Verringern Sie die Fluktuation mit einem gelungenen Onboarding und einer optimierten Mitarbeiterbindung. Das minimiert langfristig Ihre Recruiting-Kosten.

Schnellere Produktivität

Die Mitarbeitersuche war bereits kostspielig. Jetzt soll der neue Mitarbeiter möglichst schnell produktiv sein. Die Einarbeitung ist für die Lernkurve wesentlich.

Geringere Fehleranfälligkeit

Wenn Aufgaben eindeutig sind, neue Mitarbeiter damit schrittweise vertraut gemacht werden und Zuständigkeiten und Ansprechpartner bekannt sind, passieren automatisch weniger Fehler.

Wertschätzung und Respekt

Termine im Einarbeitungsplan werden kurzfristig abgesagt, weil Verantwortliche im Urlaub sind? Zeigen Sie Wertschätzung gegenüber dem neuen Mitarbeiter, indem Sie Ihren Einarbeitungsplan einhalten. Das zeigt, dass Sie ihn im Team willkommen heissen.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist umfassend und beginnt nicht erst am ersten eines Monats um 8 Uhr mit Antritt an der Arbeitsstelle. Sie endet auch nicht um 17 Uhr desselben Tages.

Am einfachsten lässt sich die Einarbeitung in verschiedene Phasen unterteilt betrachten. Trotzdem sollte das Onboarding fliessend verlaufen.

Tipp: Ihr neuer Mitarbeiter wird gar nicht vor Ort arbeiten? Hier erhalten Sie Tipps zur Einstellung von remote arbeitenden Mitarbeitern am Beispiel von Remote-Entwicklern.

Vor dem ersten Arbeitstag

Das Onboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung. Vermeiden Sie jetzt Funkstille und zeigen Sie Ihr Bestreben und Ihre Motivation, den neuen Mitarbeiter bald im Team begrüssen zu können.

Unternehmensinterne Vorbereitungen für das Onboarding

• Erstellen eines individuellen Einarbeitungsplans.
• Klärung von Verantwortlichkeiten, wie einem Paten / Mentor.
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes.
• Vorbereitung organisatorischer Hilfsmittel.
• Informieren der Mitarbeiter und relevanten Abteilungen.

Kontakt mit neuem Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag

• Relevante Erstinformationen für den Start zur Verfügung stellen, wie eine Unternehmensbroschüre.
• Ansprechpartner bei Fragen vor Antritt nennen oder einen Paten / Mentor zuweisen.
• Ablauf des ersten Tages oder der ersten Woche besprechen, damit der neue Mitarbeiter sich darauf einstellen kann.

Wie wäre es, wenn Sie Ihrem neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung eine selbst erstellte Playlist als Willkommenspräsent überreichen? Natürlich muss das zu Ihrem Unternehmen passen. Es ist aber eine nette Geste, die der neue Mitarbeiter sicher nicht so schnell vergessen wird.

Die ersten Arbeitstage sind aufregend und sollten zugleich der Orientierung dienen. In dieser Phase ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter gut im Unternehmen ankommt, im Team aufgenommen wird und die wichtigsten Abläufe und Regeln kennenlernt.

In den ersten ein bis zwei Tagen können Sie den Einarbeitungsplan auf die Stunde genau definieren. Das gibt Struktur für den neuen Mitarbeiter und alle Zuständigen können sich für die jeweilige Zeit einen Termin legen und wissen, wann sie für welchen Einarbeitungsschritt verfügbar sein sollten.

Beispiel:

• 8:30 Uhr: Begrüssung durch den Vorgesetzten.
• 9:15 Uhr: Vorstellung des Teams und anderer Abteilungen.
• 11:30 Uhr: Einweisung am Arbeitsplatz.
• 12:00 Uhr: Mittagspause, zum Beispiel mit der Führungskraft oder dem Paten / Mentor.
• 13:15 Uhr: Wichtige Unterweisungen.
• 14:00 Uhr: Arbeitsbesprechung.
• 16:00 Uhr: Feedbackgespräch und Verabschiedung.

Die Verantwortung für die Einarbeitung liegt beim Vorgesetzten und dem Personalmanagement. Dennoch kann ein Pate / Mentor sehr sinnvoll sein. Dieser wird zum direkten Ansprechpartner und kann die Orientierungszeit eines neuen Angestellten verkürzen und zu einer besseren Erfahrung machen. Im Idealfall nimmt der Pate die gleiche Hierarchieebene wie der neue Mitarbeiter ein.

Wussten Sie, dass mit neuen Technologien nicht nur der Einstellungsprozess, sondern auch das Onboarding effizienter wird? Das ist beispielsweise mit KI-Softwaretools möglich, die personalisierte Informationen zusammenstellen.

Erste Wochen und Monate

In den ersten Wochen wird der neue Mitarbeiter dabei unterstützt, seine Aufgabenbereiche selbstständig zu übernehmen. In dieser Phase legen Sie Zwischenziele fest und binden den neuen Mitarbeiter in erste Projekte mit Kollegen ein.

Führen Sie als Vorgesetzter regelmässige Feedbackgespräche, um frühzeitig Lösungen für etwaige Hindernisse oder Schwierigkeiten bei der Einarbeitung zu finden.

Wie erfolgreich war denn nun die Einarbeitung Ihres neuen Mitarbeiters und was lässt sich in Ihrem Unternehmen noch optimieren?

Wenn Sie einen Einarbeitungsplan erstellt haben, können Sie prüfen, wie gut dieser eingehalten wurde. Ermitteln Sie die Gründe, warum Termine verschoben oder abgesagt wurden. Beheben Sie diese Punkte dann bei der Planung zukünftiger Eingliederungen.

Eine weitere Möglichkeit sind Mitarbeiterumfragen oder persönliche Feedbackgespräche. Diese können vom Personalmanagement durchgeführt werden. Mithilfe von Umfragen können Sie herausfinden, womit die Mehrzahl der neuen Mitarbeiter zufrieden oder nicht zufrieden war, was besser sein könnte und warum die Einarbeitung als unterstützend oder weniger unterstützend wahrgenommen wurde.

In persönlichen Feedbackgesprächen stellen Sie fest, wo im Rahmen der Einarbeitung noch Nachholbedarf vorhanden ist, und können diesen entsprechend planen.

Erstellen Sie für das Onboarding neuer Mitarbeiter eine Checkliste. Optimal ist es, wenn Sie in Tabellenform festlegen, wann der jeweilige Punkt erledigt sein sollte und wer dafür zuständig ist.

Nachfolgend ein Beispiel für die erste Phase der Einarbeitung:

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Einarbeitungsphase 1: Vorbereitung
Was	Zuständigkeit	Zu erledigen bis	Anmerkungen
Informationen zusenden	Frau Eisemann	15.09.2022
Arbeitsplatz vorbereiten	Herr Mühlherr	30.09.2022
Kollegen und Empfang informieren	Herr Mühlherr	30.09.2022	Alle informiert bis auf Herrn Wagner (im Urlaub bis 26.09.)
Paten / Mentor festlegen	Frau Eisemann	20.09.2022
Einarbeitungsplan erstellen	Herr Mühlherr Frau Bauer	20.09.2022

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen soll möglichst effizient und ohne unnötige Kosten verlaufen? Mit dem richtigen Einarbeitungskonzept ist das möglich, zudem können Sie damit auch für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sorgen.

Bevor Sie neue Mitarbeiter einarbeiten können, müssen Sie diese erst finden. Wenn Sie vor dieser Herausforderung stehen und dabei kräftig an Kosten sparen möchten, helfen wir Ihnen bei TieTalent weiter. So legen Sie die optimalen Voraussetzungen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.