Adjoint(e) administratif(ve) et réception

Tu es une personne organisée, débrouillarde et tu aimes quand ça bouge dans un bureau ?

Tu aimes accueillir les gens, aider les équipes et t’assurer que tout roule au quotidien ?

Tu cherches un poste polyvalent dans une entreprise où l’ambiance est simple, humaine et où ton travail fait vraiment une différence ?

Si tu réponds oui , on devrait probablement se jaser.

Chez Santco , on cherche une personne pour se joindre à notre équipe afin de soutenir les opérations du bureau au quotidien.
Un rôle clé qui touche à l’accueil, au soutien administratif, à la gestion du bureau et à certaines communications .

Si tu aimes les journées variées et dynamiques , ce poste pourrait bien être pour toi :

Sous la supervision de la personne désignée, la personne sera responsable de :

Volet réception

• Accueillir tous les visiteurs dans les bureaux
• Répondre aux appels entrants et les transférer aux bonnes personnes
• Faire la gestion du courrier physique et gestion des boites courriels
• Faire la gestion/réception des différents colis
• Remettre les chèques aux fournisseurs et employés qui se présentent au bureau
• Donner les formulaires d’embauche à remplir aux candidats venant au bureau
• Remplir l’évaluation préliminaire des candidats
• Informatiser les renseignements des candidats dans le système RH

Volet soutien administratif :

• Faire la gestion des documents déchiquetés
• Numérisation des dossiers et saisie d’information dans les systèmes informatiques
• Soutenir les différents départements : faire les suivis de projet…
• Rédaction de documents ou notes lorsque demandé
• Distribution et classement des bons de commandes
• Aider au classement divers
• Effectuer la saisie d’information dans les systèmes informatiques
• Toutes autres tâches connexes

Volet gestion des bureaux :

• Faire les commandes de la papeterie et des fournitures de bureau
• Faire les commandes de papier et d’encre pour les imprimantes
• Faire les commandes selon les inventaires nécessaires (lait, café, sucre, etc.).
• Tenu des lieux de l’entrée, la cuisine, le « stock room », et les salles de conférences

Volet réseaux sociaux :

• Créer et planifier des posts pour les différentes plateformes : Instagram, Facebook et Linkedin
• Créer, filmer et monter des vidéos courtes à destination de nos plateformes

Exigences du poste :
Formation:
-Détenir un DES
-Formation en bureautique ou administration (un atout)

Expérience :
Expérience dans un travail de bureau (un atout)

Compétences :

• Rigueur
• Professionnalisme
• Accueillant
• Courtoisie
• Capacité de communication
• Excellente maitrise du français écrit et parlé
• Maitre de l’anglais parlé
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Connaissance de la suite Office
• Gestion des priorités
• Sens de l’organisation