Adjoint(e) exécutif(ive)

Tu aimes avoir un quotidien rempli de responsabilités variées? Tu es reconnu∙e pour tes compétences de coordination et de communication? Nous voulons te rencontrer!

ROBIC est à la recherche d'un∙e adjoint∙e exécutif ∙ive bilingue et passionné∙e par sa profession afin de se joindre à son équipe dynamique . La personne retenue agira à titre de précieux×se collaborateur×trice de Dario Pietrantonio, le directeur principal qui gère l’ensemble de notre cabinet. Dans le cadre du rôle, l’adjoint∙e exécutif∙ve sera appelé∙e à gérer différentes responsabilités de nature variée dans le but d’appuyer notre directeur principal dans son quotidien.

Fondé en 1892, ROBIC est un cabinet de renommée internationale regroupant des professionnels aux compétences variées incluant des avocats, des scientifiques et des ingénieurs spécialisés en propriété intellectuelle et en droit des affaires.

POURQUOI VOULOIR JOINDRE L’ÉQUIPE DE ROBIC?

• Pour faire partie d’une équipe humaine et dynamique;
• Pour échanger avec vos collègues lors de plusieurs activités sociales;
• Pour choisir un horaire qui vous permet de faciliter votre conciliation travail-famille;
• Pour avoir la possibilité de faire du télétravail quelques jours par semaine;
• Pour avoir la possibilité de finir à 12h30 un vendredi sur deux à longueur d’année;
• Pour avoir accès à divers avantages sociaux : assurances collectives, système de télémédecine, régime de retraite avec participation de l'employeur, journées de maladie, programme de reconnaissance des années de service, etc.;
• Pour suivre plusieurs formations afin de vous développer;
• Pour travailler dans un nouvel espace de travail lumineux, complètement rénové et facilement accessible en transport en commun où le café est gratuit en tout temps.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Responsabilités administratives

• Coordonner le calendrier du directeur principal;
• Prioriser et assurer le suivi de la boîte courriel et la rédaction de projets de réponses;
• Organiser ses déplacements (vols, hôtels et restaurants);
• Produire ses comptes de dépenses et effectuer une vérification préliminaire de ceux de ses subordonnés directs;
• Effectuer la saisie de ses entrées de temps.

Organisation d’évènements

• Organiser les différentes réunions récurrentes internes prévues au cours de l'année (rencontres mensuelles individuelles et en groupe avec les membres de l’équipe de direction);
• Organiser les réunions internes (les rencontres trimestrielles des directeurs, assemblées générales semi-annuelles, journées Robic semi-annuelles des professionnels et des cadres, etc.);
• Agir à titre de personne-ressource et organiser les visites de l’équipe de direction de la compagnie mère à Montréal;
• Préparer les ordres du jour des réunions ainsi que les documents pertinents;
• Assister à certaines des rencontres internes, rédiger les comptes rendus en identifiant les actions à entreprendre et les responsables, et en assurer le suivi;
• Préparer des communications et assurer un « reporting »
• Rédiger des communications internes (ex. : mémos destinés aux employés, bulletins mensuels des professionnels etc.);
• Concevoir des présentations PowerPoint pour l’ensemble des réunions du directeur (Monthly Business Reports, Réunions du conseil d’administration) incluant l’élaboration de graphiques complexes et de visuels;
• Assurer la collecte, validation et consolidation des informations et documents nécessaires pour lesdites présentations.

Coordination et suivi opérationnel

• Assurer un suivi rigoureux et proactif des demandes reçues de la compagnie mère;
• Agir comme point de liaison entre le directeur principal et ses équipes;
• Assurer la coordination des dossiers prioritaires et des échéanciers du directeur principal;
• Assurer toute autre tâche connexe au soutien administratif exécutif, selon les besoins.

EXIGENCES

• Formation technique (D.E.C) ou professionnelle (D.E.P) en bureautique, en secrétariat ou expérience équivalente;
• Expérience démontrée à titre d’adjoint∙e administratif∙ive, juridique ou exécutif∙ive;
• Bilinguisme français et anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance avec les logiciels informatiques.

APTITUDES ET HABILETÉS

• Sens de l’organisation et habileté à gérer les priorités;
• Polyvalence;
• Sens de l’initiative et proactivité;
• Autonomie;
• Débrouillardise;
• Minutie et souci du détail;
• Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec professionnalisme et discrétion.

RECONNAISSANCE DE NOS EFFORTS EN TANT QU’EMPLOYEUR

En 2024 et 2025, ROBIC a fièrement été reconnu à titre de « Best Workplaces in Professional Services » à l’échelle nationale, en plus d’être nommé à titre de « Great Place to Work » pour une troisième année consécutive. Ces reconnaissances sont octroyées aux employeurs qui se démarquent par l’excellence de leur culture d’entreprise. Nous sommes comblés d’avoir obtenu ces certifications grâce à la rétroaction des membres de notre équipe et comptons continuer de nous améliorer de façon continue pour offrir une expérience-employé mémorable. Nous invitons chaleureusement celles et ceux qui partagent notre passion à se joindre à nous pour contribuer à notre succès continu!

NOTRE ENGAGEMENT LIÉ À LA DIVERSITÉ ET L’INCLUSION

Nous sommes fiers d’avoir obtenu la certification niveau bronze de DIVERSIO et d’être membre du réseau LLD (« Legal Leaders for Diversity and Inclusion »), deux distinctions qui témoignent de notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI).

Ces reconnaissances se traduisent par plusieurs actions concrètes visant à créer un environnement de travail stimulant et inclusif, telles que des formations annuelles sur l’EDI, des programmes de réaménagement du temps de travail et de télétravail, des activités thématiques pour célébrer la diversité, l’accès gratuit à des produits menstruels, un sondage annuel sur le sentiment d’inclusion et une politique interne mobilisant nos engagements. Ces initiatives illustrent notre volonté d’amélioration continue et notre engagement à offrir un milieu de travail où chacun∙e se sent respecté∙e, soutenu∙e et valorisé∙e.