Hybrid Administration Assistant – Consultations and Accommodations

Job Description:

The CA Administration Assistant will assist the C&A Manager with the requests from federal, provincial, and municipal governments on all consultations. They will also support the day-to-day administration functions of the Mi'gmawei Mawio'mi Secretariat.

PLEASE NOTE: Position is hybrid unless you are a Listuguj-Area Candidate

Duties:

• Provide administrative support to the C&A Manager and the C&A unit, including calendar management, email correspondence, document preparation and filing using the Mi'gmawei Connect software or system.
• Coordinate meetings, appointments, and travel arrangements for the CA unit.
• Prepare materials for meetings, including minute-taking and distributing meeting minutes when required.
• Maintain the Workplan for the C&A Manager
• Act as a point of contact for all consultation inquiries.
• Regularly keep the Mi'gmawei Connect Consultation Database updated.
• Submit and reconcile expense reports.
• Regularly coordinate with the Ango'tmeq Nm'tginen unit by sharing consultation notes and other pertinent information regarding impacts to natural resources and land use.

Skills and competencies:

• A High School Diploma with relevant experience or completed post-secondary education in Office Administration or a related field.
• Demonstrates adequate expertise as an administrative assistant.
• Experience in coordination.
• Strong written and oral communication skills.
• Exceptional time management and organizational skills.
• Attention to detail and problem-solving abilities.
• Ability to manage and prioritize multiple tasks simultaneously under tight deadlines.
• Strong computer skills and knowledge of MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Teams).
• Experience or background in consultations is considered a strong asset.
• French as a second language is not required, but is considered an
  

Interested Candidates must have their letter of interest and resume submitted by 4:00 PM Atlantic on Friday, March 20, 2026. Please submit documents through email ) or through BambooHR.

Only selected candidates who possess the experience or requirements will be interviewed.

**Where skills are equal, priority will be given to First Nations Members of Listuguj, Gesgapegiag, and Gespeg, followed by other Indigenous candidates and then the general public.

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Description du poste:

L'adjoint ou l'adjointe à l'administration (C et A) appuiera la ou le gestionnaire C et A dans le traitement des demandes provenant des gouvernements fédéral, provincial et municipal concernant l'ensemble des consultations. La personne titulaire du poste soutiendra également les fonctions administratives quotidiennes du Secrétariat Mi'gmawei Mawio'mi.

Le poste est hybride, sauf pour les candidats ou les candidates de la région de Listuguj.

Responsabilités:

• Fournir un soutien administratif à la ou au gestionnaire C et A et à l'unité C et A, notamment la gestion de l'agenda, la correspondance par courriel, la préparation de documents et le classement à l'aide du logiciel Mi'gmawei Connect ou d'un système
• Coordonner les réunions, les rendez-vous et les déplacements pour l'unité de consultation et d'accommodement
• Préparer la documentation pour les réunions, notamment la prise de notes et la distribution des comptes rendus, au besoin
• Assurer le maintien du plan de travail de la ou du gestionnaire C et A
• Agir comme personne-ressource pour toutes les demandes de consultation
• Mettre à jour régulièrement la base de données des consultations dans Mi'gmawei Connect
• Soumettre et concilier les rapports de dépenses
• Coordonner régulièrement avec l'unité Ango'tmeq Nm'tginen en partageant les notes de consultation et toute autre information pertinente concernant les impacts sur les ressources naturelles et l'utilisation des terres

Compétences et exigences

• Diplôme d'études secondaires avec expérience pertinente ou études postsecondaires complétées en administration de bureau ou dans un domaine connexe
• Démontre une expertise adéquate à titre d'adjoint ou adjointe administrative
• Expérience en coordination
• Solides compétences en communication écrite et orale
• Excellentes aptitudes en gestion du temps et en organisation
• Grand souci du détail et solides aptitudes en résolution de problèmes
• Capacité à gérer et à prioriser plusieurs tâches simultanément, dans des délais serrés
• Solides compétences informatiques et maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams)
• Une expérience ou une formation liée aux consultations est considérée comme un atout important
• Le français comme langue seconde n'est pas exigé, mais constitue un atout

Les personnes candidates intéressées doivent soumettre une lettre d'intérêt et un curriculum vitae au plus tard à 16 h (heure de l'Atlantique) le vendredi 20 mars 2026. Veuillez soumettre les documents par courriel à l'adresse ou par l'entremise de BambooHR.

Seules les personnes retenues dont le profil répond aux exigences et à l'expérience requises seront convoquées en entrevue.

**Lorsque les compétences sont équivalentes, la priorité sera accordée aux membres des Premières Nations de Listuguj, de Gesgapegiag et de Gespeg, puis aux autres personnes candidates autochtones, puis au grand public.**

Location

Listuguj, Quebec

Employment Type

Full-Time

Compensation

Salary will be negotiated within the scale, based upon demonstrated experience, education, and other job-related factors. The compensation package includes health, life, and disability benefits, as well as enrollment in our competitive pension plan.