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Johannes Gutenberg-Universität Mainz
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Office Manager*in (m/w/d)

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Über

Die Johannes Gutenberg-Universität Mainz (JGU) gehört zu den großen Universitäten in Deutschland. In der Wissenschaftsregion Rhein-Main entfaltet sie ihre Leistungsstärke, Innovationskraft und Dynamik. Als Volluniversität ermöglicht die JGU ein Fachgrenzen überschreitendes Lehren und Lernen und eröffnet großes Potenzial für international renommierte, interdisziplinäre Forschung. Fast all ihre Einrichtungen vereint die JGU auf einem innenstadtnahen Campus – ein Ort lebendiger akademischer Kultur für Forschende, Lehrende und Studierende aus allen Kontinenten.
Office Manager*in (m/w/d)
Am Institut für Physik der Johannes Gutenberg-Universität Mainz arbeiten Sie in einem dynamischen und internationalen Umfeld. Wissenschaftler*innen aus aller Welt und aus einem weiten Spektrum physikalischer Fachgebiete leisten hier international hoch angesehene Spitzenforschung. Die Arbeitsgruppe von Herrn Prof. Kläui forscht von der Grundlagenphysik bis zu angewandten Projekten mit Partnern aus der Industrie an energiesparender Nano- und Spin-Elektronik, neuen Materialien und künstlicher Intelligenz zur Lösung von globalen Herausforderungen.
Das Sekretariat der Arbeitsgruppe leistet die administrative Unterstützung für Professor*innen und wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in einem modernen Office Management.
  • allgemeine administrative Unterstützung der Wissenschaftler*innen, z. B. in der Abwicklung von Dienstreiseanträgen sowie in der Phase des On- und Off-Boardings
  • Entwicklung und Umsetzung von Konzepten zur Außendarstellung der Arbeitsgruppe auf Webseiten, Social-Media-Kanälen und weiteren Medien
  • Erledigung der anfallenden Schreibarbeiten sowie Kommunikation mit ausländischen Wissenschaftler*innen oder Institutionen auf Englisch und Deutsch
  • administrative Koordination der in der Gruppe angesiedelten Drittmittel-Projekte inklusive der Personalverwaltung und der Kalkulation von Sachmittel- und Personal-Budgets
  • Betreuung von Gastwissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland
  • organisatorisch-technische Vorbereitung von Workshops und Tagungen
  • allgemeine Organisations- und Koordinierungsarbeiten im Sekretariatsbereich

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung/abgeschlossenes Studium im kaufmännischen Bereich oder mit Fremdsprachenbezug oder gleichwertige Fähigkeiten oder Erfahrungen
  • sichere Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Erfahrung in typischen Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
  • sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und möglichst Erfahrung mit modernen Medien (wie Large Language Models)
  • Erfahrung in der Budgetverwaltung und Öffentlichkeitsarbeit von Vorteil
  • Eigeninitiative, Organisationsvermögen und Interesse an der steten beruflichen Weiterbildung
  • freundliches und sicheres Auftreten und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten

  • viele zusätzliche persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
  • umfassende Gestaltungsmöglichkeiten in einem dynamischen und teamorientierten Umfeld
  • moderner Dienstlaptop – für flexibles und effizientes Arbeiten
  • vielfältige Angebote für die Entfaltung Ihrer Talente und Perspektiven
  • sichere und transparente Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder sowie weitere Zusatzleistungen wie eine Jahressonderzahlung und betriebliche Altersversorgung
  • flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und faire Regelungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Homeoffice – anteilige Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
  • Gemeinsam bringen wir auf dem lebendigen und dynamischen Campus Wissenschaft und Gesellschaft voran
  • Unterstützung für Eltern und pflegende Mitarbeitende, Kitaplätze sowie ein großes Gesundheits- und Sportangebot auf dem Campus
  • Wir glauben an Erfolg durch eine motivierende und wertschätzende Kultur, an Chancengleichheit und Vielfalt. Deshalb fördern wir offenen Austausch, respektvollen Umgang und kompetente Führung.
  • Nahe der Mainzer City gelegen ist der Campus mit allen Verkehrsmitteln bestens erreichbar und mit unserem Jobticket haben Sie eine lebendige und kulturell vielseitige Stadt bequem in Reichweite
  • Mitarbeit in einem dynamischen internationalen Team mit vielfältigen, abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeiten

Die Stelle wird nach EG 9a TV-L vergütet und ist zum 01.12.2025 zu besetzen. Hierbei ist ein Anteil von 50 % unbefristet. Eine Aufstockung um weitere 25 % ist bis zum 31.08.2027 befristet möglich, bedingt durch die Laufzeit eines Projektes. Eine mögliche Verlängerung dieses Anteils ist sehr wahrscheinlich.
Wir sind ein Ort der Vielfalt und begrüßen qualifizierte Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen.
Bewerbungen älterer Menschen sind willkommen.
Menschen mit Schwerbehinderung und die ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellten Menschen mit Behinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

TITL1_DE

Wünschenswerte Fähigkeiten

  • Powerpoint
  • Social Media
  • Mainz, Rhineland-Palatinate, Germany

Sprachkenntnisse

  • German
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