Agent de soutien administratif

Collège à taille humaine, situé au cœur de la Capitale-Nationale et aux portes du cadre enchanteur qu’offrent les plaines d’Abraham, le Collège Mérici accueille ses étudiants dans des programmes préuniversitaires, techniques et en formation continue.

Travailler à Mérici, c’est s’offrir un milieu de travail agréable et humain. Vous aurez accès à plusieurs avantages, tels qu’une programmation sportive gratuite, l’accès à la salle d’entraînement, un service de cafétéria, un plan d’assurances collectives, des avantages sociaux concurrentiels, pour ne nommer que ceux-ci ! Vous bénéficierez de plusieurs autres avantages, en plus de développer des relations durables avec une équipe qui n’attend que vous !

NATURE DU TRAVAIL

Au sein du Service de l’organisation scolaire et services aux étudiants, la personne de cette classe d’emploi accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des méthodes et des procédures établies, ainsi que des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• Accueillir la clientèle au comptoir du service et répondre aux besoins de cette dernière ;
• Émettre et transmettre des documents, des attestations et des accusés de réception ;
• Assurer la réservation de locaux sur demande du personnel et des étudiants ;
• Percevoir des paiements en utilisant un terminal de point de vente ainsi qu’une petite caisse ;
• Réaliser des tâches administratives, classer, archiver, effectuer l’envoi massif de documents, faire des photocopies et procéder aux envois de communications ;
• Transcrire et saisir des textes et des données ainsi que reproduire différents tableaux et graphiques ;
• Tenir à jour des documents, des lettres types, des banques et des tableaux de données, ainsi que l’inventaire des documents requis par les personnes du service ;
• Prendre les rendez-vous des professionnels et techniciens du service, tenir à jour leur agenda, organiser des rencontres et des réunions, convoquer les personnes participantes et préparer les dossiers nécessaires aux rencontres ;
• Collaborer aux événements institutionnels ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme ou attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
• Posséder au moins une (1) année d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Teams, etc.) ;
• Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
• Être reconnu(e) pour la qualité de son service à la clientèle ;
• Démontrer une grande capacité à respecter les délais, avoir le souci du détail, de la rigueur et du jugement ;
• Avoir de très bonnes habilités à travailler en équipe ;
• Une connaissance des logiciels Clara et Omnivox est un atout.