Adjoint.e à la Vice-Présidence - lévis

À propos de l'entreprise

Au cœur de la mission de CAA-Québec est la volonté d’offrir une étendue de services d’assistance en misant sur une approche humaine. Cet organisme fondé en 1904 se démarque par la confiance accrue de ses membres et clients, son esprit collectif et la tranquillité d’esprit qu’elle confère à travers ses produits dans les domaines de la mobilité, du voyage, des assurances et de l’habitation. Comptant aujourd’hui sur plus de 1,4 million de membres, CAA-Québec est affilié à l’Association canadienne des automobilistes (CAA), qui compte près de 7 millions de membres au Canada, l’Association américaine des automobilistes (AAA), composée d’environ 65 millions de membres en Amérique du Nord, et la Fédération internationale de l’automobile (FIA), rassemblant 245 organisations membres provenant de 149 pays sur cinq continents.

À propos du poste

Assurer la saine gestion des opérations administratives des bureaux des vice-président·e·s. Coordonner, planifier et gérer de façon autonome les activités administratives des vice-présidences, notamment celles liées au comité exécutif et au comité de direction, ainsi que la représentation des vice-président·e·s dans leurs relations professionnelles internes et externes. Agir comme personne-ressource et assurer le lien entre les différents partenaires, tant à l’interne qu’à l’externe, effectuer les suivis, anticiper les besoins et mettre en place des processus visant à améliorer l’efficacité des activités des vice-président·e·s.

Responsabilités

• Effectuer le travail de coordination
• Assurer la logistique des besoins pour les rencontres du conseil d’administration ainsi que des rencontres du comité exécutif et de direction;
• Analyser et acheminer les demandes pour son supérieur. Faire preuve de jugement et de doigté selon la nature de celles-ci;
• Colliger l’information pour faire la rédaction de certains projets de documents pour révision (lettres, présentations, chiffriers);
• Transcrire, faire la mise en page et faire la mise à jour de divers documents (lettres, chiffriers, fichiers, manuels, etc.);
• Triage et conservation électronique des documents;
• Assurer la qualité et l’exactitude des communications transmises au nom du ou de la Vice-Président.e;
• Assurer le respect de l’échéancier des demandes soumises au bureau du ou de la Vice-Président.e;
• Coordonner les activités externes de celui-ci;
• Planifier, coordonner et assurer la saine gestion de l’agenda du ou de la Vice-Président.e;
• Analyser, prioriser et déléguer les demandes de rencontres soumises à la direction générale;
• Être le point de contact pour les membres de l’exécutif afin de coordonner et assurer le suivi de leurs demandes;
• Assurer la coordination du calendrier interne en considérant les activités externes du Vice-Président;
• Connaissance approfondie des dossiers du ou de la Vice-Président.e.
• Effectuer diverses tâches administratives et techniques
• Vérifier, codifier et assurer le suivi des factures et des dépenses en fonction des différents budgets et projets;
• Coordonner certains projets, notamment ceux liés à la collecte d'informations ou de documents.
• Collaborer à l’exercice budgétaire
• Participer à la préparation en effectuant les recherches nécessaires, saisir les données dans les fichiers appropriés et en vérifier le contenu;
• Effectuer la réconciliation des dépenses du budget de façon mensuelle, en assurant le paiement des factures, en préparant les prévisions budgétaires en cours d’année et celles à planifier l’année suivante.

Qualifications

• Posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou l’équivalent;
• Posséder au moins 10 ans d’expérience;
• Avoir une excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Avoir une maîtrise de l’anglais parlé et écrit;
• Avoir une bonne maîtrise de la Suite Office.

Compétences requises

• Sens politique;
• Jugement;
• Savoir être;
• Discrétion et confidentialité;
• Habileté à communiquer avec des hauts-dirigeants (écrit et verbal);
• Habileté à anticiper, analyser les impacts, suggérer et planifier;
• Bilinguisme;
• Connaissance approfondie des outils technologiques;
• Flexibilité interpersonnelle;
• Respect des engagements.