Executive Assistant

Poste: Adjoint(e) exécutif(ve)

Lieu: Ville Saint-Laurent, Québec (Technoparc, 100% présentiel)

Horaire réduit (8h30-16h00)

Poste permanent

Salaire: 75-85K + avantages sociaux (payées 100% par employeur) + 4 semaines de vacances

Expérience domaine Construction/Immobilier (un atout)

Description du poste:

Nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir la direction au sein d’une organisation en croissance. La personne retenue jouera un rôle clé dans la gestion administrative, la coordination des activités et le bon fonctionnement des opérations quotidiennes.

Relevant directement de la direction, l’Adjoint(e) exécutif(ve) agit comme point central de coordination, assurant un soutien efficace, structuré et confidentiel.

Responsabilités principales

Gestion administrative et documentaire:

• Numériser, nommer, classer et archiver les documents de façon structurée et confidentielle
• Assurer le suivi de la facturation, des dépenses et de divers dossiers administratifs
• Créer, réviser et mettre en forme divers documents (lettres, courriels, présentations, rapports, contrats, etc.)
• Rédiger des comptes rendus, procès-verbaux et autres documents administratifs

Soutien à la direction

• Gérer l’agenda, les réunions et les rencontres (virtuelles et en personne)
• Préparer les dossiers et documents requis avant les rencontres
• Assurer le suivi des actions et des communications afin d’éviter les oublis
• Agir comme point de liaison entre la direction et les parties prenantes internes et externes

Gestion des communications

• Répondre et diriger les appels, courriels et messages
• Gérer la prise de rendez-vous et assurer le suivi des communications non répondues

Coordination et organisation

• Contribuer à l’organisation de réunions, événements corporatifs ou activités ponctuelles
• Veiller à l’environnement de travail (équipement, organisation, ergonomie)
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe en soutien à la direction

Profil recherché

Compétences clés

• Grande autonomie, sens de l’initiative et fiabilité
• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion du temps
• Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité
• Solides aptitudes interpersonnelles et orientation service
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur
• Esprit analytique, souci du détail et bonne vue d’ensemble
• Excellentes compétences rédactionnelles

Exigences

• Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe
• Minimum 3 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise de la Suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook)
• Aisance avec les plateformes de réunions virtuelles (Teams, Zoom, etc.)
• Bonne connaissance générale des outils informatiques
• Expérience domaine Construction/Immobilier (un atout)

Conditions et avantages

• Poste permanent, horaire de jour 8h30-16h00
• Salaire annuel : 75 000 $ à 85 000 $, selon l’expérience
• Assurances collectives payées par employeur (médicale, dentaire, vie, soins paramédicaux)
• Formations continues
• Activités et événements d’entreprise
• 4 semaines de vacances

Si le poste vous intéresse, n'hésitez pas à faire application!