Adjoint(e) administratif(ve)

Sous la supervision du Directeur des ventes, l’Adjoint(e) administratif(ve) aux soumissions assure le soutien administratif complet dans la préparation des propositions commerciales, la gestion des listes de matériel et le suivi des achats liés aux projets.
La personne titulaire du poste joue un rôle clé dans l’organisation, la structuration et le suivi documentaire des dossiers, sans responsabilité d’analyse technique.
Responsabilités principales
1. Préparation des soumissions
Monter et structurer les documents de soumission à partir des informations fournies par le Directeur des ventes
Intégrer les sections standards (portée des travaux, exclusions, conditions générales, responsabilités)
Uniformiser la mise en page des documents
Préparer les versions PDF finales
Assurer la qualité linguistique et la cohérence des documents (FR / EN au besoin)
2. Gestion des listes de matériel (BOM)
Créer et structurer les listes de matériel dans Excel
Entrer les composantes, quantités et descriptions fournies
Mettre à jour les coûts et prix de vente
Maintenir une base de données de composantes récurrentes
3.
Recherche et suivi des prix fournisseurs
Envoyer des demandes de prix
Assurer les relances fournisseurs
Compiler et organiser les réponses reçues
Mettre à jour les tableaux de coûts
Vérifier les délais de livraison et disponibilités
4.
Support administratif après obtention de contrat
Préparer les demandes d’achat (DA)
Monter les bons de commande
Transmettre les commandes aux fournisseurs
Effectuer les suivis de livraison
Classer les confirmations et documents pertinents
5.
Gestion documentaire et organisation
Maintenir un classement structuré des projets
Mettre à jour les tableaux de suivi
Organiser les dossiers numériques
Préparer les documents nécessaires aux communications clients
Exigences et compétences recherchées
Formation en administration, bureautique ou domaine connexe
Excellente maîtrise de Microsoft Word et Excel
Rigueur et souci du détail
Capacité d’organisation et gestion des priorités
Bonne communication écrite en français (anglais fonctionnel un atout)
Autonomie et proactivité
Aucune connaissance technique en mécanique, chauffage ou lecture de plans n’est requise.
Profil recherché
Personne structurée et méthodique
Capacité à travailler avec des échéanciers serrés
Esprit collaboratif
Discrétion et professionnalisme
Objectif du poste
Optimiser l’efficacité du département des ventes en prenant en charge les tâches administratives liées aux soumissions et aux achats, afin de permettre au Directeur des ventes de se concentrer sur l’analyse technique, la relation client et le développement stratégique.
Profil recherché
Nous recherchons une personne
structurée, autonome et orientée solutions .
Compétences importantes
Idéalement, connaissance des
logiciels de comptabilité SAP
Solides aptitudes en
analyse, contrôle et résolution de problèmes
Capacité à
travailler en équipe
Faire preuve d’ autonomie et d’initiative
Excellent
sens de l’organisation et des priorités
Capacité à développer une
méthodologie de travail rigoureuse
Capacité à
gérer plusieurs dossiers simultanément
Capacité à
travailler sous pression et respecter des échéanciers serrés