Executive Assistant

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support the Director of Engineering and Projects.

This role provides high-level administrative support, manages priorities and communications, and ensures smooth execution of projects and departmental initiatives. The Executive Assistant acts as a trusted partner, handling sensitive information with discretion while enabling the Director to focus on strategic responsibilities.

This is an in-office position based out of our office located in Pointe Claire, Montreal. As this role supports customers across Canada, English proficiency both written and verbal is required.

Key Responsibilities

• Manage the Director’s calendar, schedule meetings, and prioritize requests to optimize time and focus on critical matters.
• Coordinate travel arrangements, expense reports, and logistics.
• Screen, prioritize, and respond to emails, calls, and inquiries in a professional manner.
• Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• Ensure the Director is fully prepared for senior management and strategic planning meetings including assembling meeting materials and reports.
• Track and gather data required for Director’s KPIs and assist in preparing progress updates for CEO and leadership team.
• Coordinate timely submission or reports, documents, and deliverables to the CEO and management team.
• Assist in preparing dashboard summaries and documentation to support executive decision-making.
• Identify opportunities to streamline administrative, reporting, and coordination processes.
• Maintain awareness of corporate goals, deadlines, and priorities to help the Director align departmental outputs with organizational strategy.
• Support resource planning, including gathering data on workloads, priorities, and timelines.
• Serve as a critical point of contact between the Director, engineering team, project team, and cross functional departments.
• Facilitate effective communication by drafting departmental communications, reports, data analysis, or conduct research as requested by the Director.
• Track tasks, deadlines, and projects to ensure timely completion and alignment with departmental priorities.
• Maintain organized systems for files, policies, and key documents.
• Maintain the Engineering department’s section of the Hub (corporate SharePoint site), ensuring accurate organization and updates of key documents.
• Support special projects, departmental initiatives, and company-wide events as assigned.
• Leverage AI tools to capture meeting notes, summarize discussions, and track action items for the Director.

Qualifications

• Experience supporting senior leaders, ideally within an engineering, construction, or technical project environments.
• Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Discretion, professionalism, and ability to handle confidential information.
• Proficiency in MS Office and comfort with learning new systems quickly.
• Strong business acumen and ability to exercise judgement, tact, and professionalism.

Why join us?

• Growth & Development. Be part of an expanding team with opportunities for personal and professional growth.
• Impact. Help drive our sales goals forward and build our reputation as a trusted partner in height safety.
• Collaboration. Join a culture that values teamwork, innovation, and where your contributions are recognized and supported by a dedicated team.
• Company culture. Be part of a driven, ambitious, and supportive team focused on achieving goals and delivering exceptional service.

Job Type: Full-time

Salary: $70,000 - $80,000 per annum

Benefits:

• Dental care
• Extended health care
• RRSP match
• Vision care
• Wellness program

Schedule: Monday to Friday

Work location: In-office (Pointe Claire). This is not a hybrid position.

Additional Information

As part of our recruitment and selection process, we use artificial intelligence to support note-taking to enhance the efficiency and consistency of our hiring practices. For some positions, candidates may also be invited to complete a talent analytics assessment designed to evaluate job-related skills and competencies.

Chez Skyline Group, nous sommes une organisation dynamique et en pleine croissance, à la recherche de personnes talentueuses pour rejoindre notre équipe et contribuer à notre succès continu.

• Vision : Devenir le choix de confiance en Amérique du Nord pour les zones de travail en hauteur sécuritaires.
• Mission : Créer des zones de travail en hauteur sécuritaires qui protègent les personnes, les entreprises et les marques.
• Objectif : Élever ceux qui nous entourent et les voir prospérer.

Aperçu du posteNous sommes à la recherche d'un·e Assistant·e de Direction hautement organisé·e et proactif·ve pour soutenir le Directeur de l’ingénierie et des projets.Ce rôle offre un soutien administratif de haut niveau, gère les priorités et les communications, et assure le bon déroulement des projets et des initiatives départementales. L’Assistant·e de Direction agit en tant que partenaire de confiance, traitant les informations sensibles avec discrétion tout en permettant au Directeur de se concentrer sur ses responsabilités stratégiques.Il s'agit d'un poste en présentiel basé dans nos bureaux situés à Pointe-Claire, Montréal.

Responsabilités clés

• Gérer l'agenda du Directeur, planifier des réunions et prioriser les demandes afin d'optimiser le temps et de se concentrer sur les enjeux critiques.
• Coordonner les arrangements de voyage, les rapports de dépenses et la logistique.
• Examiner, prioriser et répondre aux courriels, appels et demandes de manière professionnelle.
• Maintenir la confidentialité et gérer les informations sensibles avec discrétion.
• S'assurer que le Directeur est pleinement préparé pour les réunions de la haute direction et de planification stratégique, y compris la préparation des documents et des rapports de réunion.
• Suivre et recueillir les données requises pour les indicateurs de performance (KPIs) du Directeur et aider à préparer les mises à jour de progrès pour le PDG et l'équipe de direction.
• Coordonner la soumission en temps opportun des rapports, documents et livrables au PDG et à l'équipe de direction.
• Aider à la préparation des résumés de tableau de bord et de la documentation pour soutenir la prise de décision exécutive.
• Identifier des opportunités pour simplifier les processus administratifs, de rapports et de coordination.
• Maintenir la conscience des objectifs, des échéances et des priorités de l'entreprise afin d'aider le Directeur à aligner les résultats du département sur la stratégie organisationnelle.
• Soutenir la planification des ressources, y compris la collecte de données sur les charges de travail, les priorités et les délais.
• Servir de point de contact clé entre le Directeur, l'équipe d'ingénierie, l'équipe de projet et les départements interfonctionnels. • Faciliter une communication efficace en rédigeant des communications départementales, des rapports, des analyses de données ou en menant des recherches selon les demandes du Directeur.
• Suivre les tâches, les échéances et les projets pour assurer leur réalisation en temps voulu et leur alignement avec les priorités du département.
• Maintenir des systèmes organisés pour les dossiers, les politiques et les documents clés.
• Maintenir la section du département d'ingénierie sur le Hub (site SharePoint de l'entreprise), en assurant une organisation précise et des mises à jour des documents clés.
• Soutenir les projets spéciaux, les initiatives départementales et les événements à l'échelle de l'entreprise selon les affectations.
• Tirer parti des outils d'IA pour prendre des notes de réunion, résumer les discussions et suivre les mesures à prendre pour le Directeur.

Qualifications

• Expérience dans le soutien aux hauts dirigeants, idéalement dans des environnements de projets en ingénierie, construction ou techniques.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Discrétion, professionnalisme et capacité à traiter des informations confidentielles.
• Maîtrise de MS Office et aisance à apprendre rapidement de nouveaux systèmes.
• Solide sens des affaires et capacité à exercer jugement, tact et professionnalisme.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Croissance et développement. Faites partie d’une équipe en expansion avec des opportunités de croissance personnelle et professionnelle.
• Impact . Contribuez à atteindre nos objectifs de vente et à renforcer notre réputation en tant que partenaire de confiance en sécurité en hauteur.
• Collaboration . Rejoignez une culture qui valorise le travail d’équipe, l’innovation, et où vos contributions sont reconnues et soutenues par une équipe dévouée.
• Culture d’entreprise. Faites partie d’une équipe motivée, ambitieuse et solidaire, axée sur l’atteinte des objectifs et la prestation d’un service exceptionnel.

Type d’emploi : Temps plein

Salaire : 70 000 $ - 90 000 $ par année

Avantages :

• Soins dentaires
• Assurance maladie complémentaire
• Cotisation à un REER correspondante
• Soins de la vue
• Programme de mieux-être

Horaire : Du lundi au vendredi

Lieu de travail : Au bureau.

Ce poste n’est pas hybride.Informations

Supplémentaires:

Dans le cadre de notre processus d’entrevue, nous utilisons un outil d’IA (Fred.ai) pour aider à la prise de notes. Cela nous permet de garder des dossiers précis et de rester concentrés sur la conversation. Une copie des notes sera partagée avec les candidats après leur entrevue.