Assistant(e) exécutif(ve)

À propos de l'entreprise

Nous sommes une organisation dynamique et en pleine croissance actuellement en expansion avec plusieurs projets majeurs dans les secteurs de l’hôtellerie, de la restauration et des infrastructures. Notre environnement est rapide, entrepreneurial et axé sur l’excellence opérationnelle.

À propos du poste

L’adjoint(e) exécutif(ve) au Chef de l’administration agit comme une véritable extension opérationnelle du CAO. Ce rôle soutient un portefeuille complexe et actif comprenant des projets de construction hôtelière, d’aménagement de restaurants, des projets d’immobilisations, l’entretien des installations, les terrains, l’entretien ménager et les ressources humaines. Le poste implique une collaboration quotidienne avec les propriétaires, dirigeants, consultants, entrepreneurs, fournisseurs et équipes financières. Le rôle est simple en principe, mais exigeant dans la pratique : rien ne doit être oublié, retardé ou laissé de côté. Nous recherchons une personne vive d’esprit, rapide d’exécution, à l’aise avec les chiffres, professionnelle dans sa présentation et confiante au téléphone, capable d’assurer le suivi des dossiers, de gérer les soumissions et les coûts, de coordonner les appels d’offres et de maintenir plusieurs projets en mouvement simultanément.

Ce que nous offrons

• Rémunération concurrentielle
• Assurance collective complète
• Options d’horaire flexibles
• Rabais alimentaires
• Possibilités d’avancement professionnel
• Stationnement sur place
• Événements corporatifs
• Opportunités de bénévolat

Responsabilités

• Soutien exécutif
• Gérer de façon proactive l’agenda, les suivis, la correspondance et le flux administratif du CAO
• Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions jusqu’à leur conclusion
• Gérer et prioriser les courriels; rédiger, réviser et mettre en forme des communications de niveau exécutif
• Organiser et maintenir des systèmes de classement structurés pour les contrats, plans, changements, demandes d’information (RFI) et dossiers de projets
• Coordonner les voyages d’affaires, les dépenses et la logistique d’événements
• Coordination des fournisseurs et des projets
• Soutenir les projets actifs liés à la construction hôtelière, aux conversions de restaurants, aux projets alimentaires, aux travaux HVAC et électriques, au stationnement et aux infrastructures de sécurité
• Assurer les communications avec les soumissionnaires, entrepreneurs, fournisseurs et consultants pour le suivi des soumissions, échéanciers, livraisons et documents requis
• Coordonner les visites de sites, distribuer les appels d’offres (RFP/RFQ), recueillir les soumissions et assurer la liaison avec les entrepreneurs généraux, architectes et ingénieurs
• Identifier les écarts, incohérences ou éléments manquants dans les soumissions avant leur présentation au CAO
• Maintenir à jour les dossiers fournisseurs, certificats d’assurance, contrats et documents de conformité
• Suivi des coûts, soumissions et factures
• Créer et maintenir des tableaux de suivi des soumissions, comparatifs de prix, résumés de coûts et budgets de projets dans Google Sheets, incluant formules et tableaux croisés dynamiques
• Assurer le suivi des changements, dépôts et facturations progressives jusqu’à la finalisation des projets
• Collaborer avec les finances pour la création des bons de commande, l’approbation des factures, le suivi des paiements et l’intégration des fournisseurs
• Effectuer le rapprochement des dépenses de projets avec les budgets approuvés et signaler rapidement les écarts
• Assistance personnelle et accueil exécutif
• Planifier et gérer les rendez-vous personnels, courses et déplacements du CAO
• Maintenir les fournitures de bureau et assurer un espace de travail organisé et professionnel
• Organiser les repas d’affaires, le service traiteur et les rencontres exécutives
• Accueillir les invités et fournisseurs avec professionnalisme et assurer une excellente première impression
• Gérer le courrier, les livraisons et diverses tâches de soutien personnel, incluant commandes, entretien de véhicules et courses diverses

Qualifications

• Bilinguisme complet en français et en anglais avec d’excellentes aptitudes rédactionnelles dans les deux langues
• Diplôme postsecondaire ou combinaison équivalente de formation et d’expérience; une formation en administration, finance, gestion de projets, hôtellerie ou administration de la construction constitue un atout
• Minimum de 3 ans d’expérience auprès de cadres supérieurs, idéalement dans des environnements liés à la construction, l’hôtellerie, l’immobilier ou les projets d’envergure
• Maîtrise avancée de Google Workspace, particulièrement Google Sheets, incluant formules, tableaux croisés dynamiques et modélisation financière de base
• À l’aise avec les outils d’intelligence artificielle, notamment Google Gemini intégré à Workspace
• Présentation professionnelle et excellentes habiletés interpersonnelles
• Horaire flexible avec disponibilité occasionnelle pour des débuts de journée plus tôt, des journées prolongées ou du soutien les fins de semaine selon les besoins opérationnels
• Capacité à réussir une vérification des antécédents judiciaires et de sécurité

Compétences requises

• Très grande capacité d’organisation et excellente gestion des priorités
• Autonomie, initiative et sens de l’urgence
• Forte aptitude analytique et attention aux détails
• Communication affirmée et aisance dans les suivis avec fournisseurs, entrepreneurs et intervenants
• Grande discrétion, intégrité et jugement professionnel
• Approche proactive et orientée vers la résolution de problèmes

Ce à quoi ressemble le succès dans ce rôle