Adjoint(e) administratif(ve)

Nous sommes un bureau d’architectes situé à Lévis, reconnu pour la qualité de ses projets et son approche collaborative depuis plus de 45 ans. Notre équipe travaille sur une diversité de mandats, allant de projets ponctuels à des réalisations plus complexes.

Notre réalité ? Beaucoup de projets, beaucoup d’idées… et des journées parfois un peu trop courtes.

C’est pourquoi nous cherchons une personne clé pour nous aider à mieux structurer nos opérations et fluidifier notre quotidien . Le tout au sein d'équipe fort sympathique et en partenariat avec une adjointe de direction incroyable, en l'occurrence, moi ;)
Nous offrons

• un rôle clé avec un réel impact sur l’organisation
• une équipe engagée et accessible
• un environnement humain (oui, vraiment)
• une diversité de projets stimulants
• un poste où vos idées seront écoutées

• assurer le suivi administratif des projets en cours :
• tenir à jour les registres
• coordonner la circulation des documents internes
• suivre les signatures, approbations et dépôts requis
• communiquer avec les clients et autres intervenants lorsque requis

• rédiger les rapports et comptes-rendus
• préparer les offres de services
• mettre en forme les documents et mettre à jour les gabarits
• classer et archiver les documents
• répondre et acheminer les courriels et appels
• transmettre les rappels d’échéance

Éventuellement, la personne recherchée sera impliquée dans l’amélioration des processus

• proposer des améliorations organisationnelles
• standardiser les modèles de documents
• participer à l’implantation d’outils de gestion
• identifier les irritants organisationnels

Formation et expérience

• Formation en bureautique, administration ou domaine connexe (DEP, DEC ou AEC)
• Expérience en bureau professionnel (architecture, ingénierie, construction, services professionnels) considérée comme un atout

Compétences recherchées

• sens de l'organisation
• capacité de priorisation
• autonomie
• discrétion et jugement
• capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• habiletés de communication
• sens de l’initiative

Sera appelée à se servir des outils suivants

• Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Logiciels de partage documentaire (SharePoint / Drive)
• Publications internet : Facebook, Linkedin, site internet de l’entreprise