Agent administratif, aménagement (contractuel)

Sous la supervision de la coordonnatrice principale, aménagement et gestion des bâtiments, la personne titulaire du poste assume diverses responsabilités de nature administratives et opérationnelles en soutien aux opérations du département. 

*Prendre note que le poste est un contrat d'une durée de 6 mois, soit de mai à octobre 2026.
 

Principales tâches et responsabilités :

Suivi administratif des dossiers d’enseignes, en collaboration avec l’équipe d’aménagement, le département marketing et le fournisseur

S’assure de l’approbation des documents par le marketing et de la conformité des documents envoyés aux membres

Traiter les factures du fournisseur

Préparation des cartables et des processus Teams associés pour les projets d'aménagement 

Responsable du dossier de demande de subvention à Hydro-Québec pour les appareils d’éclairage

Apporter un support administratif à l’équipe de l’aménagement (mise à jour de documents, préparation et envoi de documents, achat de matériel clérical, réception et envoi de courrier, traitement de factures, etc.)

Tenir à jour des outils afin de promouvoir les services du département de l’aménagement : Magazine L’Aménagement et le groupe LinkedIn

Apporter un support administratif à la gestion du bâtiment (gestion des cartes d’accès, demandes Jira, commandes de chaises ou de mobiliers de bureau, etc.);

Toutes autres tâches connexes reliées à la fonction

Exigences :

Détenir un DEC en technique de bureautique ou l’équivalent

Posséder de l’expérience pertinente

Connaissance de l’industrie de la construction est un atout, mais pas obligatoire

Maîtrise de la langue française, autant à l’oral qu’à l’écrit

Très bonne connaissance de la Suite MS Office

Connaissance de l’outil de gestion de projet Smartsheet et d’Adobe peut être un atout

Qualités recherchées :

Autonomie, polyvalence et avoir le sens de l’initiative (proactivité, intérêt)

Démontrer d’excellentes compétences en suivis de toutes sortes

Être organisé, capable de travailler avec une grande quantité de documents

Capacité à travailler en équipe

Très bonne gestion des priorités et sens des responsabilités

Excellent sens du service client

Excellentes aptitudes pour la communication