Executive Assistant (w/m/d)

Die Septodont GmbH ist die Tochtergesellschaft eines global agierenden Familienunternehmens mit mehr als 1.900 Mitarbeitern und verantwortlich für die Länder Deutschland, Österreich und Schweiz. Das Kerngeschäft von Septodont ist die Produktion und der Vertrieb von dentalen Medizinprodukten und Arzneimitteln, hier insbesondere Schmerzmittel für die Zahnarztpraxis.

Zum nächstmöglichen Termin suchen wir eine/eine

Executive Assistant (w/m/d)

• Ansprechpartner/in zwischen Führungskräften, Mitarbeitern, Kunden und Partnern
• Entgegennehmen von Anrufen und entsprechende Koordination eingehender Korrespondenz und Eingangspost
• Organisation von Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und Führungskräfte
• Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführung
• Selbstständige Organisation von Meetings und Events inkl. Protokollführung
• Auswertung und Erstellung von monatlichen Berichten, KPls, Präsentationen und Statistiken, auch im CRM System
• Koordination der Abwesenheitsübersicht und Urlaubskalender für die Organisation
• Reisekostenabrechnungen für das Management Team
• Verantwortung für das Fuhrpark Management
• Unterstützung bei Stellenausschreibungen im Rekrutierungsprozess
• Schnittstelle für IT-Ausstattung der Mitarbeiter mit der Corporate IT Abteilung und Support für das Team im Alltag
• Management externer Dienstleister für die Instandhaltung des Unternehmensgebäudes (Reinigungsservice, Pflege der Außenanlage, handwerkliche Dienstleistungen)
• Office Management, Bestellungen von Büromaterialien sowie Organisation und Verwaltung des Ablagesystems
• Sonstige Assistenztätigkeiten und Projektmanagement
• Abwesenheitsvertretung Sales Team Support und Customer Service

• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Executive Assistance
• Sehr gutes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge
• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken (CRM, Business Intelligence o.ä.)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse inkl. Excel, PowerPoint und Word
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Spaß an Teamwork, um gemeinsam Ziele zu erreichen
• Freude am Umgang mit Menschen

• Eine spannende und hochwertige Tätigkeit in einem weltweit führenden Unternehmen der Dentalindustrie
• Interessante Einblicke in internationale Geschäftsprozesse
• Geregeltes mobiles Arbeiten für eine gute Work-Life-Balance
• 30 Tage Urlaub
• Ein motiviertes und hilfsbereites Team
• Kostenlose Getränke sowie Teamevents