Adjoint/Adjointe

Ce poste d’adjoint(e) administratif senior, gestion privée au sein du département de placement a pour mission d’assurer un support aux professionnels en placements et en planification financière en les appuyant dans leurs tâches quotidiennes.

Votre rôle et vos principales responsabilités :

• Assister les professionnels en placement dans l’ensemble des tâches administratives :
• Préparer des formulaires.
• Effectuer le suivi de l’état des comptes et des formulaires qui s’y rattachent.
• Assurer les suivis pour les transferts et les échéances.
• Prendre en charge la gestion administrative de dossiers complexes;
• Communiquer avec le courtier en valeurs mobilières lors de situations délicates;
• Assurer un rôle de mentor aux membres de l’équipe administrative;
• Créer ou mettre à jour les accès web pour les clients;
• Assurer la réconciliation des actifs du processus des transferts inter-institutions;
• Gérer les demandes des gestionnaires de portefeuille et des autres professionnels;
• Assurer une gestion documentaire efficace (envois postaux, documents numériques);
• Assurer un service à la clientèle de qualité supérieure dans l’ensemble des communications;
• Répondre avec entregent aux demandes des clients et autres demandes générales;
• Aider l’équipe dans les projets spéciaux.

Qualifications

• Minimum de 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires ou une combinaison d’expériences pertinentes;
• Bonne maîtrise de l’informatique (connaissances générales, suite Office dont Word et Excel);
• Anglais fonctionnel, bilinguisme (un atout);
• Orientation client et aptitudes relationnelles;
• Bonne capacité d’apprentissage, d’analyse et de synthèse;
• Autonomie, débrouillardise, polyvalence et esprit d’initiative;
• Rigueur, sens de l’organisation, minutie et discipline au travail;
• Capacité à bien gérer les priorités et les délais serrés.