Administrateur - Baux commerciaux

Job description:

Administrateur(trice) – Baux commerciaux

Collection Équinoxe | Siège social

Introduction

Collection Équinoxe redéfinit l’expérience immobilière en misant sur des environnements haut de gamme, une gestion rigoureuse et une approche centrée sur la qualité. En pleine croissance, nous cherchons à nous entourer de professionnels structurés, engagés et orientés vers l’excellence.

Se joindre à Collection Équinoxe, c’est évoluer dans un environnement moderne, dynamique et humain, où la collaboration entre les équipes et la qualité d’exécution occupent une place centrale.

Description de poste

Sous la supervision de la Direction des Finances et en étroite collaboration avec les équipes de la location, la fonction légale en soutien et les équipes opérationnelles, l’Administrateur(trice) – Baux commerciaux joue un rôle clé dans la gestion administrative des baux commerciaux.

La personne titulaire du poste veille à la qualité documentaire, au suivi rigoureux des échéances, à la fiabilité des données locatives et au bon maintien de l’information dans les systèmes. Elle contribue directement à la solidité des processus administratifs liés à notre portefeuille commercial.

Rôle et responsabilités

Le ou la titulaire du poste sera notamment appelé(e) à :

• Gérer les dossiers de baux commerciaux de A à Z, incluant les nouveaux baux, renouvellements et amendements
• Assurer la rigueur documentaire : classement, conformité, gestion des versions, archivage et accessibilité
• Maintenir des registres centralisés et effectuer un suivi serré des échéances : options, avis, indexations et expirations
• Préparer et mettre à jour différents documents à partir des gabarits internes, notamment les baux temporaires, amendements, cessions, sous-locations et résiliations, en collaboration avec l’équipe de location
• Effectuer la facturation selon les modalités prévues aux baux : loyers, dépenses récupérables, ajustements, services rendus et états de compte au besoin
• Maintenir l’intégrité des données locatives dans les systèmes, incluant les dates, loyers, clauses financières, superficies, indexations et autres données clés
• Corriger les anomalies et assurer la fiabilité des informations
• Produire différents rapports de suivi : occupation, échéances, renouvellements, priorités et suivis administratifs
• Contribuer à la préparation du budget ainsi qu’aux sommaires destinés à la direction
• Participer au déploiement, au maintien et à l’optimisation de Yardi – Commercial , incluant les tests et l’amélioration continue des processus

Votre quotidien

Dans ce rôle, votre quotidien vous amènera à :

• Travailler au cœur de l’administration de notre portefeuille de baux commerciaux
• Collaborer avec plusieurs équipes internes afin d’assurer la fluidité, la conformité et la qualité des suivis
• Jouer un rôle central dans la fiabilité de l’information locative et la gestion des échéances stratégiques
• Soutenir l’organisation dans l’évolution de ses outils, de ses processus et de ses pratiques administratives
• Contribuer à un environnement structuré où la rigueur, l’autonomie et le sens du détail font une réelle différence

Ce que nous cherchons

Nous recherchons avant tout une personne reconnue pour sa rigueur, son sens de l’organisation et sa maîtrise de l’administration des baux commerciaux.

Le ou la candidat(e) idéal(e) possède :

• Un minimum de 3 ans d’expérience en administration de baux commerciaux
• Une très bonne compréhension des clauses usuelles, des échéances, des obligations contractuelles et des modalités financières liées aux baux
• Une excellente capacité à gérer l’information avec précision et confidentialité
• Une aisance avec les ERP immobiliers, idéalement Yardi – Commercial
• Un bon jugement, une approche structurée et une grande autonomie dans le suivi des dossiers
• De solides habiletés de collaboration avec des partenaires financiers, opérationnels, locatifs et juridiques

Ce que nous offrons

Chez Collection Équinoxe, nous offrons un environnement de travail stimulant, structuré et humain, ainsi que des avantages compétitifs, incluant :

• RVER avec contribution de l’employeur
• 3 semaines de vacances
• Assurances collectives après 3 mois
• Programme d’aide aux employés (PAE) dès l’arrivée
• Accès aux aires communes de nos immeubles
• Avantages et rabais sur la location de condos haut de gamme
• Rôle clé dans l’évolution de l’organisation
• Entreprise en forte croissance qui encourage la promotion interne
• Équipe dynamique, ouverte, flexible et inclusive
• Environnement de travail moderne et haut de gamme

Confidentialité des candidatures

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous recueillons et utilisons les renseignements personnels nécessaires à l’évaluation des candidatures. Ceux-ci sont traités avec confidentialité, conformément à nos obligations en matière de protection des renseignements personnels applicables au Québec.

Intéressé(e) ?

Vous souhaitez joindre une entreprise en croissance et occuper un rôle clé dans la gestion de nos baux commerciaux?

Faites-nous parvenir votre candidature ou partagez cette opportunité à une personne de votre réseau.

Commercial Lease Administrator

Collection Équinoxe | Head Office

Introduction

Collection Équinoxe is redefining the real estate experience through high-end environments, operational excellence, and a strong commitment to quality. As we continue to grow, we are looking for structured, engaged professionals who bring rigor, professionalism, and a collaborative mindset to everything they do.

Joining Collection Équinoxe means becoming part of a modern, dynamic, and people-focused organization where teamwork, accountability, and quality execution are at the heart of our culture.

Job Description

Reporting to the Finance team and working closely with Leasing, Legal support, and Operations, the Commercial Lease Administrator plays a key role in the administrative management of commercial leases.

The person in this role is responsible for maintaining document quality, monitoring critical deadlines, ensuring the accuracy of lease data, and supporting the integrity of information within our systems. This position directly contributes to the strength and reliability of the administrative processes supporting our commercial portfolio.

Role and Responsibilities

The successful candidate will be responsible for:

• Managing commercial lease files from A to Z, including new leases, renewals, and amendments
• Ensuring document rigor, including filing, compliance, version control, archiving, and accessibility
• Maintaining centralized records and closely tracking deadlines such as options, notices, indexations, and expiries
• Preparing and updating various documents based on internal templates, including temporary leases, amendments, assignments, subleases, and terminations, in collaboration with the Leasing team
• Processing billing according to lease terms, including rent, recoverable expenses, adjustments, services rendered, and statements of account when required
• Maintaining the integrity of lease data within the system, including dates, rent, financial clauses, square footage, indexations, and other key data
• Identifying and correcting discrepancies to ensure data accuracy
• Producing reports related to occupancy, deadlines, renewals, priorities, and administrative follow-ups
• Contributing to budget preparation and summary documents for management
• Participating in the deployment, maintenance, and optimization of Yardi – Commercial , including testing and continuous process improvement

Your Day-to-Day

In this role, your day-to-day will include:

• Working at the heart of the administration of our commercial lease portfolio
• Collaborating with several internal teams to ensure smooth, compliant, and high-quality follow-up
• Playing a central role in the accuracy of lease information and the management of key deadlines
• Supporting the organization in the evolution of its tools, processes, and administrative practices
• Contributing to a structured environment where rigor, autonomy, and attention to detail truly matter

What We Are Looking For

Above all, we are looking for someone known for their rigor, organization, and strong command of commercial lease administration.

The ideal candidate will have:

• A minimum of 3 years of experience in commercial lease administration
• A strong understanding of standard lease clauses, deadlines, contractual obligations, and financial terms
• Excellent ability to manage information accurately and confidentially
• Comfort working with real estate ERP systems, ideally Yardi – Commercial
• Strong judgment, a structured approach, and a high degree of autonomy
• Solid collaboration skills when working with finance, operations, leasing, and legal stakeholders

What We Offer

At Collection Équinoxe, we offer a stimulating, structured, and people-centered work environment, along with competitive benefits, including:

• RVER with employer contribution
• 3 weeks of vacation
• Group insurance after 3 months
• Employee Assistance Program (EAP) from day one
• Access to the common areas of our buildings
• Perks and discounts on the rental of high-end condos
• A key role in the organization’s growth and evolution
• A fast-growing company that encourages internal promotion
• A dynamic, open, flexible, and inclusive team
• A modern and premium work environment

Candidate Privacy

As part of our recruitment process, we collect and use the personal information necessary to assess applications. This information is handled confidentially, in accordance with applicable Québec privacy legislation.

Interested?

Would you like to join a growing organization and play a key role in the administration of our commercial leases?

Send us your application or share this opportunity with someone in your network.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel