Adjoint(e) administratif(ive) - lévis

Adjointe administrative | FINAR | Saint‑Nicolas | Poste en présentiel (100 %)

Vous souhaitez travailler au sein d’une entreprise aux valeurs humaines, entourée de gens de cœur?
Vous êtes reconnu(e) pour votre minutie, votre sens de l’organisation et votre professionnalisme?
Horaire:

• Lundi au jeudi : 8 h à 16 h 30
• Vendredi : 8 h à 12 h

À propos du poste

Relevant de la direction, la personne en poste agit comme pivot organisationnel , soutien stratégique et référence administrative , tout en assurant la rigueur documentaire et réglementaire de l’entreprise.
Vous serez également le premier point de contact pour les visiteurs et partenaires.

Responsabilités principales:

Accueil et communications

• Répondre et filtrer les appels téléphoniques
• Accueillir les visiteurs et partenaires avec professionnalisme
• Gérer le courrier et les colis
• Diriger les demandes vers les bons intervenants

Approvisionnement administratif

• Gérer l’approvisionnement récurrent (papeterie, produits sanitaires, entretien)
• Traiter les demandes internes
• Créer et suivre les bons de commande
• Gérer le cartable SIMDUT (FDS/MSDS)

Comptabilité – rapprochement à trois voies

• Effectuer le rapprochement bons de commande, bons de livraison et factures
• Valider la conformité des transactions
• Préparer les dossiers pour la comptabilité

Conformité fournisseurs et sous-traitants

• Maintenir les dossiers fournisseurs à jour
• Contrôler les assurances et la documentation SST
• Centraliser les contrats et ententes
• Assurer le suivi des échéances

Gestion administrative des immeubles

• Coordonner les commandes d’entretien
• Suivre les interventions des sous-traitants
• Centraliser la documentation
• Assurer la traçabilité des interventions

Gestion documentaire et communications internes

• Structurer l’archivage administratif et technique
• Mettre en place et maintenir les pratiques SharePoint
• Diffuser les communications internes et SST
• Assurer la conformité, incluant la Loi 25

Soutien stratégique

• Prioriser les demandes stratégiques
• Assurer la continuité et la rigueur organisationnelle

À propos de FINAR

Bâtiments d’Acier FINAR est une entreprise en pleine croissance qui conçoit, fabrique et installe des bâtiments d’acier commerciaux et industriels selon la méthode design‑construction.
À la suite d’un investissement de 3 M$, l’entreprise a doublé la superficie de son siège social de Saint‑Nicolas et poursuit activement sa croissance.

• Excellentes capacités d’organisation et de priorisation
• Rigueur, discrétion et autonomie
• Aisance relationnelle et professionnalisme
• Bonne maîtrise de la Suite Office et des outils collaboratifs