Adjoint administratif/Adjointe administratif

Adjoint(e) Administratif(ve)

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée et polyvalente pour soutenir nos activités administratives et opérationnelles au sein d’un organisme à vocation sociale. Ce poste joue un rôle central dans la fluidité des communications, la gestion du bureau et l’appui aux équipes internes.

Responsabilités principales

• Assurer la gestion des communications générales (téléphone, courriels, courrier) et l’accueil des visiteurs, avec un suivi rigoureux des demandes reçues.
• Veiller au bon fonctionnement des espaces de travail, à l’approvisionnement en fournitures ainsi qu’à la gestion des équipements et outils informatiques.
• Contribuer à la planification et à l’organisation de réunions, rencontres et événements corporatifs.
• Offrir un soutien administratif aux opérations financières courantes (dépôts, suivi de certaines transactions, appui à la tenue de dossiers).
• Effectuer de l’entrée de données et participer à la mise à jour d’une base d’information clients.
• Soutenir les activités liées aux contributions matérielles (coordination, suivi, reconnaissance et remerciements).
• Collaborer avec les équipes lors d’initiatives de mobilisation, campagnes publiques et activités spéciales.
• Participer à la diffusion d’informations internes par voie numérique (courriels, outils collaboratifs).
• Mettre à jour divers documents administratifs et assurer une gestion structurée des archives physiques et numériques.
• Prendre part à toute autre tâche contribuant au bon climat de travail et au fonctionnement général de l’organisation.

Profil recherché

La personne idéale possède une expérience en administration et en service à la clientèle, idéalement dans un environnement associatif ou communautaire. Elle se distingue par sa rigueur, son autonomie et sa capacité à interagir avec différents interlocuteurs.

Exigences et compétences :

• Formation collégiale pertinente ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Très bonnes aptitudes en communication écrite et orale, en français et en anglais. *Le bilinguisme en français et en anglais est requis pour ce poste. car il implique une collaboration et des discussions fréquentes avec des collègues et des partenaires dans tout le Canada. Ces interactions nécessitent une maîtrise du français et de l'anglais afin d'accomplir efficacement les tâches associées au poste*
• Expérience minimale de deux ans dans un rôle similaire.
• Excellente organisation du travail, capacité à gérer plusieurs priorités et à s’adapter aux imprévus.
• Sens marqué du professionnalisme, de la discrétion et du respect de la confidentialité.
• Aisance avec les outils informatiques courants (suite bureautique, bases de données, plateformes collaboratives).
• Connaissance d’outils de gestion des paiements et de bases de données clients, un avantage.