Agiles Recruiting – 3 Tipps für die Neue Wege in dem Einstellungsprozess

Prozesse im Arbeitswesen verändern sich durch den digitalen Wandel ständig und müssen kontinuierlich angepasst werden.

Damit sich Unternehmen im Konkurrenzkampf beim Recruiting weiterhin durchsetzen können, muss auch der Einstellungsprozess agil gestaltet werden.

Wir erklären Ihnen, was sich hinter dem Begriff agiles Recruiting verbirgt, welche agilen Methoden es gibt und wie auch Ihre Firma davon profitieren kann. Zusätzlich verraten wir Ihnen ein paar Tipps, mit denen Sie die neuen Methoden einfacher umsetzen können.

Ursprünglich kommt der Begriff aus der Softwareentwicklung und bezeichnet vier Leitsätze und zwölf Prinzipien, die von Fachleuten in einem Manifest, dem agilen Manifest, zusammengefasst wurden. Mit diesen Leitsätzen soll die Softwareentwicklung produktiver werden und Entwicklern mehr Freiraum gewährleistet werden, um sich kreativ zu entfalten.

Die vier Leitsätze lauten wie folgt:

• Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
• Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation.
• Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlung.
• Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.

Wie können agile Methoden im Recruiting eingesetzt werden?

Wie die Leitsätze in der Softwareentwicklung umgesetzt werden, kann man sich leicht vorstellen, doch wie genau funktionieren agile Methoden im Bereich Mitarbeiter-Recruiting? Damit das Einstellungsverfahren so effizient wie möglich ablaufen kann, sind schnelle Prozesse, gut strukturierte Gruppen und reibungslose Kommunikation zwischen den Teams notwendig.

Bei einem klassischen Recruiting-Verfahren wird nach Annahme des Auftrags eine Stellenanzeige von den Verantwortlichen in der HR-Abteilung erstellt und veröffentlicht.

Anschliessend wird darauf gehofft, dass sich genügend Leute bewerben, um den besten Kandidaten auszuwählen. Ein Problem, das sich bei diesem Ansatz oft ergibt, ist, dass die verantwortliche Person nicht über genügend Informationen verfügt, um die Stellenanzeige detailliert zu gestalten. Zusätzlich wissen sie kaum etwas über die Arbeitsweise des Teams und deren Vorgehensweise.

Beim agilen Recruiting wird das Team aus der Abteilung, in der sich die zu besetzende Stelle befindet, mit in den Rekrutierungsprozess eingeschlossen. Dabei wirkt das Team nicht nur bei der Auswahl des Kandidaten mit, sondern schon beim Verfassen des Stellenangebots.

Somit wird die Stellenausschreibung um einiges realistischer und die Bewerber wissen genau, was sie in Ihrem neuen Job erwartet.

Mit einer detaillierten Jobbeschreibung verbessern Sie auch automatisch die Candidate Journey und verhindern somit Jobabsagen seitens der Bewerber sowie Fehlbesetzungen.

Beim agilen Recruiting rückt das Team selbst bei der finalen Entscheidung über den einzustellenden Kandidaten in den Mittelpunkt. Diese Aufgabe wurde sonst nur vom Vorgesetzten übernommen.

Der Prozess beim agilen Recruiting

Nachdem wir die Bedeutung von Agilität im Bereich Recruiting besprochen haben, wollen wir nun die agilen Methoden im Überblick darstellen und sie Schritt für Schritt auf den Bewerbungsprozess beziehen.

Mit diesen Methoden wird das Einstellungsverfahren sowohl für die Kandidaten, als auch das Unternehmen effektiver gestaltet.

Der Einstellungsprozess für Unternehmen beginnt mit der Ausschreibung der Stelle über mehrere Kanäle. Wie bereits erwähnt, hat beim agilen Recruiting das Team ein grosses Mitspracherecht und ist bei der Gestaltung der Stellenanzeige involviert. Während klassische Stellenausschreibungen, allgemeine Informationen über die Firma und die Stelle enthalten, beinhaltet eine agile Stellenausschreibung Informationen über das Team und deren Arbeitsweise.

Somit können Kandidaten sofort entscheiden, ob sie sich mit dem Team und der Unternehmenskultur identifizieren können.

Die Vorauswahl beim agilen Recruiting liegt wie bei der klassischen Vorgehensweise bei der Personalabteilung.

Der Unterschied wird erst im nächsten Schritt deutlich: Die Informationen der Bewerber werden in einer digitalen Datenbank oder sogar einem Talentpool gespeichert, auf die alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff haben.

Mitarbeiter können die Profile einsehen und die Qualifizierung der Bewerber einschätzen. Sobald ein Team nach Verstärkung sucht, kann es über diese Datenbank Bewerber direkt anschreiben und zu einem Interview einladen. So kann es passieren, dass vielversprechende Kandidaten von mehr als einem Team angesprochen werden. Dies beschleunigt die Suche nach neuen Talenten um einiges.

Bei einem agilen Interview läuft das Gespräch nicht wie gewohnt zwischen dem Recruiter und dem Kandidaten ab, sondern es dient vielmehr zum ersten Kennenlernen mit dem Team.

Hier wird über die Arbeitsweise mit den Teammitgliedern gesprochen und welche Eigenschaften für eine erfolgreiche Teamleistung erforderlich sind.

Von den Kandidaten wird erwartet, dass sie sich in ein agiles Unternehmen selbst einbringen können, gut im Team funktionieren, kreativ sind und flexibel auf Veränderungen reagieren.

Die Auswahl eines Kandidaten wird vom Team getroffen und nicht vom Vorgesetzten.

Dieser hat jedoch in manchen Firmen ein Vetorecht und kann gegen die Einstellung stimmen. Um die Formalitäten, wie das Aufsetzen des Arbeitsvertrages, kümmert sich nach wie vor die Personalabteilung.

Das Onboarding wird noch erfolgreicher gestaltet, wenn das Team der jeweiligen Abteilung bei der Gestaltung hilft.

Agiles Recruiting ist für viele Firmen noch Neuland und die Umsetzung scheint zunächst kompliziert. Mit den folgenden Tipps kann auch Ihr Unternehmen den Einstellungsprozess agiler gestalten:

1. Verbessern Sie die Kommunikation innerhalb des Teams und zwischen den Teams

Da die Meinung des Teams eine zentrale Rolle beim Einstellungsverfahren spielt, sollten Mitarbeiter zu jeder Zeit in der Lage sein, Kommentare und Bewertungen über Kandidaten zu hinterlassen und mit anderen zu teilen. Dies läuft am besten über dafür vorgesehene Software ab, wo sie Profile einsehen und Nachrichten veröffentlichen können. Somit gehen keine Informationen verloren und befinden sich alle an einer Stelle.

2. Richten Sie ein übersichtliches System ein

Informationen über Kandidaten sollten gut organisiert und für jeden zugänglich sein. Damit Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben, sollte das System regelmässigen Updates unterzogen werden. Auch die Kontaktpflege zu den Kandidaten ist wichtig, wenn sie in einem Talentpool angelegt werden. So wird verhindert, dass sie sich nach neuen Stellen umschauen und Ihre Firma talentierte Kandidaten verliert.

3. Analysieren und optimieren Sie den Prozess

Eine kontinuierliche Analyse der Strategien ist wichtig, um herauszufinden, welche Methoden die gewünschten Erfolge bringen und welche nicht. So können Sie etwa statistisch erfassen, über welche Kanäle Ihr Unternehmen besonders viele Bewerber anlockt und welche nicht die gewünschte Zielgruppe erreichen. Nach der Analyse beginnt die Optimierung des Verfahrens und eine Umstrukturierung der Ressourcen.

Folgt Ihr Unternehmen einer agilen Organisationsart mit Teams, die hohen Wert auf Abstimmung, Verantwortlichkeit, Transparenz und Zusammenarbeit setzen, dann sollte auch Ihr Einstellungsverfahren dementsprechend gestaltet werden. Die Chance auf eine erfolgreiche Einstellung wird mit agilen Methoden vergrössert und Sie sparen Zeit und Ressourcen.

Agiles Recruiting ist jedoch auch bei traditionellen Firmen durchaus sinnvoll, denn Teammitglieder wissen am besten über die zu besetzende Stelle und das Arbeitsklima Bescheid. Durch die Einbindung der Mitarbeiter wird das Risiko von Fehlbesetzungen reduziert.

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Agiles Recruiting rückt die Meinung und Mitwirkung der Mitarbeiter an erste Stelle und bezieht diese aktiv in das Einstellungsverfahren mit ein. Die jeweiligen Teammitglieder geben Input zur Gestaltung der Stellenausschreibung und des Onboarding Prozesses, sind beim ersten Kennenlernen mit dabei und haben sogar ein Mitspracherecht bei der Entscheidung zur Einstellung eines Kandidaten.

Mit diesen Methoden wird sichergestellt, dass die Bewerber optimal ins Team passen und sich dort voll entfalten können. Kandidaten bekommen einen besseren Einblick in Ihren neuen Arbeitsplatz und bleiben in der Regel länger im Unternehmen, wenn sie sich gut in das Team einfinden.

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