Der Leitfaden für einen effektiven Einstellungsprozess in 6 einfachen Schritten

Für eine gesteigerte Produktivität bei der Arbeit ist ein gut funktionierendes Team vonnöten. Die Einstellung von neuen qualifizierten Mitarbeitern, die perfekt ins Team passen, stellt eine grosse Herausforderung für viele Firmen dar, denn der Einstellungsprozess nimmt viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Einstellungsverfahren optimieren können, um schneller, effizienter und kostengünstiger die perfekten neuen Mitarbeiter zu finden.

Wie definiert man den Einstellungsprozess?

Recruiting dient der Suche, Evaluation und schliesslich der Einstellung neuer Kollegen, um vakante Stellen zu besetzen oder ein bereits vorhandenes Team zu erweitern. Damit das Verfahren so schnell wie möglich ablaufen kann, ist eine gut strukturierte Checkliste zur Einstellung neuer Mitarbeiter empfehlenswert. Eine durchdachte Struktur hilft nicht nur Ihrem Unternehmen, schneller Kandidaten zu finden, sondern erleichtert auch die Candidate-Journey für die Bewerber und verbessert das Employer Branding.

An diesem Prozess sind normalerweise mehrere Parteien beteiligt, wie etwas die Personalabteilung, das Management, die Team-Mitglieder und die Bewerber selbst. Sorgen Sie dafür, dass die Kommunikation unter allen Beteiligten fehlerfrei abläuft und beziehen Sie die Bewerber aktiv in das Verfahren mit ein.

Genauso wichtig ist ein Einstellungsprozess, der agil ist, denn er muss für jede zu besetzende Stelle angepasst werden. Die Einstellung eines Marketing-Experten zum Beispiel unterscheidet sich von der Einstellung eines Fachinformatikers.

Bevor wir erklären, wie Sie Mitarbeiter einstellen können, wollen wir auf ein paar häufige Fehler hinweisen, die das Einstellungsverfahren unnötig verkomplizieren. Bei der Rekrutierung kommt es nicht nur darauf an, neue Bewerber zu finden, sondern diese auch zu halten und Fehlbesetzungen zu vermeiden. Angesichts dessen empfehlen wir folgende Fehler zu vermeiden:

1. Nutzung von Kanälen, die nicht Ihre Zielgruppe ansprechen

Es gibt eine Reihe von Recruiting Kanälen, die Firmen zur Verfügung stehen, um qualifiziertes Personal zu finden. Seien es online Kanäle wie Stellenbörsen, Karrierewebseiten, Soziale Medien oder Offline Kanäle wie Recruiting-Messen, Vorträge an Universitäten oder Mitarbeiterempfehlungen, jeder Kanal bringt unterschiedliche Vorteile mit sich und man sollte diese als Unternehmen optimal nutzen.

Um die Recruiting Kanäle zu finden, die am besten geeignet sind, sollte die Trefferquote immer im Auge behalten und analysiert werden. Verschwenden Sie Ihre Ressourcen nicht auf Kanäle, die kaum Erfolg bringen und konzentrieren Sie sich auf jene, die Ihre Zielgruppe am häufigsten benutzt, wie spezialisierte Jobbörsen.

2. Die Stellenausschreibung ist unzureichend formuliert

In den meisten Fällen läuft der erste Kontakt zwischen dem Bewerber und der Firma über die Stellenanzeige ab. Diese sollte so formuliert sein, dass Kandidaten eine genaue Vorstellung des Unternehmensprofils, der vorausgesetzten Qualifikationen und Erfahrungen, sowie der Vergünstigungen für Bewerber bekommen. Ist sie nicht eindeutig formuliert, bleiben häufig die Bewerbungen aus.

3. Die Kommunikation zwischen Firma und Kandidat dauert zu lange

Spitzentalente sind auf dem Arbeitsmarkt heiss umkämpft und wenn Ihre Firma zu lange braucht, um auf Bewerbungen zu reagieren, suchen diese sich ein anderes Unternehmen. Achten Sie also auf schnelle Antworten und eine reibungslose Kommunikation.

4. Schlecht geregeltes Zeitmanagement

Beide Extreme, zu viel und zu wenig Zeit beim Einstellungsprozess, führen zu Misserfolgen. Wenn zu viel Zeit verstreicht, läuft das Unternehmen Gefahr, dass der Bewerber sich nach neuen Möglichkeiten umschaut und abspringt. Wird zu wenig Zeit investiert, steigt das Risiko der Fehlbesetzung. Versuchen Sie also, vor Beginn des Prozesses einen realistischen Zeitplan zu erstellen.

Nachdem wir nun die typischen Fehler beschrieben haben, die man möglichst vermeiden sollten, gehen wir nun näher auf den Einstellungsprozess und auf die Onboarding-Prozess Phasen ein und erklären, welche Schritte für eine zeitnahe Einstellung von passenden Mitarbeitern nötig sind.

Ihre Firma sollte genau ermitteln, wie viele Stellen besetzt werden müssen und wer sich dafür am besten eignet. Daher sollte sich das Personalmanagement mit den jeweiligen Abteilungsleitern zusammensetzen und ein detailliertes Profil der Aufgaben, sowie der gewünschten Qualifikationen und Erfahrungen erstellen. Die Abteilungsleiter wissen am besten, nach welchen Kandidaten gesucht werden soll und wer gut in das Team passt.

Wie bereits erwähnt, sollte der Zeitplan möglichst realistisch sein und einen bestimmten Puffer enthalten, falls doch mal etwas nicht so wie geplant läuft. Beim Einstellungsprozess sind folgende Schritte zu beachten:

• Vorbereitung (z.B. Bedarfsermittlung, Erstellung eines Profils und Budgets, Auswahl geeigneter Kanäle, mit der Sie Ihre Zielgruppe erreichen)
• Personalsuche (Hochladen der Stellenanzeige, Active Sourcing, Screening der Bewerbungen, eventuell Kurzinterviews abhalten)
• Entscheidung (Mehrstufige Interviews, Assessment, Unterzeichnung des Vertrags)
• Onboarding (Einrichtung des Arbeitsplatzes, Erstellung einer Onboarding-Prozess Checkliste, Einarbeitung)

Ein Bewerbungsablauf, bei dem unnötige Registrierungen und das mehrfache Ausfüllen der gleichen Informationen nötig sind, hält viele Kandidaten davon ab, sich bei der Firma vorzustellen. Gestalten Sie Ihren Einstellungsprozess so, dass den Bewerbern keine nervigen Hürden im Wege stehen. Ebenfalls sollten Sie darauf achten, dass sich Kandidaten von allen möglichen Endgeräten aus auf die Stelle bewerben können.

Die Kandidaten stecken viel Zeit in das Verfassen einer Bewerbung und wollen möglichst frühzeitig eine Antwort erhalten. Lassen Sie die Kandidaten wissen, welche Schritte Sie für eine Einstellung durchlaufen müssen und wann Sie mit einer Antwort rechnen können. Dies ist hauptsächlich vor dem finalen Bewerbungsgespräch wichtig, damit der Bewerber nicht kurz vor der Einstellung noch abspringt. Kandidaten, die nicht zu einem Interview eingeladen werden, innerhalb von wenigen Tagen sollten eine Absage erhalten und können in den Talentpool aufgenommen werden.

Viele Firmen setzen mittlerweile auf mehrstufige Interviews, um die Bewerber besser kennenzulernen und ihre Fähigkeiten einzuschätzen. Führen Sie bei der Erstauswahl am besten kurze Telefoninterviews durch, um die Bewerber und deren berufliche Eignung abzuschätzen. Danach können weitere Interviews geplant werden, die auf der persönlichen Ebene ablaufen und bei dem die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung und auch die Teamleiter anwesend sind.

Der Onboarding-Prozess beginnt bereits ab der Vertragsunterzeichnung und dient der Mitarbeiterbindung und der guten Einführung der neuen Kollegen in die Firma und die Firmenkultur. Hierbei ist es wichtig, die Kandidaten willkommen zu heissen und sie frühzeitig in Teamaktivitäten einzubinden, damit Sie Ihre zukünftigen Kollegen kennenlernen. Wichtig ist auch, Feedback von den Bewerbern zum Einstellungsprozess zu bekommen, damit dieser regelmässig aktualisiert und verbessert werden kann.

Mit einem gut geplanten Einstellungsprozess spart sich Ihre Firma viel Zeit und Ressourcen. Aus diesem Grund sollten Rekrutierungsverfahren effizient, strukturiert und agil sein, um offene Stellen so schnell wie möglich zu besetzen. Somit wird nicht nur das Einstellen neuer Mitarbeiter vereinfacht, sondern auch das Employer Branding gestärkt, was dann wiederum zu mehr Bewerbungen führt.

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