Gestionnaire de bureau / Office Manager

À propos de TandemLaunch

TandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal qui conçoit et développe des startups deep tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des avancées scientifiques en entreprises solides et pérennes.

Le poste

Nous recherchons un(e) gestionnaire de bureau (Office Manager) qui prendra en charge les opérations quotidiennes du bureau et contribuera à l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement du lieu de travail — en soutenant les employés, en coordonnant les fournisseurs et services, en maintenant des contrôles rigoureux, et en veillant à offrir une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.

• Présentiel : poste sur site — le travail doit être effectué au lieu de travail (aucune option de télétravail)
• Heures de travail : 32.5 heures par semaine.
• Assurance collective, incluant des avantages sociaux (soins dentaires, soins médicaux, soins de la vue).
• 3 semaines de vacances.

Principales responsabilités

• Mettre en place et améliorer en continu les processus administratifs et les procédures de bureau
• Réviser et évaluer les procédures existantes afin d’accroître l’efficacité et la cohérence
• Établir les priorités de travail, assurer le respect des échéanciers et maintenir la conformité aux procédures
• Coordonner les opérations quotidiennes du bureau (équipement, fournitures, formulaires, disposition des actifs, stationnement, entretien, sécurité)
• Soutenir au besoin la logistique liée à l’hébergement et à la relocalisation
• Contribuer à la préparation du budget d’exploitation et maintenir des contrôles d’inventaire et budgétaires
• Compiler des données et préparer des rapports récurrents et ponctuels, des manuels et de la correspondance
• Effectuer une saisie de données précise et maintenir des dossiers structurés et bien organisés
• Superviser et coordonner les procédures administratives du bureau avec les différentes parties prenantes
• Planifier et contrôler le budget, les dépenses et les coûts liés au bureau
• Organiser des événements sociaux internes, des programmes d’accueil (invités) et des activités d’équipe
• Gérer la logistique des événements de bout en bout
• Assurer une gestion fluide du bureau et une expérience positive pour les employés et les visiteurs

Exigences

• Langues : bilingue (français/anglais)
• Scolarité : Diplôme postsecondaire dans un domaine connexe au poste (gestion de bureau, gestion hôtelière, administration, secrétariat ou autre domaine pertinent).
• Expérience : Au moins 5 ans d’expérience à titre de gestionnaire de bureau ou dans un poste similaire.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration
• Excellente communication, à l’oral comme à l’écrit
• Très bonne organisation et gestion du temps
• Autonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipe
• Aisance à travailler de façon indépendante dans un environnement rapide
• Capacité à gérer une charge de travail élevée et à bien performer sous pression
• Maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook

Atouts (bon à avoir)

• Connaissance de SharePoint ; logiciels de base de données, de logiciels RH et de plateformes de médias sociaux.

About TandemLaunch

TandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.

The Role

We’re looking for an Office Manager who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.

• Be available for on-site role : Work must be performed at the physical location (no remote option)
• Work hours : 32.5 hours per week.
• Group Insurance, including health benefits (dental, health, vision)
• 3 weeks of vacation.

Key Responsibilities

• Implement and continuously improve administrative processes and office procedures
• Review and evaluate existing procedures to drive efficiency and consistency
• Establish work priorities, ensure deadlines are met, and maintain procedural compliance
• Coordinate day-to-day office operations (equipment, supplies, forms, asset disposal, parking, maintenance, security)
• Support accommodation and relocation logistics when needed
• Assist with operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controls
• Assemble data and prepare recurring and ad hoc reports, manuals, and correspondence
• Perform accurate data entry and maintain organized records
• Oversee and coordinate office administrative procedures across stakeholders
• Plan and control budget, expenditures, and office-related spend
• Plan internal social events, guest programs, and team activities
• Manage event logistics end-to-end
• Ensure smooth office management and a positive employee/guest experience

Requirements

• Language: Bilingual (English/French)
• Education: Postsecondary diploma in a field related to the role (Office Management, Hospitality Management, Administration, Secretarial Studies, or another relevant field).
• Experience: 5+ years of experience as an Office Manager or in a similar role.
• Strong interpersonal skills and collaboration mindset.
• Excellent written and verbal communication.
• Highly organized with strong time-management skills.
• Adaptable, proactive, and reliable team player.
• Comfortable working independently in a fast-paced environment.
• Able to manage a high workload and perform well under pressure.
• Knowledge of Microsoft Office Suite: Excel, Word, PowerPoint, Outlook

Good to have

• Knowledge in SharePoint. Database software; Human resources software ; Social media platforms.