11 Selbstmanagement Methoden, die Ihnen helfen, sich bei der Arbeit und zu Hause besser zu organisieren
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Termine, Meetings und das Privatleben unter einen Hut zu bringen, stellt für viele von uns eine Herausforderung dar, da der Tag nur 24 Stunden hat. Ein gutes Selbstmanagement hilft bei der Organisation Ihres Tagesplans und bringt mehr Struktur in den hektischen Alltag. Mit bestimmten Methoden können Sie Ihre Aufgaben effizienter erledigen und vermeiden somit die psychische Belastung, die durch näher rückende Abgabetermine und Anhäufung von Projekten entstehen kann.
Effektives Management hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihren Tag besser zu organisieren, sondern steigert auch Ihre Motivation am Arbeitsplatz. Mittlerweile gibt es eine Reihe von cleveren Tools, mit denen Sie Ihre Aufgaben besser im Überblick behalten und leichter bewältigen können.
Was ist Selbstmanagement?
Unter Selbstmanagement versteht man die Fähigkeit eines Menschen, eigenständig Aufgaben zum gewünschten Termin zu erledigen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Mit den richtigen Methoden können Sie Herausforderungen erfolgreich meistern und auch ohne Hilfe von anderen knifflige Probleme lösen.
Dies geschieht primär durch eine realistische Zielsetzung, Priorisierung von Aufgaben, Selbstbeherrschung, strategische Planung und Selbstmotivation. Somit behalten Sie einen klaren Überblick über das, was für den Tag ansteht und laufen keine Gefahr, überfordert zu sein.
Was bringt Ihnen Selbstmanagement?
Die Vorteile einer guten Selbstführung liegen klar auf der Hand. Mit den richtigen Methoden des Selbstmanagements können Sie:
- Ziele mit geringem Ressourcenverbrauch (wie Zeit und Geld) erreichen
- Ihre Aufgaben besser unter Kontrolle halten
- Ohne Stress produktiv sein
- Ihre Selbstbestimmung und Eigenverantwortung steigern
- Sich kontinuierlich weiterentwickeln und dazulernen
Es befähigt Sie also dazu, komplizierte Aufgaben schneller zu meistern und reduziert psychische Belastungen wie Burnout und Angstzustände.
Unterschiede zwischen Zeit- und Selbstmanagement
Selbstmanagement und Zeitmanagement werden oft als Synonyme verwendet, jedoch handelt es sich beim Zeitmanagement nur um eine Facette dieses Themas. Zeitmanagement bezeichnet lediglich die Einhaltung von Terminen und die Kontrolle darüber, wann bestimmte Aufgaben erledigt werden müssen.
Wer sich selbst gut managen kann, hat sowohl ein gutes Zeitmanagement als auch die Fähigkeit, seine Arbeitsweise zu verbessern und am Arbeitsplatz zu wachsen.
11 Methoden des Selbstmanagements
Mittlerweile gibt es viele verschiedene Selbstmanagementmethoden. Um die Richtige für die Struktur Ihres Arbeitstages zu finden, empfehlen wir, einige dieser Methoden auszuprobieren oder sogar miteinander zu kombinieren. Nur so erkennen Sie, welche am besten zu Ihnen passt.
1. SMART-Methode
Die SMART-Methode ist die am weitesten verbreitetste Methode und wird von vielen Menschen angewandt, um Ziele zu realisieren. Es wird wie folgt vorgegangen:
- Spezifisch: Formulieren Sie konkret Ihr Ziel.
- Messbar: Definieren Sie die Messgrössen.
- Attraktiv: Mit guter Planung steigt die Motivation.
- Realistisch: Planen Sie genug Zeit und Mittel ein.
- Terminiert: Setzen Sie sich selbst klare Deadlines.
2. Eisenhower-Prinzip
Mit dem Eisenhower-Prinzip werden Aufgaben in vier unterschiedliche Quadrate eingeteilt, nämlich:
- Erledigen: Erledigen Sie wichtige Aufgaben am besten schnell.
- Delegieren: Unwichtige, aber dringliche Aufgaben, können Sie an Arbeitskollegen delegieren.
- Terminieren: Legen Sie Termine für wichtige Aufgaben fest.
- Ignorieren: Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, können Sie ignorieren.
3. 80–20 Pareto-Prinzip
Bei dieser Methode planen Sie Ihre Aufgaben so, dass Sie am Ende mit 20 % Eigeninvestment 80 % Effekt erzielen. Diese Methode erfordert eine sehr gründliche Planung.
4. ABC-Methode
Die ABC-Methode eignet sich primär für Menschen, die sich hauptsächlich auf Ihre Intuition verlassen. Hier werden Aufgaben priorisiert und ein klarer Plan erstellt.
- A: Wichtige Projekte, die sofort erledigt werden müssen
- B: Weniger wichtige Projekte
- C: Unwichtige Projekte
5. AMORE-Methode
Bei dieser Strategie werden Ziele wie folgt formuliert: Ambitioniert, Motivierend, Organisiert, Realistisch und Echt.
6. ALPEN-Methode
Für eine optimale Organisation Ihrer Projekte eignet sich auch die ALPEN-Methode:
- A: Aufgaben notieren
- L: Länge bestimmen
- P: Pufferzeit planen
- E: Entscheidungen nach Wichtigkeit unterteilen
- N: Nachkontrolle
7. Pomodoro-Methode
Bei der Pomodoro-Methode wird nach 25 Minuten hoch konzentrierter Arbeit eine fünf-minütige Pause eingelegt. Dieser Rhythmus wird viermal wiederholt und danach steht Ihnen eine Pause von 30 Minuten zu.
8. GTD-Methode
GTD steht für „Getting Things Done“ – hier werden Projekte in Einzelschritte unterteilt und jeden Tag nach Wichtigkeit geordnet.
9. 2-Minuten-Regel
Das Prinzip hier lautet: Wenn eine Aufgabe in weniger als zwei Minuten gemeistert werden kann, sollte man sie sofort erledigen.
10. Aschenputtel-Methode
Bei dieser Methode sollten Sie für eine Weile Ihr Verhalten am Arbeitsplatz beobachten und überprüfen, welche Verhaltensweisen vorteilhaft und welche ineffektiv sind. Versuchen Sie anschliessend, die schlechten Gewohnheiten nach und nach loszuwerden.
11. Not-To-Do-Liste
Wie der Name schon verrät, werden hier alle Aufgaben aufgelistet, die man nicht macht oder gegen die man sich entschieden hat. Somit bekommen Sie einen besseren Überblick darüber, was Sie daran hindert, Ihr Ziele zu erreichen.
Software und Apps zum Selbstmanagement
Damit Sie Ihre Projekte und beruflichen Ziele besser unter einen Hut bringen können, gibt es viele hilfreiche Apps und Softwares, die mehr Struktur in Ihr Arbeitsleben bringen. Wir haben hier einige für Sie zusammengestellt:
- Trello: Ein Online-Verwaltungsdienst für besseres Projektmanagement und Arbeitsablauf mithilfe übersichtlicher Tafeln, Listen und Karten
- Notion: Egal ob beruflich oder privat, diese leistungsstarke Lösung hilft, Teams, Projekte, Dokumente und Ziele an einem Ort zu verbinden.
- Evernote: Eine App für das Sammeln und Organisieren von Dokumenten, Fotos und Notizen
- Asana: Dieses Tool hilft bei der Organisation von Teamprojekten und individuellen Aufgaben
- Monday: Eine mobile Arbeitsmanagement-Plattform für die Überwachung von Projekten
- StudySmarter: Ein Tool zum Erstellen von Karteikarten und Notizen
- Toggl: Dieses Tool dient Echtzeitverfolgung von Projekten für einen effizienten Arbeitsablauf
Selbstmanagement im Alltag
In der Theorie klingen diese Methoden natürlich einfach, doch wie sieht es in der Praxis aus? Selbstmanagement im Alltag lässt sich nicht von heute auf morgen effektiv umsetzen und benötigt etwas Zeit. Alte Gewohnheiten lassen sich nur mit Übung ablegen, daher sollten die Methoden stetig wiederholt werden. So werden Sie schnell Ergebnisse sehen. Für den Alltag empfehlen wir deshalb Folgendes:
1. Suchen Sie sich Tools, die Ihnen bei der Organisation helfen
Gute Tools und Softwares erleichtern es Ihnen, den Überblick zu bewahren und Aufgaben schrittweise abzuarbeiten. So können Sie Ihre Notizen, Dokumente und Termine im Blick behalten und nach Wichtigkeit kategorisieren.
2. Notizen sind wichtig
Oft werden wir bei der Arbeit von spontanen Ideen oder neuen Gedankengängen abgelenkt. Damit dies nicht geschieht, sollten Sie Ihre Ideen schriftlich festhalten und können sich danach wieder uneingeschränkt Ihrer Aufgabe widmen.
3. Zeiträume einplanen
Die Arbeit geht schneller vonstatten, wenn sie in Zeitblöcken erledigt wird. Legen Sie den Zeitraum fest, in dem Sie etwas schaffen wollen und widmen Sie ihn einzig dieser Aufgabe. Somit werden Störungen vermieden.
4. Pausen machen
Kein Mensch kann sich stundenlang auf eine Aufgabe konzentrieren. Mit der Zeit lässt der Fokus nach und man wird unproduktiver. Um einen Leistungsabfall zu vermeiden, sind Pausen wichtig.
In den Pausen sollten Sie einer völlig anderen Tätigkeit nachgehen, am besten an der frischen Luft. Nach jeder Arbeitsstunde sollte eine kurze Pause eingelegt werden und spätestens nach 70 bis 80 Minuten sollte eine 20-minütige Pause folgen.
5. Aufschieben fördert Stress
Werden Aufgaben immer weiter nach hinten aufgeschoben, steigt der Stresspegel. Um dies zu vermeiden, sollte die vorher festgesetzte Zeitplanung eingehalten werden.
Selbstmanagement im Beruf
Im Berufsleben die nötige Disziplin für Selbstmanagement aufzubringen, ist nicht immer leicht. Damit Ihr Projekte trotzdem gelingen, empfehlen wir Folgendes:
- Motivieren Sie sich selbst durch das Visualisieren Ihrer Ziele.
- Regulieren Sie Ihren Stress und versuchen Sie die mentale Belastung herunterzuschrauben.
- Werden Sie selbst aktiv und zeigen Sie Eigeninitiative.
- Lernen Sie, wie Sie eigenständig Sachen vollbringen können.
- Bleiben Sie zielstrebig und handlungskompetent.
Fazit
Mit gutem Selbstmanagement lassen sich nicht nur Projekte schneller abwickeln. Es befähigt Sie auch, am Arbeitsplatz zu wachsen, leistungsfähiger zu werden und Ihren Stresspegel im Griff zu behalten.
Selbstmanagement geht über das Prinzip des Zeitmanagements hinaus und lässt sich sowohl in den Alltag als auch in das Berufsleben integrieren. Um eine Methode zu finden, die zu Ihren Anforderungen optimal passt, sollten Sie etwas Zeit und Geduld mitbringen.