Adjoint(e) administratif(ive)

TA PLACE DANS L'ÉQUIPE

En tant qu’adjoint(e) administratif(ive), vous jouerez un rôle clé au sein de l’équipe en soutenant les professionnels de l’ingénierie dans l’ensemble de leurs besoins administratifs. Votre contribution sera essentielle au bon déroulement des projets, tant sur le plan organisationnel que documentaire, et vous travaillerez en étroite collaboration avec différents intervenants internes et externes.

LA FIERTÉ IGF

• Firme d’ingénierie québécoise à taille humaine
• Environnement de travail flexible et télétravail
• Conciliation travail-vie personnelle
• Équipe de professionnels compétents et dédiés
• Emploi stimulant grâce à la variété des tâches
• Programme d’aide aux employés
• Programme d’engagement social
• Programme de reconnaissance des années de service
• Programme de formation et de développement professionnel
• Remboursement des frais d’adhésion d’association professionnelle
• Assurance collective et plusieurs autres mesures favorisant votre bien-être physique et mental
• Congés supplémentaires

DESCRIPTION DES TÂCHES

• Participer à la rédaction des offres de services et plans de travail.
• Rédiger des plans de projets, ouverture des dossiers, classement et suivi administratif.
• Préparer des documents de réunion (ordre du jour, compte rendu, liste des présences, etc.).
• Assister aux réunions internes et en rédiger le compte rendu, si requis.
• Élaborer des documents contractuels : estimations, devis et bordereaux.
• Préparer des livrables pour les clients et les surveillants, conception (émissions préliminaires, pour soumission et pour construction) et réalisation (rapports journaliers, décomptes et recommandations de paiements, garanties, fin de travaux, etc.).
• Rédiger de lettres, directives de changement et ordres de changement, libération des retenues et certificats provisoires.
• Préparer et assistance lors de l’analyse des soumissions.
• Corriger et mettre en page de lettres, rapports et présentations PowerPoint.
• Communiquer avec les différents intervenants impliqués dans les projets (clients, entrepreneurs et sous-traitants).
• Assurer le suivi des échéanciers des livrables et des signatures des intervenants pour la transmission aux clients dans les délais prévus aux contrats.
• Fournir un support technique aux différentes adjointes des autres départements

Expériences et expertises

• Formation niveau collégial ou équivalent
• Minimum de cinq (5) années d’expérience en soutien administratif
• Excellente connaissance de la suite Office et des applications web
• Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée
• Connaissance de l’industrie du génie civil (un atout)