Adjoint administratif

Offre d'emploi : Adjoint(e) administratif(ve)

À propos du poste AtelierCarle est une firme d’architectes qui œuvre dans un milieu où la créativité prend tout son sens et nous recherchons une personne qui aime ce domaine et qui apportera de la rigueur et de la constance dans notre gestion administrative.

L’adjoint(e) administratif(ive) joue un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes de l’entreprise. En collaborant étroitement avec les différents associés de la firme mais aussi auprès des employés, il/elle assure la gestion des tâches administratives essentielles, favorisant ainsi un environnement de travail efficace et organisé.

Possédant d’excellentes compétences en organisation et une capacité à gérer les priorités, l’adjoint(e) administratif(ive) sera responsable de diverses tâches administratives et de soutien pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.

Description de poste :

· Fournir un soutien administratif général aux membres de l’équipe d’AtelierCarle pour assurer un bon déroulement des activités quotidiennes.

· Assister les chargés des projets ainsi que le responsable des ressources humaines dans leurs tâches administratives pour garantir le bon fonctionnement de l'entreprise.

· Assister la firme comptable externe en effectuant la saisie de certaines données, le suivi des comptes de dépenses, la participation aux tâches de fin de mois comptable et à la facturation, en assurant le lien avec les architectes de la firme.

· Gérer les relations avec les clients en ce qui a trait à la facturation (envoi, relance, réception de paiements, etc.)

· Gérer les relations avec les fournisseurs avec qui l'entreprise traite au quotidien, tels que l’équipe de ménage, l’équipe de maintenance ou autres.

· Gérer l'archivage, tant physique que numérique, en mettant à jour les dossiers clients et en maintenant les fichiers et bases de données à jour, y compris les informations sur les clients et les fournisseurs.

· Participer à la coordination logistique des évènements internes et externes à AtelierCarle , des projets publications et concours en assurant un rôle de coordination, si nécessaire.

· Gérer les stocks et marchandises du bureau, y compris les fournitures de bureau et les articles pour les espaces communs, en veillant à ce qu'ils soient toujours disponibles.

· Veiller à la gestion optimale des espaces communs, tels que la cuisine, et la salle de conférence, en s'assurant qu’ils sont toujours propres et bien approvisionnés.

· Répondre et gérer les appels téléphoniques entrants, en fournissant des réponses appropriées ou en redirigeant les appels vers les bonnes personnes selon leurs demandes.

· Recevoir les clients, partenaires et visiteurs chaleureusement.

 · Gérer la correspondance en réceptionnant les colis, en les triant et les distribuant aux destinataires, et préparer les envois nécessaires.

Requis pour réussir dans le poste :

Le ou la candidat(e) pour ce poste se démarque par ses compétences interpersonnelles, sa rapidité d’apprentissage, sa débrouillardise et surtout, sa rigueur et son organisation. Il/elle doit avoir la capacité de gérer plusieurs dossiers et demandes en même temps. Il/elle a le sens des priorités et est motivé à faire avancer l’entreprise.

· DEC ou DEP en Administration ou Expérience équivalente.

· 4 à 6 ans d’expérience dans un poste administratif d’un bureau de professionnels.

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et de certains logiciels de gestion.

· Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.

· Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.

· Discrétion et aptitude à traiter des informations confidentielles.

· Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

· Bonnes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

· Maîtrise du Français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Type d'emploi : Temps partiel (3 jours semaine), Permanent

Heures prévues : 24 par semaine

Avantages :

· Budget bien-être

· Congés payés

· Milieu créatif

Expérience:

· Service à la clientèle: 2 ans (Obligatoire)

· Administration: 2 ans (Obligatoire)

Langue:

· Français (Obligatoire)

· Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature :

Ce que nous offrons :

Nous offrons un environnement de travail dynamique et créatif, où des projets d’architecture innovants et captivants prennent vie. Ce poste généraliste s’intègre au sein d’une équipe qui poursuit l’héritage d’un architecte primé à l’international, reconnu pour son originalité et son audace.

Si vous êtes une personne rigoureuse, organisée et dotée d’un bon esprit d’analyse, nous serions ravis de vous rencontrer!

• Veuillez envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) à l’adresse :