Executive Assistant

Executive Assistant

Location: Montreal (onsite)

Who we are:

Valnet Inc. is the leading digital publishing and media investment company that owns and operates over 25 authoritative brands across diverse verticals, including entertainment, sports, technology, automotive, gaming, lifestyle and travel.

The opportunity:

Valnet is seeking a highly analytical, knowledgeable and driven Executive Assistant to support various administrative functions within the organization. This role includes:

• Act as an all-around gatekeeper to strategically manage the CEO’s personal and
• professional affairs.
• Cultivate relationships with vendors and or service providers, negotiating vendors of any
• sort.
• Support HR in planning company events.
• Coordinate meetings, document outcomes, and ensure follow-up on action items.
• General administrative tasks (e.g., taking detailed notes, preparing meeting materials,
• expense reporting) and special projects with constantly realigning priorities.
• Coordinate travel – domestic and international; handle logistics and respond to changing
• schedules with ease.
• Support purchasing and invoice process for executives. Be responsible to handle
• larger purchases of any kind.
• Support AR/AP.
• Locating resources for special projects.

Qualifications:

• 2-8 years experience supporting leaders
• Challenging multi-project and multi-team environment experience
• Self-motivated learner
• Highly process-oriented and detail-focused
• Outstanding organization and time-management skills
• Team and independent work capabilities
• Proactive approach with an entrepreneurial mindset
• Experience working with AI
• Excellent written and oral communication skills

Why work for us?

Valnet is a company unlike any other. Here, you’ll work alongside passionate, dedicated individuals who bring their best every day, creating an environment that is as inspiring as it is challenging. We are innovative leaders, not passive followers, always pushing the boundaries of what’s possible in our industry. We encourage autonomy and value creative contributions, empowering you to shape meaningful change from day one. Moreover, we don’t just talk about culture – we make it our first priority, fostering a collaborative, fast-paced environment where talent is recognized and rewarded. In our true meritocratic structure, your career can develop quickly, giving you the opportunity to grow professionally and be generously rewarded for your achievements. But don't take our word for it, check out our careers page to see for yourself!

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Adjoint(e) exécutif(ve) Lieu : Montréal (présentiel)

Qui nous sommes :

Valnet Inc. est la première société d'édition numérique et d'investissement médiatique, propriétaire et exploitante de plus de 25 marques de référence dans des secteurs variés, notamment le divertissement, le sport, la technologie, l'automobile, le jeu vidéo, le style de vie et le voyage.

L'opportunité :

Valnet recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement analytique, compétent(e) et motivé(e) pour soutenir diverses fonctions administratives au sein de l'organisation. Ce rôle comprend :

• Agir en tant qu'interlocuteur(trice) privilégié(e) pour gérer stratégiquement les affaires personnelles et professionnelles du PDG.
• Cultiver des relations avec les fournisseurs et prestataires de services, et négocier avec tout type de fournisseur.
• Soutenir les RH dans la planification des événements d'entreprise.
• Coordonner les réunions, documenter les résultats et assurer le suivi des points d'action.
• Effectuer des tâches administratives générales (p. ex., prise de notes détaillées, préparation des documents de réunion, gestion des notes de frais) et des projets spéciaux avec des priorités en constante évolution.
• Coordonner les voyages – nationaux et internationaux ; gérer la logistique et s'adapter avec aisance aux changements d'horaires.
• Soutenir le processus d'achat et de facturation pour les dirigeants, et être responsable des achats importants de toute nature.
• Soutenir les comptes clients et fournisseurs (AR/AP).
• Identifier des ressources pour des projets spéciaux.

Qualifications :

• 2 à 8 ans d'expérience en soutien aux dirigeants
• Expérience dans un environnement multi-projets et multi-équipes exigeant
• Apprenant(e) autonome et motivé(e)
• Très orienté(e) processus et souci du détail
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps
• Capacité à travailler en équipe comme de manière autonome
• Approche proactive avec un esprit entrepreneurial
• Expérience de travail avec l'IA
• Excellentes compétences en communication écrite et orale

Pourquoi travailler pour nous ?

Valnet est une entreprise pas comme les autres. Vous y travaillerez aux côtés de personnes passionnées et dévouées qui donnent le meilleur d'elles-mêmes chaque jour, créant un environnement aussi inspirant qu'exigeant. Nous sommes des leaders innovants, non de simples suiveurs, repoussant constamment les limites du possible dans notre secteur. Nous encourageons l'autonomie et valorisons les contributions créatives, vous donnant les moyens d'apporter des changements significatifs dès le premier jour. De plus, nous ne faisons pas que parler de culture d'entreprise – nous en faisons notre toute première priorité, en favorisant un environnement collaboratif et dynamique où les talents sont reconnus et récompensés. Dans notre véritable structure méritocratique, votre carrière peut évoluer rapidement, vous offrant la possibilité de vous épanouir professionnellement et d'être généreusement récompensé(e) pour vos accomplissements. Mais ne nous croyez pas sur parole – consultez notre page carrières pour vous en convaincre !