Analyste outils collaboration - Chrome Technologies

Nous recherchons un Analyste outils collaboration / Analyste d'affaires (migration SharePoint et gouvernance) pour rejoindre notre équipe de conseillers du bureau de Québec.

Ce poste est en mode hybride à Québec, avec une présence par semaine sur site (donc 4 jours en télétravail). Il s'agit d'un rôle urgent, les candidatures disponibles immédiatement seront fortement privilégiés.

Contexte mandat

Nous recherchons une ressource capable d'animer des ateliers et de faire des suivis selon le processus établi. Une personne dynamique, qui prendra le ''Lead'' dans la direction et l'animation des réunions.

Responsabilités

Projet du Délestage du lecteur réseau G:\

• Épauler tous les secteurs des mutuelles et de la Fédération pour migrer les fichiers actifs datant des 13 derniers mois sur les lecteurs réseau actuels (G:/, K:/, L:/) et des anciennes bibliothèques SharePoint vers l'application appropriée M365.
• Instaurer une gouvernance documentaire pérenne et évolutive par secteurs métiers dans le respect des délais de conservation et de la sécurité nécessaire.
• Permettre le passage au poste moderne et décommissionner les lecteurs réseau d'ici la fin 2026 (Fin du support)
• Augmenter l'efficacité opérationnelle en facilitant et centralisant la recherche tout en assurant une information utile et à jour.

1. Être en mesure d'animer des ateliers pour définir la taxonomie du classement documentaire

• Préparer un ordre du jour pour la réunion.
• Identifier les participants clés.
• Rassembler les documents et informations nécessaires pour définir la taxonomie.

2. Animer les rencontres avec les différents Persona

• Créer un calendrier des rencontres.
• Préparer des présentations adaptées à chaque persona.
• Recueillir des feedbacks et ajuster les présentations en conséquence.

3. Accompagner les mutuelles dans l'épuration de leurs documents

• Planifier des sessions de travail avec les mutuelles et l'archiviste.
• Définir les critères d'épuration des documents.
• Suivre l'avancement et résoudre les problèmes éventuels.

4. Connaissance de plans de classification et de calendrier de conservation de document (Purview)

• Comprendre l'utilisation de Purview, sans l'administrer
• Être en mesure de lire les rapports Purview

5. Définir les classements pour chacun des départements

• Collaborer avec chaque département pour comprendre leurs besoins spécifiques.
• Créer des systèmes de classement adaptés.
• Documenter les procédures et former les employés.

6. Définir la Sécurité des documents

• Évaluer les risques et les besoins en sécurité documentaire.
• Mettre en place des politiques de sécurité.
• Former le personnel sur les bonnes pratiques de sécurité.

7. Faire suivi avec les mutuelles et la bonne démarche

• Organiser des réunions régulières de suivi.
• Documenter les progrès et les actions à entreprendre.
• Assurer une communication fluide entre les mutuelles et les responsables du projet

8. Autres tâches

• Faire le pont entre l'équipe de gouvernance des données et l'équipe Collab (TI)
• Voir à l'amélioration des processus internes de l'équipe.
• Suivre les différentes livraisons techniques de plusieurs projets.
• Effectué l'assurance qualité des livraisons et des processus internes.

Exigences en français

• Expérience Purview.
• Expérience dans des projets d'Analyse d'outils de collaboration.
• Personnalité dynamique, en mesure de mener des réunions.