Administrative Intake Coordinator

Company Description

Mindsession Intercultural Psychology is dedicated to providing psychotherapy and psychological assessments with a focus on cultural diversity and humanistic values. Our diverse team of psychologists works collaboratively to support clients from various backgrounds dealing with mental health challenges such as depression, anxiety, trauma, eating disorders, and relational issues. In addition to one-on-one therapy, we offer workshops, training programs, and corporate consulting services. Located in Montreal, QC, Mindsession values inclusivity and collaboration and is committed to growing a team of passionate professionals who share our mission.

Role Description

The Administrative Intake Coordinator is a full-time, hybrid role based in Montreal, QC. The role plays an important part in supporting our clinical team and ensuring a smooth experience for our clients. Responsibilities include managing the intake process for new clients, overseeing client billing and profiles, supporting clinicians in their day-to-day, and assisting with onboarding new clinicians, among other tasks. It’s a dynamic position with a good balance of administrative intake coordination and team collaboration. 

The role involves managing client intake processes, providing exceptional customer service, scheduling appointments, coordinating with therapists, and maintaining accurate client records. Additional responsibilities include assessing prospective clients mental health needs and recommending the appropriate services and clinicians within the clinic or referring clients out when necessary. The coordinator will act as the first point of contact for prospective and existing clients, ensuring a welcoming and professional experience.

Qualifications

• Strong Communication and Customer Service skills to effectively engage with clients and team members
• Proficient understanding of mental health screening to support the intake processes
• Knowledge of Insurance processes and the ability to answer questions about client coverage and identify the right clinicians based on coverage
• Experience in Case Management and the ability to handle client onboarding and scheduling tasks
• Excellent organizational and multitasking abilities
• Proficiency with office software and scheduling tools
• Fluency in both English and French is an asset
• Previous experience in a mental health, healthcare, or related setting is a strong advantage

Compensation : $17–$25/hour, depending on experience and qualifications, with flexibility for more experienced candidates. This is a great opportunity for someone looking to grow within a collaborative, client-centered clinic environment.

How to Apply : Only email applications will be considered.

Send your written CV & a video CV to:

Subject line: Administrative Intake Coordinator

Video CV Instructions

Please record a maximum three-minute long video answering the following five questions.

Alternate your responses between English and French.

• Why are you interested in this position?
• What do you know about our company?
• What is your ideal work environment?
• What are your strengths?
• Where do you see yourself in five years?

--------------------- Version Francaise ---------------------

Description de l’entreprise

Mindsession Intercultural Psychology se consacre à offrir des services de psychothérapie et d’évaluations psychologiques en mettant l’accent sur la diversité culturelle et les valeurs humanistes. Notre équipe diversifiée de psychologues travaille de façon collaborative afin de soutenir des clients issus de différents horizons vivant avec des enjeux de santé mentale tels que la dépression, l’anxiété, les traumatismes, les troubles alimentaires et les difficultés relationnelles. En plus de la thérapie individuelle, nous offrons des ateliers, des formations et des services de consultation en entreprise. Située à Montréal, Mindsession valorise l’inclusion, la collaboration et le développement d’une équipe de professionnels passionnés qui partagent notre mission.

Description du poste

Le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) à l’accueil et aux admissions est un poste hybride à temps plein basé à Montréal, QC. Ce rôle joue un rôle important dans le soutien de notre équipe clinique et dans l’assurance d’une expérience fluide et positive pour nos clients. Les responsabilités incluent la gestion du processus d’admission des nouveaux clients, la supervision de la facturation et des dossiers clients, le soutien aux cliniciens dans leurs tâches quotidiennes, ainsi que l’accompagnement de l’intégration des nouveaux cliniciens, entre autres. Il s’agit d’un poste dynamique offrant un bon équilibre entre coordination administrative des admissions et collaboration d’équipe.

Le poste comprend la gestion des processus d’accueil et d’admission des clients, l’offre d’un excellent service à la clientèle, la planification des rendez-vous, la coordination avec les thérapeutes et le maintien de dossiers clients précis et à jour. Les responsabilités incluent également l’évaluation des besoins en santé mentale des clients potentiels et la recommandation des services et cliniciens appropriés au sein de la clinique, ou l’orientation vers des ressources externes lorsque nécessaire. La personne agira comme premier point de contact pour les clients potentiels et actuels, en assurant une expérience accueillante, professionnelle et humaine.

Qualifications

• Excellentes habiletés en communication et en service à la clientèle afin d’interagir efficacement avec les clients et les membres de l’équipe

• Bonne compréhension du dépistage en santé mentale afin de soutenir le processus d’admission

• Connaissance des processus liés aux assurances et capacité à répondre aux questions concernant la couverture des clients et à identifier les cliniciens appropriés selon cette couverture

• Expérience en gestion de cas et capacité à gérer les tâches d’accueil, d’intégration et de planification des rendez-vous

• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de planification

• Maîtrise du français et de l’anglais, un atout important

• Expérience préalable dans un milieu de santé mentale, de soins de santé ou dans un domaine connexe, fortement souhaitée

Rémunération : 17 $ à 25 $/heure, selon l’expérience et les qualifications, avec une certaine flexibilité pour les candidat(e)s plus expérimenté(e)s. Il s’agit d’une excellente opportunité pour une personne souhaitant évoluer au sein d’un environnement collaboratif et centré sur le client.

Comment postuler

Seules les candidatures envoyées par courriel seront considérées.

Veuillez envoyer votre CV écrit ainsi qu’un CV vidéo à :

Objet du courriel : Administrative Intake Coordinator

Veuillez enregistrer une vidéo d’un maximum de trois minutes répondant aux cinq questions suivantes.

Alternez vos réponses entre le français et l’anglais.

• Pourquoi êtes-vous intéressé(e) par ce poste ?
• Que connaissez-vous de notre entreprise ?
• Quel est votre environnement de travail idéal ?
• Quelles sont vos forces ?
• Où vous voyez-vous dans cinq ans ?