Operations Manager (Part-time)

Operations Manager (Part-time) — Montréal

French follows

We're a creative agency of 15 in Montréal and we're proud of what we've built. We need someone to come in and bring real structure to how we operate, someone who walks in, sees what's missing, and builds it. Not someone who waits to be told what to do, but someone who comes in with experience, takes ownership, and makes everything run better than before.

The role

Part-time (2-3 days/week) with room to grow as the role develops. You'll be the backbone of our operations, owning everything from finance and HR to tools and office management. We want you to come in, assess how we do things, and level everything up.

What you'll own

Finance & Admin

• Payroll
• Invoicing
• TPS/TVQ remittances and T4s
• Bookkeeping oversight (you manage, we review together)
• Expense repayments for employees and talents
• Mileage and overtime tracking
• Following up on unpaid invoices
• Managing credit card receipts and expense reports
• Health insurance coordination
• Business insurance renewals
• Petty cash and office budget

HR & Legal

• Full onboarding and offboarding processes
• Employment contracts, NDAs and confidentiality agreements
• Government compliance when employees leave
• Vacation banks, benefits and employee file management
• Posting job listings and coordinating interviews when we're hiring

Organization, Tools & Systems

This is the big one. We want someone who will truly organize how we operate, build proper filing systems, create SOPs so nothing lives only in someone's head, manage all our tools (Google Workspace, Slack, Harvest, Asana), track equipment and software subscriptions, and put processes in place that scale with us as we grow.

Office & Culture

• Managing office cleaners and vendors
• Ordering supplies
• Birthday and work anniversary tracking
• Coordinating with our accountants and lawyer

What we're looking for

• You've done this before at an agency, startup, or fast-growing company
• You don't just maintain things, you improve them
• You're the most organized person in the room and you take pride in that
• You're discreet, calm under pressure, and follow through without being chased
• You want to grow with a company long-term and be part of building something real
• Bilingual French/English is a strong asset
• Based in Montréal, this is an in-office role

Why join us

This starts as a part-time role but we're building something and we want you to grow with us. We see this becoming a key full-time leadership position as the company scales.

To apply, send your CV and a short note on how you've organized or improved operations somewhere before:

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Gestionnaire des opérations (temps partiel) — Montréal

Le poste

On est une agence créative de 15 personnes à Montréal et on est fiers de ce qu'on a construit. On cherche quelqu'un qui va venir mettre de l'ordre dans nos opérations, quelqu'un qui arrive, voit ce qui manque, et le règle. Pas quelqu'un qui attend qu'on lui dise quoi faire, mais quelqu'un qui débarque avec son expérience, prend les choses en main et améliore tout ce qu'il touche.

Responsabilités du rôle

Finances & Administration

• Paie
• Facturation
• Remises TPS/TVQ et T4
• Supervision de la comptabilité (tu gères, on révise ensemble)
• Remboursement des dépenses des employés et des talents
• Suivi du kilométrage et des heures supplémentaires
• Suivi des factures impayées
• Gestion des reçus de carte de crédit et des dépenses
• Coordination des assurances collectives
• Renouvellement de l'assurance entreprise

RH & Juridique

• Accueil et départ des employés, de A à Z
• Contrats de travail, ententes de confidentialité et NDAs
• Gestion des démarches gouvernementales lors des départs
• Gestion des banques de vacances, des avantages sociaux et des dossiers employés
• Publication des offres d'emploi et coordination des entrevues

Organisation, Outils & Systèmes

C'est le cœur du poste.

On cherche quelqu'un qui va vraiment organiser notre façon de fonctionner, créer des systèmes de classement, rédiger des procédures pour que rien ne repose uniquement dans la tête de quelqu'un, gérer nos outils (Google Workspace, Slack, Harvest, Asana), faire le suivi des équipements et des abonnements logiciels, et mettre en place des processus qui évoluent avec nous.

Bureau & Culture

• Gestion des fournisseurs et du service d'entretien
• Commande de fournitures de bureau
• Suivi des anniversaires et des dates d'embauche
• Coordination avec notre comptable et notre avocat
• Aide à l'organisation des événements d'équipe

Ce qu'on recherche

• Tu as déjà fait ça dans une agence, une startup ou une entreprise en croissance
• Tu ne fais pas juste maintenir les affaires, tu les améliores
• Tu es la personne la plus organisée dans la pièce
• Tu vas au bout des choses sans qu'on ait besoin de te courir après
• Tu es discret(e), calme sous pression et tu vas au bout des choses sans qu'on te relance
• Tu veux grandir avec une entreprise à long terme et faire partie de quelque chose qui se construit
• Le bilinguisme français/anglais est un atout important
• Poste en présentiel à Montréal

Pourquoi nous rejoindre

Ce poste commence à temps partiel, mais on est en train de bâtir quelque chose et on veut que tu grandisses avec nous. On voit ce rôle évoluer vers un poste de leadership à temps plein au fur et à mesure que l'entreprise se développe.

Pour postuler, envoie ton CV et une courte note sur la façon dont tu as organisé ou amélioré les opérations quelque part :