Adjoint(e) exécutif(ve) Achats / Procurement Executive Assistant

Job Description:

***English job description follows***

Description de l'emploi :

Vous avez une expérience en soutien administratif et vous souhaitez évoluer et développer de nouvelles compétences? Ce poste est pour vous !

Le programme d'avions commerciaux A220 recherche son Adjoint(e) Exécutif(ve) (h/f) pour rejoindre notre équipe Achats basée à Mirabel (Québec, Canada).

L'organisation de l'équipe Achats est établie de manière à promouvoir la collaboration transversale de manière autonome, en se soutenant mutuellement et en apprenant collectivement.

Votre environnement de travail:

Le siège du programme d'avions commerciaux A220 est situé à Mirabel, dans la région métropolitaine de Montréal, à deux pas de la ville dynamique de Montréal. Réputée pour son environnement paisible et sûr, la région offre une grande qualité de vie aux jeunes professionnels ou aux professionnels expérimentés, ainsi qu'aux familles, en équilibrant parfaitement les opportunités de carrière et les activités de plein air, ce qui en fait un endroit vraiment spécial où il fait bon vivre.

Parce que nous prenons soin de vous :

• Avantages financiers: Salaire attractif, bonus annuel, régime d’assurances collectives, régime de retraite et régime d’achat d’actions.

• Équilibre vie privée / professionnelle: Une politique de travail hybride, une cafétéria sur site, une politique de congés très concurrentielle.

• Bien-être / santé: Programme d’Aide aux Employé.e.s (PAE), programme de rabais et service médical sur site.

• Développement individuel: des opportunités d’évolution et des possibilités de formations nombreuses (catalogue de plus de 10.000 e-formations disponibles en libre accès pour développer votre employabilité, certifications, programmes de développement accéléré, mobilité nationale et internationale).

Chez Airbus, nous vous aidons à travailler, à vous connecter et à collaborer plus facilement et de manière plus flexible. Partout où cela est possible, nous favorisons la flexibilité dans nos modes de travail afin de stimuler l'esprit d'innovation.

Vos défis:

• Gérer les courriels du directeur des achats afin d'assurer une réponse rapide aux demandes des parties prenantes internes ainsi que des fournisseurs externes ; proposer des réponses et/ou répondre de manière autonome le cas échéant

• Assurer le suivi des actions confiées à son équipe directe

• Organiser son agenda en faisant les changements nécessaires en fonction des priorités quotidiennes

• Répondre aux demandes d'information, planifier les réunions, préparer la documentation nécessaire et assurer les actions de suivi qui s'ensuivent

• Maintenir le calendrier de gouvernance de son équipe et s'assurer que toutes les échéances liées aux gouvernances des groupes sont respectées

• Maintenir et gérer un suivi budgétaire efficace pour son équipe et valider les notes de frais

• Préparer les formulaires PR et la demande de PO pour le département et les sous-traitants

• Assurer le suivi avec les comptes fournisseurs pour les paiements dus

• Participer à la création de mémos, corriger et traduire divers documents

• Préparer les itinéraires de voyage et faire les réservations nécessaires

• Maintenir des contacts avec divers rapports directs, ainsi qu'avec les membres de la haute direction d'Airbus Canada et d'Airbus Europe

• Faire les comptes de dépenses en utilisant les outils appropriés (y compris la coordination du remboursement des dépenses avec nos fournisseurs de services

• Créer toutes les demandes informatiques et d’accès pour les nouvelles embauches; accès, badges, matériel TI, etc.

• Gérer et organiser les sessions d’intégration des nouvelles embauches

• Gérer et commander les fournitures de bureau

• Offrir soutien administratif à l’équipe de direction, notamment ; organisation de réunion, commande de service traiteurs, réservation de salles, etc.

• Offrir soutien administratif et sur site aux visites de fournisseurs externes

• Effectuer toutes autres tâches pertinentes liées à sa fonction.

Votre profil:

• Vous possédez un minimum de 5 ans d'expérience pertinente directement liée au soutien administratif

• Vous avez une solide connaissance des outils bureautiques (Google Suite, SAP) ;

• Vous avez d'excellentes capacités de communication en français et en anglais (écrit et parlé)

• Vous démontrez une capacité à planifier, à organiser et à établir des priorités, à prendre des initiatives, à exercer un bon jugement, à anticiper les besoins et les exigences ainsi qu'à travailler sous des contraintes de temps/de pression

• Vous faites preuve de discrétion, vous savez travailler en équipe, vous êtes orienté(e) vers le client, vous appréciez le souci du détail et vous avez la capacité de travailler au sein d'une équipe polyvalente et multiculturelle.

Ce travail nécessite une prise de conscience liée à tous les risques potentiels de conformité et à un engagement à agir avec intégrité, ces valeurs sont le fondement du succès, de la réputation et de la croissance durable de l'entreprise.

Vous ne semblez pas correspondre à 100%? Pas d'inquiétude! Airbus vous accompagnera pour trouver le poste qui correspond le mieux à vos compétences et aspirations.

Donnez une nouvelle dimension à votre carrière en soumettant votre candidature en ligne maintenant !

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Job description :

Do you have administrative support, and would you like to progress and develop new skills? Then this job is for you!

The A220 commercial aircraft Programme is looking for our Executive Assistant (f/m) to join our Procurement team based in Mirabel (Québec, Canada).

The Procurement team organization is established to promote cross-collaboration autonomously, supporting each other and learning collectively.

Your working environment:

The A220 commercial aircraft Programme is headquartered in Mirabel, in the greater Montreal area, where the vibrant city of Montreal is just a stone’s throw away. Known for its peaceful and safe environment, the region offers a high quality of life for younger or experienced professionals and families, perfectly balancing career opportunities and outdoor activities that makes it a truly special place to call home.

How we care for you:

• Financial rewards: Attractive salary, annual bonus, group insurance plan, pension plan and share purchase plan.

• Work / Life Balance: A hybrid working policy, on-site cafeterias and a highly competitive holiday policy.

• Wellbeing/Health: Employee Assistance Program (EAP), Discount Program and on-site Medical Service.

• Individual development: Great upskilling opportunities and development prospects with unlimited access to +10.000 e-learning courses to develop your employability, certifications, accelerated development programmes, national and international mobility.

Your challenges:

• Monitor A220 Chief Procurement Officer's emails to ensure prompt response to requests to both internal stakeholders as well as external clients; propose answers and/or answer autonomously when appropriate

• Ensure follow-up of actions assigned to his direct team

• Organize his agenda by making the necessary changes according to daily priorities;

• Create and maintain a strong link with the Executive Assistant Network in Airbus Canada, Airbus America and Airbus Europe for efficient ways of working

• Respond to requests for information, schedules meetings, prepare the necessary documentation and ensure follow-up actions that follow

• Maintain the governance calendar of his team and ensure all deadlines related to the governance of the groups are adhered to

• Maintain and manage effective Budget tracking for his team and validate Expense Reports

• Prepare PR form and request for PO for the department and Temporary resources

• Ensure Follow up with accounts payable for payments due

• Participate in the creation of memos, correct and translate various documents

• Prepare travel itineraries and make required reservations for him

• Maintain contacts with various direct reports, as well as members of senior management in Airbus Canada and Airbus Europe

• Complete expense reports using appropriate tools (including coordinating reimbursement of expenses with our service providers

• Create all IT and access requests for new hires; access, badges, IT equipment, etc.

• Manage and organize new hire integration sessions

• Create all IT requests for access to directories, software, etc. (BIS requests);

• Manage and order office supplies

• Provide administrative support to the Leadership team, including; organizing meetings, ordering catering services, booking rooms, etc.

• Provide administrative and onsite support for external supplier visits

• Undertake any other relevant tasks related to its function.

Your boarding pass:

• You hold a minimum of 5 years of relevant experience directly related to administrative support

• You have strong knowledge of Google Suite, SAP;

• You have excellent communication skills in both French and English (written and spoken)

• You demonstrate ability to plan, organize and prioritize, take initiatives, exercise good judgment, anticipate needs and requirements as well as to work under time constraints/pressure

• You demonstrate discretion, team work, are customer oriented, appreciate attention to detail, and have the strong ability to work in a multifaceted and multicultural team.

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Not a 100% match? No worries! Airbus supports your personal growth with customized development solutions.

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This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Company:

Contract Type:

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