Assistant administratif - Québec

Vous aimez planifier, coordonner et excellez dans la gestion de plusieurs demandes simultanées ?

Vous souhaitez jouer un rôle central dans l’organisation et la coordination de formation techniques offertes à nos clients et collègues ? Notre équipe d'expertise technique est à la recherche d’un coordonnateur aux assignations, structuré et proactif, pour soutenir la planification des formations et assurer une exécution efficace et harmonieuse des activités.

Responsabilités

• Ouvrir et mettre à jour les calendriers de formation pour les semaines à venir
• Communiquer avec les clients afin de clarifier leurs besoins de formation et obtenir les informations nécessaires pour les guider dans leur processus de réservation
• Répondre à toute demande liée à la formation
• Assigner les spécialistes d’application aux différentes activités en tenant compte de leur horaire rotatif, de leur localisation, de leurs compétences et des exceptions à gérer
• Maintenir à jour le calendrier global des activités et des disponibilités de l’équipe technique
• Effectuer des tâches cycliques essentielles, notamment l’envoi des certificats de formation, la vérification des documents de voyage des spécialistes et la coordination de l’expédition du matériel requis
• Participer aux rencontres hebdomadaires avec les membres de l’équipe pour discuter des priorités, des assignations et des besoins opérationnels
• Contribuer à l’amélioration continue des processus internes et outils utilisés

Compétences

• Maîtriser l’anglais écrit et parlé (niveau avancé) *essentiel*
• Communiquer de façon claire, professionnelle et structurée
• Faire preuve de proactivité en priorisant les tâches et en maintenant les opérations en mouvement
• Analyser diverses données avec rigueur et porter attention aux détails
• Être un bon joueur d’équipe
• Exercer son jugement et prendre des décisions éclairées lorsque des imprévus surviennent
• Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word)
• Détenir de l’expérience dans l’utilisation d’une plateforme CRM, un atout
• Détenir de l’expérience en coordination d’activités, de calendriers ou de ressources, un atout

Les conditions d’emploi sont très avantageuses :

• Horaire flexible facilitant la conciliation travail-vie personnelle
• Possibilité de faire du télétravail partiel
• Programme structuré d’intégration des nouveaux employés (on s’assure que votre arrivée chez InnovMetric se fasse en douceur!)
• Rémunération compétitive et système de bonis
• Assurances collectives et service de télémédecine offert aux employés et à leur famille
• Thé, café et stationnement gratuits
• Activité sociales, sportives et groupe de musique IM Band (allez y jeter un œil sur YouTube )

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention de discrimination.

*Puisque ce poste requiert des interactions fréquentes avec nos collègues et/ou clients à l’international, les candidats souhaitant soumettre leur candidature doivent répondre au critère en lien avec la langue anglaise indiqué dans l’offre d’emploi.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous manifestez en présentant votre candidature. Veuillez prendre note que nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus en présélection.