Administrative Coordinator

K-Dental est un partenaire de confiance des professionnels dentaires canadiens depuis plus de 45 ans, offrant une gamme complète de produits, d’équipements et de solutions innovantes pour aider les cliniques à prospérer. Grâce à un engagement solide envers l’excellence du service, une expertise reconnue dans l’industrie et des relations de longue date, K-Dental est fier de soutenir les besoins évolutifs des cabinets dentaires partout au pays. Nous sommes passionnés par la croissance et par la création de valeur, tant pour nos clients que pour notre équipe.

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pour le poste de coordination administrative afin de soutenir les opérations administratives et opérationnelles de l’équipe. Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement des activités quotidiennes et requiert un excellent sens de l’organisation, de la communication et de l’initiative.

Lieu de travail : 165, rue Barr, Saint-Laurent (QC) H4T 1W6

Salaire annuel : 50 000 $ à 55 000 $

Responsabilités principales :

• Gérer les calendriers, planifier les réunions et coordonner la logistique
• Gérer les courriels, les appels téléphoniques et la correspondance (incluant les plans)
• Préparer des documents tels que des soumissions, des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunion
• Assurer le suivi des tâches, des échéanciers et des relances
• Collaborer avec les différents départements internes
• Appuyer l’organisation des déplacements, le suivi des dépenses et la gestion budgétaire de base
• Anticiper les besoins et régler les situations de façon proactive avant qu’elles ne s’aggravent
• Produire et maintenir l’historique d’achats des clients
• Effectuer les commandes tout en maintenant une marge bénéficiaire brute (GP) élevée

Qualifications :

• Diplôme ou certificat en administration, bureautique ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente
• Minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un poste administratif ou de coordination
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Très bonnes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Grand souci du détail et sens de l’exactitude
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ; expérience avec des systèmes ERP ou CRM, un atout
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe
• Attitude professionnelle, discrète et axée sur le service à la clientèle
• Bon sens de l’analyse et approche proactive dans la résolution de problèmes
• Bilingue en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit

Ce que nous offrons :

• Salaire concurrentiel et programme complet d’avantages sociaux
• Environnement de travail collaboratif et axé sur le soutien

K-Dental has been a trusted partner to Canadian dental professionals for over 45 years, offering a comprehensive range of innovative products, equipment, and solutions to help practices thrive. With a strong commitment to service excellence, industry expertise, and long-standing relationships, K-Dental is proud to support the evolving needs of dental offices across the country. We are passionate about driving growth and delivering value, both to our clients and within our team.

We are currently seeking an Administrative Coordinator to provide administrative and operational support to our team. This role plays a key part in ensuring smooth day-to-day operations through strong organization, communication, and proactive problem-solving.

Location: 165 Rue Barr, Saint-Laurent, QC H4T 1W6

Salary: $50,000–$55,000 per year

Key Responsibilities:

• Manage calendars, schedule meetings, and coordinate logistics
• Handle emails, phone calls, and client correspondence (including plans)
• Prepare documents such as quotes, reports, presentations, and meeting summaries
• Track tasks, deadlines, and follow-ups to ensure timely completion
• Coordinate with internal departments to support cross-functional collaboration
• Assist with travel arrangements, expense reporting, and basic budget tracking
• Anticipate needs and proactively resolve issues before they escalate
• Generate and maintain client purchase history reports
• Place orders while maintaining strong gross profit (GP) margins

Qualifications:

• Diploma or certificate in administration, office management, or a related field, or equivalent work experience
• Minimum of 2–3 years of experience in an administrative or coordination role
• Strong organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple priorities
• Excellent written and verbal communication skills
• High level of attention to detail and accuracy
• Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); experience with ERP or CRM systems is an asset
• Ability to work independently while collaborating effectively within a team
• Professional, discreet, and client-focused approach
• Strong problem-solving skills with a proactive mindset
• Bilingual in English and French (spoken and written)

What we Offer:

• Competitive salary and comprehensive benefits package
• A collaborative and supportive work environment