Adjoint(e) de projets – gestion de projets de construction

Vos responsabilités

• Coordonner les réunions de projets (planification, convocations, logistique) et produire des comptes rendus structurés.
• Maintenir des listes d’actions, effectuer les relances et assurer la fermeture des suivis.
• Structurer et maintenir les dossiers projets: nomenclature, classement, versions et traçabilité.
• Gérer la documentation projet (plans, devis, directives, rapports, photos) et s’assurer de la diffusion des bonnes versions.
• Soutenir l’administration contractuelle : collecte, validation et suivi des documents requis des fournisseurs/sous-traitants (assurances, licences, etc.).
• Émettre et suivre les bons de commande (PO) et assurer la coordination administrative avec les fournisseurs.
• Documenter et suivre les changements/extras (preuves, approbations, classement) afin de sécuriser la traçabilité financière et opérationnelle.
• Soutenir le traitement administratif des factures : validation vs PO/livraison/approbation, relances internes et codification selon les règles établies.
• Contribuer au démarrage et à la fermeture administrative des projets (checklists, garanties, manuels, documents finaux, archivage).

Profil recherché

• Expérience en construction, rénovation ou immobilier dans un environnement projet (atout majeur).
• Expérience de soutien direct à un(e) directeur(trice) construction ou chargé(e) de projets.
• Rigueur documentaire et sens aigu de la traçabilité (classement, versions, preuves).
• Excellentes aptitudes de communication écrite (courriels, comptes rendus, suivis).
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à prioriser et à s’adapter rapidement.
• Jugement, discrétion et professionnalisme (informations contractuelles et coûts).

Outils et compétences techniques

• Maîtrise de Microsoft 365 : Outlook, Teams, SharePoint (organisation, partage, structure des dossiers).
• Excel intermédiaire (tableaux, filtres, sommaires, suivis).
• Connaissance d’un outil de gestion de projets et/ou d’un système comptable/ERP : un atout.

Ce qui définira votre succès

• Dossiers projets structurés, complets et faciles à auditer.
• Comptes rendus envoyés rapidement; actions suivies et fermées dans les délais.
• Traçabilité solide des changements/extras et conformité documentaire des sous-traitants.
• Fluidité des PO et du traitement administratif des factures (moins de retours, moins de retards).