Adjointe aux ventes

Acier Ouellette

Quebec, Québec, Canada

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Job Description Ça te parle la force spéciale d’Acier Ouellette ? Ça tombe bien, on cherche justement une personne pour combler le poste de « Adjoint(e) aux ventes ». Voici ce qui t’attend et ce qu’on a à t’offrir si tu décides de te joindre à nous. Au sein de la Force Spéciale Acier Ouellette , l’adjoint(e) aux ventes joue un rôle clé dans la fluidité de nos opérations quotidiennes. Elle est le premier point de contact de l’entreprise , tout en assurant un soutien administratif essentiel à l’équipe des ventes et à la facturation. Elle gère les appels, accueille les visiteurs, contacte les clients lorsque leurs commandes sont prêtes, imprime les bons de commande et effectue le jumelage des documents nécessaires à la facturation . Sa rigueur et sa précision contribuent directement à notre promesse d’entreprise : « Passionné par le service; au-delà des métaux, au-delà des attentes. » Elle incarne notre fiabilité et notre sens du service rapide, garantissant un traitement exact et ponctuel des communications et des documents. Tâches types : Accueil et gestion des communications Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec courtoisie et professionnalisme, en reflétant les valeurs et l’image de marque d’Acier Ouellette. Répondre aux appels entrants, transférer les communications au bon département et prendre les messages avec exactitude. Contacter les clients lorsque leurs commandes sont prêtes à être récupérées, et consigner les suivis dans le système ou la feuille de suivi prévue à cet effet. Recevoir et distribuer le courrier, les colis et les livraisons internes. Collaborer à la préparation et à la mise en forme de l’infolettre interne ou externe. Effectuer des envois massifs (mass mailing) aux clients ou aux partenaires, en assurant la mise à jour des listes de distribution et l’exactitude des informations transmises. Soutien administratif aux ventes internes Imprimer les commandes des vendeurs internes en télétravail et en assurer la distribution au bon département (préparation, production ou logistique). Vérifier la complétude des documents de commande avant de les transférer à la production. Appuyer les représentants dans la mise à jour ou la réimpression de documents administratifs liés aux ventes. Tenir à jour certains classements papier ou numériques (bons de commande, confirmations de livraison, dossiers clients). Suivi administratif et facturation Effectuer le jumelage des bons de livraison et des bons de production pour envoi à l’équipe de comptabilité en vue de la facturation. S’assurer que les documents remis à la comptabilité sont complets et exacts. Maintenir un système de classement logique et accessible pour les documents de facturation et de livraison. Aider ponctuellement à la numérisation ou à l’archivage des dossiers administratifs. Gestion des objets promotionnels Gérer l’inventaire des objets promotionnels (stylos, vêtements corporatifs, articles cadeaux). Préparer les commandes de matériel promotionnel et assurer l’approvisionnement au besoin. Coordonner la distribution lors d’événements internes, promotions ou activités clients. Soutien général et coordination quotidienne Assister aux réunions internes selon les besoins de la direction ou du département. Rédiger les comptes rendus de réunion et en assurer la distribution dans les délais requis. Assurer la propreté et l’ordre du poste d’accueil (aire d’entrée, comptoir, salle d’attente). Signaler toute défectuosité ou problème lié au matériel de bureau (imprimante, téléphone, ordinateur). Collaborer avec l’équipe administrative pour assurer le bon déroulement quotidien des activités. Qualifications : Formation : Diplôme d’études secondaires obligatoire; un DEP en secrétariat, bureautique ou administration est un atout. Expérience : Minimum de 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de réception, idéalement dans un milieu industriel, manufacturier ou de distribution. Compétences informatiques : Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word). Aisance avec les systèmes de gestion internes (ERP ou équivalent) pour le suivi des commandes. Bonne maîtrise des équipements de bureau (imprimantes, photocopieurs, téléphonie IP). Langues : Bilinguisme fonctionnel (français et anglais) pour accueillir et communiquer avec les clients. Connaissances supplémentaires : Une connaissance de base des processus de commande, livraison et facturation dans le domaine de la distribution d’acier constitue un atout. Compétences comportementales (savoir-être) Sens de l'organisation : capacité d'organiser son travail, de gérer son temps et d'établir des priorités. Habileté à structurer ses tâches de manière à être le plus efficace possible et à respecter les échéances. Autonomie : Aptitude à penser et agir avec indépendance. Capacité de travailler avec un minimum de supervision et de lignes directrices. Communication : Capacité de transmettre l'information et d'adapter ses propos en fonction des lecteurs ciblés. Habileté à parler et à rédiger de manière compréhensible. Respect des règles : Capacité de travailler efficacement dans un milieu structuré où il y a plusieurs règles établies. Volonté de respecter les règles. Analyse : Aptitude à déceler tous les aspects d'un problème ou d'une situation en posant les bonnes questions. Capacité d'utiliser toutes les informations disponibles permettant de comprendre une situation sous tous ses angles. Minutie : Aptitude à réaliser son travail avec une grande précision et à porter attention aux détails. Discrétion : Habileté à ne pas divulguer de l'information confidentielle ou sensible. Compétences techniques (savoir-faire) Gestion des communications et de l’accueil : Capacité à répondre, filtrer et transférer les appels efficacement tout en offrant une expérience d’accueil professionnelle. Suivi des commandes clients : Habileté à contacter les clients pour confirmer la disponibilité des commandes et assurer un suivi rigoureux jusqu’à la cueillette. Soutien aux ventes internes : Compétence dans l’impression, la préparation et la distribution des documents de commande pour les représentants en télétravail. Traitement administratif pour la facturation : Capacité à jumeler correctement les bons de livraison et de production, à vérifier la cohérence des informations et à transmettre les dossiers complets à la comptabilité. Classement et traçabilité documentaire : Organisation efficace des dossiers papier et numériques pour faciliter la consultation et la facturation rapide. Utilisation des outils bureautiques et de communication : Maîtrise des logiciels standards de bureautique et du système téléphonique pour assurer la continuité du service. Informations contractuelles Ce que nous offrons – Rejoindre la Force Spéciale de l’Industrie, c’est plus qu’un emploi, c’est une mission ! Une équipe soudée, une culture forte : Ici, personne ne reste derrière. Nous formons une vraie unité où entraide, respect et fierté font partie du quotidien. Chez Acier Ouellette, on travaille ensemble, on se dépasse ensemble et on célèbre nos succès ensemble. Un horaire stable : Du lundi au vendredi, pour un équilibre travail-vie personnelle optimal. Un salaire compétitif : Avec des augmentations annuelles et des bonifications basées sur la performance. Une protection complète : Un régime d’assurance collective comprenant soins médicaux, dentaires, assurance vie, invalidité et assurances voyage. Sécuriser ton avenir : Une participation de l’entreprise à ton REER , pour bâtir ton futur avec confiance. Développement et progression : Acier Ouellette offre de réelles opportunités d’avancement et de développement professionnel. Ici, on mise sur le potentiel et la montée en compétences. Un gym sur place (St-Jérôme) : Parce que la performance passe aussi par la santé physique, nos équipes ont accès à un gym directement en milieu de travail. Des petits plus au quotidien : Café, fruits et toasts gratuits pour bien démarrer la journée. Un carburant essentiel pour des missions réussies ! Un accès rapide à la santé : Programme de télémédecine et Programme d’Aide aux Employés (PAE) pour soutenir notre équipe dans tous les aspects de la vie. Un environnement où on veut te voir grandir : Chez nous, chaque jour est un défi à relever, mais jamais seul. Acier Ouellette, c’est une famille industrielle , une Force Spéciale où chacun joue un rôle clé. Prêt à embarquer dans la mission ? Unissons nos forces ! Cette mission t’intéresse, envoie-nous ton curriculum vitae à jour, une lettre de motivation ainsi que tous certificats ou attestations de formation pertinentes par courriel au , sur notre site web au fsao.ca ou par télécopieur au ou directement au 22 rue J.F. Kennedy, St-Jérôme, Québec J7Y 4B6 à l’attention du service des ressources humaines. Requirements Formation : Diplôme d’études secondaires obligatoire; un DEP en secrétariat, bureautique ou administration est un atout. Expérience : Minimum de 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif ou de réception, idéalement dans un milieu industriel, manufacturier ou de distribution. Compétences informatiques : Maîtrise de la Suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word). Aisance avec les systèmes de gestion internes (ERP ou équivalent) pour le suivi des commandes. Bonne maîtrise des équipements de bureau (imprimantes, photocopieurs, téléphonie IP). Langues : Bilinguisme fonctionnel (français et anglais) pour accueillir et communiquer avec les clients. Connaissances supplémentaires : Une connaissance de base des processus de commande, livraison et facturation dans le domaine de la distribution d’acier constitue un atout.

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