Adjoint.e réceptionniste

Nous cherchons actuellement une Adjoint.e-Réceptionniste pour se joindre à notre équipe Chez Doris. Relevant de la Directrice Générale, le poste d’adjoint.e et réceptionniste consiste à fournir un soutien administratif à l’ensemble des directions par l’accomplissement des tâches de bureau comme préparer le courrier, recevoir des visiteurs, organiser des téléconférences et planifier des rendez-vous.

Principales tâches

• Accueillir les visiteurs et répondre au téléphone.
• Contribuer à l’organisation d’activités et d’événements (production de badges et d’affiches, inscriptions, réservations, préparation de matériel).
• Recevoir et traiter les dons puis générer les reçus fiscaux à partir d’une base de données.
• Créer et mettre à jour les dossiers des donateurs (coordonnées et informations de paiement);
• Classer, archiver et retrouver les documents et dossiers de l’entreprise.
• Préparer, rédiger, traduire et mettre en forme divers documents (factures, rapports, lettres, mémos, etc.) à l’aide de Word, Excel ou d’une base de données.
• Gérer le courrier et les courriels reçus dans la boîte administration (ouverture, tri, distribution).
• Effectuer des recherches et compiler des données pour la préparation de rapports.
• Assurer les tâches administratives courantes : commandes de fournitures, suivi de bases de données, mise à jour de rapports.
• Lire et analyser les documents entrants pour en planifier la distribution.
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences :

· Intégrité : Agir avec honnêteté et respecter les règles éthiques.

• Souci du détail : Être attentif et précis dans l’exécution des tâches.
• Fiabilité : Être responsable et digne de confiance dans son travail.
• Coopération : Entretenir de bonnes relations avec les collègues et favoriser un climat positif.
• Souci des autres : S’intéresser, être sensible aux besoins des autres ainsi qu’être compréhensif et serviable au travail.

Qualifications du poste

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Deux (2) ans ou plus en soutien administratif;
• Très bonne connaissance des logiciels de Microsoft Office;
• Bilinguisme: Notez que la maitrise de l’anglais et du français est requise, car nous sommes une organisation bilingue, offrant nos services dans les deux langues officielles afin de répondre aux besoins variés de notre clientèle.