Hotel Front Office Supervisor (m/w/d)

Das Hotel Jardin Bern ist ein Garni mit 24 Zimmern an ruhiger Lage in der Bundesstadt Bern und wird seit nahezu 100 Jahren von der Familie Balz in dritter und vierter Generation geführt. Im Mittelpunkt stehen der persönliche Kontakt zu den Gästen bei gleichzeitig modernen, weitgehend automatisierten Abläufen.

Das Hotel Jardin Bern ist ein inhabergeführtes Stadthotel im Herzen von Bern. Bei uns arbeiten Menschen unterschiedlicher Hintergründe gemeinsam daran, unseren Gästen einen persönlichen und unkomplizierten Aufenthalt zu bieten. Wir befinden uns in einem aktiven Transformationsprozess: Wir modernisieren schrittweise unsere Abläufe und digitalen Tools – gleichzeitig gehört bei uns noch echte, handwerkliche Hotelarbeit zum Alltag. Beides ist gefragt, beides schätzen wir.

Die Stelle

Dein Schwerpunkt liegt im Frontoffice und in der operativen Teamkoordination – du bist nah am Tagesgeschäft, nah am Team und nah an den Gästen. Daneben wirkst du in der Administration und im Backoffice mit und bringst dich aktiv in die schrittweise Modernisierung unserer Prozesse ein.

Als Hotel Front Office Supervisor bist du im Tagesgeschäft die zentrale operative Anlaufstelle für das Team: Housekeeping, Frühstück, Frontoffice – wer eine operative Frage hat, kommt zu dir. Du behältst den Überblick, koordinierst und packst selbst mit an.

Frontoffice und Gästekontakt (Schwerpunkt)

• Check-in und Check-out, Empfang und Betreuung unserer Gäste
• Bearbeitung von E-Mails, Telefon und Reservierungen
• Buchungsverarbeitung im Property-Management-System (Apaleo)
• Qualitätskontrolle: Zimmer, Frühstück und allgemeiner Betrieb
• Einkauf, Inventar sowie kleinere Unterhalts- und Facility-Aufgaben
• Frühstücksdurchführung bei geringer Gästeauslastung

Operative Teamkoordination

• Erste Anlaufstelle für das Team bei Fragen zu Abläufen, Schichten und Tagesgeschäft
• Koordination Housekeeping, Frühstück und Frontoffice
• Sicherstellung reibungsloser Betriebsabläufe, auch in herausfordernden Situationen
• Weitergabe relevanter Informationen an die Geschäftsleitung

Administration und Backoffice

• Unterstützung in der Personaladministration: Arbeitspläne, Korrespondenz, Onboarding
• Mitarbeit in Buchhaltung und Marketing
• Pflege von Online-Plattformen, OTA-Profilen und Webseiteninhalten
• Mitarbeit im Revenue Management: Preise, Restriktionen, Specials und Verfügbarkeiten

Prozessmodernisierung

• Wir entwickeln unsere Abläufe Schritt für Schritt weiter – du bringst dich aktiv ein
• Mitarbeit bei der Einführung neuer digitaler Tools neben bestehenden manuellen Prozessen
• Dein Feedback aus dem Tagesgeschäft hilft uns, die richtigen Prioritäten zu setzen

• 100%-Festanstellung mit geregelten Schichten und planbaren Arbeitszeiten
• 2 aufeinanderfolgende freie Tage pro Woche
• Flexible Arbeitsplanung: Früh- oder Mittelschicht, individuell abgestimmt
• Schlüsselfunktion im Team: Du bist die operative Anlaufstelle des Betriebs
• Direkter Einblick in alle Hotelbereiche – du lernst von einem erfahrenen Management-Team
• Aktive Mitgestaltung unserer Prozesse und Tools – dein Feedback ist ausdrücklich erfragt
• Entwicklungsperspektive für Personen, die Verantwortung übernehmen möchten
• Familiäres Arbeitsklima mit kurzen Entscheidungswegen
• Entlöhnung gemäss L-GAV Gastgewerbe

Fachlicher Hintergrund

• Ausbildung oder Erfahrung in Hotellerie, Tourismus, Kaufmännischem o. ä. – Quereinstieg willkommen
• Erfahrung im Gästekontakt, im Büro oder in der Teamkoordination
• Sicherer Umgang mit Computer und digitalen Tools sowie Offenheit, Neues zu erlernen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse für den Gästekontakt

Persönlichkeit

• Serviceorientiert und zugewandt – du bist gerne Ansprechperson für Gäste und Team
• Selbständig und zuverlässig, auch ohne ständige Anleitung
• Koordinationsstark: du behältst den Überblick, wenn mehreres gleichzeitig läuft
• Lernfreudig: Du nimmst Feedback an und bringst eigene Ideen ein
• Bodenständig und zupackend – manuelle Arbeit ist für dich selbstverständlich