Human Resources Coordinator

Company Description

Personnel Empower is a well-established headhunting firm with over 20 years of recruitment experience. Specializing in Accounting, Finance, Tax, and HR, we have a proven track record of matching exceptional talent with leading organizations. With a strong focus on the Montreal job market we are dedicated to fostering professional connections and career growth.

Our client in Montreal is presently looking for an Human Resources Coordinator, Talent

Role Description

Welcome weekly new employees and oversee their integration, coordinating the first steps of their journey with the company. The person will also manage essential HR files and support the ongoing improvement and automation of their processes.

New Employee Onboarding

· Prepare HR Notifications and coordinate with other departments to ensure proper actions are taken for new hires and internal movements.

· Plan, coordinate, and participate in onboarding and new hire integration.

· Prepare onboarding materials, coordinate first-day logistics, and conduct follow-up.

· Ensure compliance and proper archiving of employee files.

· Participate in brainstorming and implementation of solutions that improve efficiency and employee experience.

HR Administration

· Maintain accurate, complete, and confidential employee records.

· Draft contracts, letters, administrative documents and format HR documents.

· Manage the coordination of candidate background checks.

· Approve expenses for professional dues and the health and well-being program.

· Support payroll administration.

· Manage departmental billing and perform basic translations.

Communication & Engagement

· Manage the Talent & Culture inbox and answer questions on HR policies and procedures and/or refers questions to the appropriate team members as needed.

· Ensure updating the Talent and Culture intranet page, updates documents and information and suggests improvements.

· Collaborate with announcements and posting on information on the intranet.

· Contribute to process automation and continuous improvement.

· Collaborate with cross-functional teams to implement improvements.

· Assist in coordinating engagement and recognition activities.

What the client is looking for

· Excellent organizational skills and attention to detail.

· Discretion, professionalism, and impeccable internal client service.

· Strong interpersonal skills and team spirit.

· Ability to work independently and manage multiple priorities.

· Interest in automation and continuous improvement.

· Bilingualism in French and English, written and spoken.

· Sound judgment and critical thinking.

Requirements

· A bachelor's degree in human resources.

· CRHA designation or in progress.

· Minimum 2 years of HR administrative experience, preferably in a professional services environment.

· Proficiency with Microsoft Office.

· Strong knowledge of HRIS platforms.

des opérations - Talent

Notre client recherche un(e) coordonnateur(trice) des opérations pour soutenir les activités administratives et opérationnelles de l’équipe Talent. Vous jouerez un rôle clé dans l’accueil et l’intégration des employés et participerez activement à l’automatisation des processus RH.

Chaque semaine, vous accueillez les nouveaux employés et veillez à leur intégration, où vous coordonnez les premières étapes de leur parcours chez nous. Vous gérez des dossiers RH essentiels et soutenez l’amélioration et l'automatisation continue de nos processus. Vous êtes un point de référence pour les employés et jouez un rôle actif dans la communication interne.

Intégration des nouveaux employés

· Préparer les notifications RH et coordonner avec les autres départements afin de s’assurer que les actions appropriées sont prises pour les nouvelles embauches et les mouvements internes.

· Planifier, coordonner et participer à l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues.

· Préparer le matériel d’accueil, organiser les premières journées et assurer le suivi d’intégration.

· Assurer la conformité et l’archivage des dossiers employés.

· Participer à la réflexion et à la mise en œuvre de solutions qui améliorent l’efficacité et l’expérience des employés.

Administration des ressources humaines

· Maintenir des dossiers employés exacts, complets et confidentiels.

· Rédiger contrats, lettres, documents administratifs et mettre en page divers documents RH.

· Gérer la coordination des vérifications des antécédents des candidats.

· Approuver les dépenses des cotisations professionnels et celles du programme de santé et bien-être.

· Soutenir l’administration de la paie.

· Gérer la facturation du département et effectuer des traductions simples.

Communication et mobilisation

· Gérer la boîte courriel Talent et culture et répondre aux questions concernant les politiques et procédures RH et/ou diriger les questions vers les membres de l’équipe appropriés au besoin.

· Assurer la mise à jour de la page Intranet Talent et Culture, mettre à jour les documents et informations, et proposer des améliorations.

· Collaborer à la préparation des annonces et à la publication d’informations sur l’intranet.

· Contribuer à l’automatisation des processus et à l’amélioration continue.

· Collaborer avec des équipes de différents départements pour mettre en œuvre des améliorations.

· Participer à l’organisation d’activités de mobilisation et de reconnaissance.

Profil recherché

· Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.

· Discrétion, professionnalisme et sens du service à la clientèle interne impeccable.

· Aisance relationnelle et esprit d’équipe.

· Autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.

· Intérêt marqué pour les processus automatisés et l’amélioration continue.

· Bilinguisme en français et en l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

· Bon jugement et sens critique.

Exigences

· Baccalauréat en ressources humaines.

· Membre de l’Ordre des CRHA ou en cours.

· Minimum de 2 ans d’expérience en soutien administratif RH, idéalement en cabinet professionnel.

· Maîtrise de Microsoft Office et autres outils collaboratifs

· Solide connaissance des plateformes SIRH