Adjoint(e) administratif(ve) RH/Adjointe administrative RH

Lieu : Montreal

Type d'emploi : Temps plein | Permanent | Hybride

Description du poste

Nous recrutons un(e) Adjoint(e) administratif(ve) RH pour assurer la coordination administrative quotidienne, soutenir les équipes internes et la direction, et garantir la fluidité des processus organisationnels.

Responsabilités

• Gérer les communications entrantes (appels, courriels) et assurer la circulation de l’information interne.
• Coordonner les réunions, planifier les agendas, organiser les événements internes et les déplacements professionnels.
• Préparer, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs (rapports, notes internes, présentations).
• Maintenir à jour les dossiers, les systèmes de classement (numériques et papier) et les bases de données internes.
• Assurer la gestion des fournitures de bureau et le suivi des inventaires.
• Effectuer le suivi administratif de la facturation et contribuer au contrôle budgétaire.
• Encadrer et coordonner les tâches du personnel administratif de soutien, au besoin.
• Veiller au respect des procédures internes, des contrôles administratifs et des normes de conformité.
• Appuyer l’organisation des réunions internes, incluant la préparation des ordres du jour et la rédaction de comptes rendus.

Profil recherché

• Expérience confirmée dans un poste administratif, idéalement acquise dans un environnement bancaire, financier ou institutionnel .
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de gestion (Microsoft Office, Excel, ERP ou logiciels similaires).
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Le bilinguisme français/anglais est requis afin d’assurer des échanges réguliers avec une clientèle francophone et anglophone.
• Sens aigu de la confidentialité, rigueur et souci du détail.
• BAC en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes.
• Une expérience en saisie de données ou en gestion de bases de données est considérée comme un atout.
• Aisance avec les outils technologiques et les processus administratifs structurés.

Ce que nous offrons

• Un poste clé dans un environnement financier structuré et en évolution.
• Des opportunités de développement professionnel et d’évolution interne.
• Un cadre de travail moderne et collaboratif.
• Des modalités de travail flexibles selon l’organisation.
• Une culture d’entreprise axée sur la rigueur, la confiance et l’esprit d’équipe.

###ENGLISH VERSION###

Location: Montreal

Employment Type: Full-time | Permanent | Hybrid

Job Description

We are seeking an HR Administrative Assistant to oversee day-to-day administrative coordination, support internal teams and senior management, and ensure smooth and efficient organizational processes.

Key Responsibilities

• Manage incoming communications (phone calls, emails) and ensure effective internal information flow.
• Coordinate meetings, manage calendars, organize internal events, and arrange business travel.
• Prepare, format, and distribute administrative documents such as reports, internal communications, and presentations.
• Maintain accurate and up-to-date records, filing systems (digital and paper), and internal databases.
• Oversee office supply management and inventory tracking.
• Monitor administrative billing activities and contribute to budget control.
• Supervise and coordinate tasks of administrative support staff, as required.
• Ensure compliance with internal procedures, administrative controls, and regulatory standards.
• Support internal meetings, including agenda preparation and the drafting of meeting minutes.

Candidate Profile

• Proven experience in an administrative role, preferably within a banking, financial, or institutional environment .
• Strong proficiency in office and management tools (Microsoft Office, Excel, ERP systems, or similar software).
• Excellent organizational skills with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Bilingualism in French and English is required as there is a lot of interaction with French-speaking and English-speaking customers.
• High level of discretion, attention to detail, and strong sense of confidentiality.
• Bachelor’s degree in Business Administration or a related field.
• Ability to work independently while collaborating effectively with cross-functional teams.
• Experience in data entry or database management is considered an asset.
• Comfortable working with technology and structured administrative processes.

What We Offer

• A key role within a structured and evolving financial environment.
• Opportunities for professional growth and internal career advancement.
• A modern, collaborative work environment.
• Flexible work arrangements based on organizational needs.
• A company culture focused on integrity, trust, and teamwork.