Adjoint(e) administratif(ve)

DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE

Fondée en 2012, Beameo est une firme d’ingénierie et de construction qui se spécialise dans le secteur du génie civil et des réseaux de télécommunications. Beameo agit à titre d’entrepreneur général de construction. La société possède des bureaux dans le Vieux- Montréal et à Ville Mont-Royal.

Beameo offre à ses clients des services clé en main ce qui lui permet d’assurer sa croissance et de se démarquer sur le marché.

Depuis ses débuts, Beameo a été impliquée dans l’ingénierie et la construction de projets d’envergure au Québec.

Beameo compte parmi son personnel de nombreux professionnels d’expérience. Beameo mise sur la diversité de son équipe afin d’offrir un milieu de travail stimulant, agréable, collaboratif, jeune et dynamique. Chez Beameo, le talent de nos employés est au cœur de notre réussite.

Les valeurs de la société sont l'exemplarité, l'intégrité, la rigueur, la coopération et la persévérance. Ces valeurs nous poussent à nous dépasser au quotidien et à tout mettre en place pour soutenir les aspirations de nos clients. La raison d'être de Beameo est simple; concevoir des réseaux, créer des liens.

DESCRIPTION  DU POSTE : ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

L'Adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle stratégique dans la gestion des appels d'offres et le suivi administratif des projets. Ce poste requiert une expertise avancée en administration financière, ainsi qu'une grande rigueur dans la manipulation d'informations confidentielles. L'Adjoint(e) administratif(ve) travaillera étroitement avec l'équipe de Construction de Beameo dans la réalisation de ses objectifs quotidiens. Il s'agit d'un poste en présentiel à nos bureaux de Mont-Royal.

Responsabilités principales :

• Gérer l'intégralité du processus des appels d'offres, incluant l'achat et l'analyse des documents, l'identification des exigences de soumission, la coordination des demandes de cautionnement et d'assurance, ainsi que la rédaction et la soumission des dossiers via SEAO ou en déplacement pour un dépôt en personne.
• Rédiger et vérifier la documentation contractuelle et administrative (contrats, soumissions, devis, bons de commande, factures, cahiers des charges, etc.).
• Trier, organiser et archiver les documents sur SharePoint en respectant les normes ISO 9001.
• Assurer la gestion des nouveaux projets : création des numéros de projet et intégration dans le système comptable Avantage.
• Participer à la gestion des comptes payables (suivi, enregistrements, \"3 way-match\", gestion des fournisseurs, etc.).
• Participer à la gestion des dossiers clients et la communication avec les différentes parties prenantes.
• Planifier et organiser les réunions internes et externes, assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions.
• Préparer les rapports de dépenses.
• Rédiger et diffuser des communications officielles aux collaborateurs.

Qualifications requises :

• Diplôme en gestion/administration.
• Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience significative en gestion des appels d'offres.
• Maîtrise de la Suite Microsoft Office, SharePoint, SEAO et du logiciel comptable Avantage.
• Excellentes capacités rédactionnelles en français.
• Sens aigu de la rigueur, de la discrétion et de la confidentialité.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
• Forte autonomie et esprit d'initiative.
• Excellente capacité d'organisation et gestion du stress.
• Aptitude à collaborer avec divers interlocuteurs internes et externes.

AVANTAGES

• Programme d’avantages sociaux;
• Régimes d’épargne retraite collectif (REER collectif / CELI Collectif et régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) dans lesquels l'Employeur participe);
• Environnement de travail professionnel et agréable;
• Excellentes conditions d’emploi.

Veuillez noter que l’usage du masculin a pour unique but d’alléger le texte.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 22,00$ à 28,50$ par heure

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Cotisation égale au RÉER
• Régime de retraite
• Tenue Décontractée

Expérience:

• gestion/administration: 5 ans (Obligatoire)

Langue:

• Français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentielunication à l’oral comme à l’écrit.