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Adjoint exécutif ou adjointe exécutive- FR
CN
- Montreal, Québec, Canada
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Über
L'adjoint exécutif ou l'adjointe exécutive coordonne les activités administratives générales, les rendez-vous et les réunions, ainsi que le processus d'intégration des nouveaux membres du personnel. Ses autres tâches comprennent la mise à jour des organigrammes, l'achat des fournitures de bureau, le maintien organisé de l'approvisionnement et l'administration de SharePoint. Cette personne soutient le vice-président (VP), contrôleur et trésorier ou la VP, contrôleuse et trésorière, le ou la VP Achats et approvisionnement, ainsi que leurs équipes respectives. Cette personne coordonne les événements spéciaux comme les réunions générales et les séminaires de formation.
Principales responsabilités Tâches d'adjoint exécutif ou d'adjointe exécutive
Administration du calendrier et des courriels
Gérer les calendriers complexes et dynamiques des deux vice-présidents, notamment la planification des réunions, des rendez-vous, des déplacements et des engagements internes et externes
Agir à titre de personne-ressource principale pour les intervenants internes et externes
Tenir à jour le rapport du dénombrement des membres du personnel
Mener des recherches pour préparer et recueillir le matériel de briefing, l'ordre du jour et les dossiers de présentation pour toutes les réunions des cadres supérieurs
Établir l'ordre de priorité des demandes et les coordonner en fonction de leur urgence, de leur importance stratégique et de la disponibilité des ressources
S'assurer que les réunions trimestrielles et mensuelles soient planifiées au moins un an à l'avance
Organiser des réunions en prenant en charge l'intégralité de la logistique (salles, technologie, service de traiteur, documents)
Développer et maintenir un système d'alerte pour les échéances à venir pour les demandes, les projets et les événements
Préparer et traiter les comptes de frais conformément aux politiques de l'entreprise
Maintenir un système de classement organisé pour les différents documents
Coordination du bureau
Préparer chaque trimestre les organigrammes et les analyses pour chaque fonction au sein des services
Mettre à jour le contenu de plusieurs sites SharePoint, y compris modifier le texte, changer les personnes-ressources, ajouter des documents et modifier des liens
Planifier et coordonner les séminaires de formation, les réunions générales, les événements des Fêtes et d'été pour les équipes
Organiser les voyages d'affaires, y compris le transport, l'hébergement et les itinéraires
Traiter les factures et s'assurer que les paiements sont effectués dans les délais
Maintenir et mettre à jour les listes de distribution par courriel et celles des autorisations pour réserver une salle de conférence
Mettre à jour et coordonner le plan d'affectation et les demandes de déplacement avec le coordonnateur ou la coordonnatrice Installations
Gérer les fournitures de bureau, notamment les photocopieurs, le matériel informatique et la papeterie
Réaliser les communications pour informer le personnel de sujets importants, comme des postes offerts ou des événements
Rédiger, modifier, relire et mettre en forme les lettres, les présentations et les documents confidentiels
Traduire les documents de l'anglais vers le français
Favoriser une communication claire entre les services Finances, Trésorerie, Approvisionnement et d'autres fonctions de l'entreprise
Assurer le soutien aux projets ponctuels
Conditions de travail
Ce poste prévoit des conditions de travail standard dans un bureau et un horaire de travail normal du lundi au vendredi. La personne titulaire du poste doit déplacer et organiser les fournitures de bureau environ 10 % du temps. En raison de la nature du poste, la personne qui l'occupe doit être en mesure de respecter des échéanciers serrés, de travailler efficacement sous pression et de gérer le stress. Cette personne qui occupe ce poste peut être amenée à travailler le soir et la fin de semaine à l'occasion, en fonction des échéances.
Exigences Expérience
Gestion du bureau
Au moins 7 ans d'expérience en administration ou en gestion d'un bureau
Formation, certification et désignation
Diplôme collégial
Compétences
Faire preuve d'un haut niveau de discrétion et d'un bon jugement dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles
Inspirer les autres par des communications efficaces adaptées à son auditoire
Communiquer l'information
Prendre des décisions éclairées et en temps opportun afin que les tâches soient exécutées
Collaborer avec les principaux intervenants pour augmenter la productivité
Établir des relations
Résoudre les problèmes par la réflexion analytique
Intervenir avec agilité
Adopter une approche axée sur le client
Savoir gérer son temps
Faire preuve d'un bon sens de l'organisation et d'un souci du détail
Connaissances et compétences techniques
Excellente maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint
Systems, Applications and Products (SAP)
OrgChartPlus, Visio
SharePoint
Power PDF Advanced
À propos de CN
Le CN est un chemin de fer de premier plan qui génère de la valeur de manière durable pour nos clients, actionnaires, employés et parties prenantes, avec un engagement indéfectible envers la sécurité et le service. Essentiel à l'économie, aux clients et aux communautés qu'il dessert, le CN transporte chaque année plus de 300 millions de tonnes de ressources naturelles, de produits manufacturés et de produits finis en toute sécurité partout en Amérique du Nord. Le vaste réseau ferroviaire du CN s'étend sur plus de km (près de milles), reliant les côtes est et ouest du Canada au sud des États-Unis. Depuis 1919, CN et ses affiliés contribuent à la prospérité des communautés et au commerce durable. Le CN propulse l'économie nord-américaine et s'engage dans des programmes de responsabilité sociale et de gestion environnementale.
Au CN, nous sommes déterminés à bâtir le chemin de fer le plus sûr , le plus inclusif et le plus durable en Amérique du Nord, à l'image des collectivités dans lesquelles nous exerçons nos activités. Les études montrent que les candidats hésitent souvent à postuler s'ils estiment ne pas répondre à 100 % aux exigences du poste. À tous les candidats potentiels : même si vous ne répondez pas à toutes les exigences énoncées dans l'affichage d'un poste, nous vous encourageons quand même à poser votre candidature.
Si vous avez besoin d'un accommodement pour le processus de recrutement (y compris des formats alternatifs de documents, des salles de réunion accessibles ou d'autres accommodements), veuillez contacter notre équipe à l'adresse suivante : .
À titre d'employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi, le CN prendra en considération pour un emploi tous les candidats qualifiés sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'orientation sexuelle, à l'identité de genre, à l'origine nationale, à l'invalidité, au statut d'ancien combattant protégé, et à tout autre statut protégé en vertu des lois applicables.
Veuillez consulter régulièrement vos courriels, car les communications aux candidats sont envoyées par courrier électronique.
Sprachkenntnisse
- French
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