Management Assistent

Over de functie

In het kort: Je gaat agenda's beheren, afspraken en vergaderingen organiseren, post en dossiers verwerken, het archief bijhouden, informatie verstrekken, processen verbeteren en bijdragen aan projecten en evenementen binnen het Sociaal Domein.

Wat ga je doen?

Secretariële Werkzaamheden

• Beheert agenda en maakt/verzet afspraken, waarbij overwegingen van inhoudelijke, organisatorische en prioritaire aard worden gemaakt, op basis van inzicht in inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.

• Afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken.

• Fungeren als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving.

• In logistieke zin organiseren van vergaderingen/overleggen, completeren van vergaderstukken, verzorgen van de verslaglegging en het bewaken van de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten.

• Informatieverstrekking van algemeen, inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen.

Administratieve Werkzaamheden

• Verspreidt de binnengekomen post onder collega's en legt documenten vast en bewaakt de voortgang van de beantwoording.

• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers.

• Houdt het archief in Silverdocs bij, kent trefwoorden en archiefcodes toe.

• Doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve processen.

Overig

• Inventariseert informatiebehoefte van het Sociaal Domein en doet voorstellen ter verbetering.

• Verzamelt en bewerkt gegevens voor de interne bedrijfsvoering, houdt planningen bij en bewaakt de voortgang.

• Levert een inhoudelijke bijdrage aan een project/evenement, bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden bij projecten/evenementen.

Eisen

• Dienstverband: Detachering

• De kandidaat wordt via een uitzendcontract gecontracteerd.

• Graag bij elke aanbieding in motivatie vermelden in welke fase de kandidaat zit en welke schaal en trede bij de kandidaat wordt toegepast.

• Mbo+ werk- en denkniveau.

• Uitstekende kennis van de Nederlandse taal zowel in woord als in geschrift.

• Goede kennis MS-Officepakket (Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.).

• Graag het cv in het NL aanleveren.

• Het is niet toegestaan een extra schakel toe te passen tussen de kandidaat en de leverancier die de kandidaat aanbiedt.

• Het is niet toegestaan om een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van de Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).

• Als de kandidaat mag starten bij de klant, dan zal er een pre-employmentscreening plaatsvinden. Uw kandidaat mag pas starten na afronding van de pre-employmentscreening.

• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

• proactief

• accuraat

• resultaatgericht

• discreet

• politiek-bestuurlijk sensitief

Overige informatie

Optie tot verlenging: Nee

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente Eindhoven is een stad in de provincie Noord-Brabant en heeft ongeveer inwoners. Eindhoven staat bekend als een bruisende stad van innovatie en design, met een sterke focus op technologie. De stad herbergt diverse technologische bedrijven en kennisinstellingen, waaronder de Technische Universiteit Eindhoven. Eindhoven biedt een dynamische mix van werkgelegenheid, cultuur, uitgaansleven en recreatiemogelijkheden. De stad organiseert jaarlijks evenementen zoals de Dutch Design Week en Glow Eindhoven, waarbij lichtkunst de stad op unieke wijze verlicht. Eindhoven streeft naar een moderne, duurzame en vooruitstrevende stad waar wonen, werken en ontspannen samenkomen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.

• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct

• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.

Vacature van Jobseeker (inloggen kan nodig zijn). Op Jobseeker kan je ook een gepersonaliseerd cv opstellen om jouw sollicitatie te versnellen.