Administrative Assistant/Travel Coordinator

Job Posting: Administrative Assistant / Travel Coordinator

Position: Administrative Assistant / Travel Coordinator
Location: Ottawa (In‑Office 4 days/week/Hybrid 1 day/week)
Employment Type: Full‑time
Department: Administration

About the Role

We are seeking a detail‑oriented and resourceful Administrative Assistant / Travel Coordinator to support daily office operations and manage travel logistics for our team. This role is ideal for someone who enjoys organization, multitasking, and delivering exceptional internal service. The successful candidate will be professional, proactive, and comfortable working in a fast‑paced environment.

Key Responsibilities

Administrative Support

• Provide day‑to‑day administrative support to management and team members
• Prepare, edit, and format letters, reports, presentations, and internal documents
• Maintain organized digital filing systems
• Answer and direct calls, monitor general email inboxes, and greet visitors
• Coordinate office supplies, equipment, service requests, and vendor interactions
• Support meeting logistics, events, and special projects as required

Travel Coordination

• Arrange domestic and international travel for employees, including flights, accommodations, ground transportation, and itineraries as needed
• Ensure travel bookings align with Company policies, budgets, and approval processes
• Prepare and distribute travel itineraries and confirmation packages
• Track travel bookings, cancellations, and changes
• Provide support with travel‑related inquiries before and during trips
• Maintain relationships with travel vendors and service providers

Qualifications

Required:

• 1–3 years of experience in administrative support, travel coordination, or a related role
• Strong proficiency with Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint)
• Excellent organizational, interpersonal, and communication skills
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines
• Exceptional attention to detail and accuracy
• Professionalism, discretion, and ability to maintain confidentiality
• Strong problem‑solving skills and ability to work independently

Assets (Nice to Have):

• Bilingualism (English/French) – considered an asset
• Experience booking travel or working with travel management tools

The Commission recognizes that our success requires us to have a workforce that reflects the community we serve, and diversity in its widest context – one where all people, regardless of difference, are valued and respected.

Preference will be given to Indigenous applicants (substantiation will be required).

Offre d'emploi : Adjoint administratif / coordonnateur des voyages

Poste : Adjoint administratif / coordonnateur des
Location : Ottawa (Bureau 4 jours par semaine/hybride 1 jour/semaine)
Type d'emploi : Temps plein
Département : Administration

À propos du rôle

Nous recherchons un assistant administratif / coordonnateur des voyages, capable de soutenir les opérations quotidiennes du bureau et de gérer la logistique des déplacements de notre équipe. Ce poste est idéal pour quelqu'un qui aime l'organisation, le multitâche et offrir un service interne exceptionnel. Le candidat retenu sera professionnel, proactif et à l'aise dans un environnement dynamique.

Responsabilités administrative

• Fournir un soutien administratif à la direction et aux membres de l'équipe
• Préparez, corrigez et formatez les lettres, rapports, présentations et documents internes
• Maintenir des systèmes de classement numérique organisés
• Répondre et diriger les appels, surveiller les boîtes de réception générales et accueillir les visiteurs
• Coordonner les fournitures de bureau, l'équipement, les demandes de service et les interactions avec les fournisseurs
• Soutenir la logistique des réunions, les événements et les projets spéciaux selon les besoins

Coordination des voyages

• Organiser les voyages intérieurs et internationaux pour les employés, y compris vols, hébergements, transport terrestre et itinéraires au besoin
• Assurez-vous que les réservations de voyage respectent les politiques, les budgets et les processus d'approbation de l'entreprise
• Préparer et distribuer les itinéraires de voyage et les forfaits de confirmation
• Suivez les réservations, annulations et changements de voyages
• Offrir du soutien pour les questions liées aux voyages avant et pendant les déplacements
• Maintenir des relations avec les fournisseurs de voyages et les fournisseurs de services

Qualifications Obligatoire :

• 1 à 3 ans d'expérience en soutien administratif, coordination des déplacements ou un rôle connexe
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, SharePoint)
• Excellentes compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances
• Une attention exceptionnelle aux détails et à la précision
• Professionnalisme, discrétion et capacité à maintenir la confidentialité
• Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome

Atouts (agréable à avoir) :

• Bilinguisme (anglais/français) – considéré comme un atout
• Expérience de réservation de voyages ou de travail avec des outils de gestion de voyages

La Commission reconnaît que notre succès exige que nous ayons une main-d'œuvre qui reflète la communauté que nous servons, ainsi que la diversité dans son contexte le plus large – un contexte où toutes les personnes, peu importe leurs différences, sont valorisées et respectées.

La préférence sera accordée aux candidats autochtones (une attestation sera requise).

Location

Ottawa, Ontario (Hybrid)

Department

Administration - 300

Employment Type

Full-Time