Management Assistent (0,6 fte)

Services, Education and Student Affairs

Introductie

Ben jij dat administratieve organisatietalent dat energie krijgt van klantgericht werken?

Voor het team Planning & Support Center (PSC), bestaande uit vijf medewerkers, zijn we op zoek naar een zesde collega die binnen een informele, persoonlijke cultuur mee wil bouwen aan professionele dienstverlening. Daarbij hechten we grote waarde aan klantgerichtheid, lerend vermogen en samenwerken.

Het team PSC maakt deel uit van de afdeling Student Facilities dat weer onderdeel is van de dienst Education & Student Affairs. Onder ESA vallen ook de afdelingen Central Student Administration, Policy, Advice & Projects en Educational Advice & Quality Assurance.

ESA is hét centrale servicepunt voor aankomende en ingeschreven studenten van de Technische Universiteit Eindhoven. ESA levert een scala aan diensten zoals het inschrijven van studenten, het begeleiden bij studiekeuze, het geven van trainingen, het verzorgen van loopbaanbegeleiding en studiegericht taalonderwijs Engels en NT2.

Voor de managers van de vier afdelingen van ESA zijn we op zoek naar een Management Assistent.

Functieomschrijving

Als Management Assistent word je er blij van om alle secretariële en administratieve ondersteuning in de breedste zin van het woord te regelen voor de vier MT-leden. Jouw werkzaamheden binnen het team:

• Je houdt je voornamelijk bezig met het plannen en organiseren van verschillende overleggen, zoals teamvergaderingen, bila’s, jaargesprekken, sollicitatiegesprekken, evaluaties en beoordelingen.

• Je beheert de agenda’s en houdt Outlooklijsten bij. Je bent de steun en toeverlaat bij verschillende ketenoverleggen en Landelijk overleg Hoofden studentbegeleiding. Je plant de overleggen, maakt de agenda, stuurt uitnodigingen en notuleert. Ook ben je verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de MS Teams omgeving. Daarnaast ondersteun je de secretaris Student Advisory Organ en het Joint Program Committee met het plannen van de vergaderingen.

• Je organiseert sociale evenementen voor verschillende teams. Catering regelen, cadeautjes bestellen, zalen reserveren en bestellingen doen via Proactis zijn taken waar jij je hand niet voor omdraait.

• Je werkt nauw samen met de Management Assistent van de directeur en je kunt elkaar vervangen bij afwezigheid.

• Je ondersteunt je PSC-collega’s bij hun werkzaamheden, zoals het verwerken van aanvragen van studenten voor financiële ondersteuning en voorzieningen. Het plannen van trainingen, cursussen en workshops die door de teams Career & Professional Skills en het Language Center gegeven worden. De werkzaamheden zijn roosters maken, zalen reserveren, de flexibele pool van trainers beheren en facturen afhandelen.

Binnen het team wordt een verdeling gemaakt van de werkzaamheden (eerste en tweede verantwoordelijke binnen dit takenpakket), waarbij het uitgangspunt is dat je elkaar kan vervangen en helpen.

Functie-eisen

Wie ben jij?

Je bent een energiek en positief ingesteld persoon die het leuk vindt om in een team te werken. Je werkt graag mee aan het bevorderen van een goede werksfeer en bent in voor het maken van een praatje en een grapje. Je communiceert graag met diverse klanten en vindt het een uitdaging om hun een zo goed mogelijke service te bieden. Dit doe je zowel in het Nederlands als in het Engels. Bij jou staat het leveren van kwaliteit en resultaat voorop, waarbij je planmatig en gestructureerd werkt. Je ziet het werk liggen en bent een aanpakker. Je kunt onder druk presteren, blijft daarbij flexibel en kunt prioriteiten stellen. Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding en je hebt een gedegen kennis van MS-Office.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een maandsalaris tussen € 3.057,- en € 3.985,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten).

• Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.

• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.

• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.

• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.

• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

• Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.

Hier ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Over ons

TU Eindhoven is een internationaal toonaangevende universiteit middenin in de Brainportregio waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid en een hands-on mentaliteit samenkomen. We werken open en intensief samen met hightechindustrieën aan oplossingen voor complexe maatschappelijke uitdagingen. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én morgen. TU/e telt ruim 13.000 studenten en meer dan 7.000 medewerkers, en vormt een diverse en levendige academische gemeenschap.

Education and Student Affairs (ESA) is het centrale punt binnen de TU/e waar studenten en medewerkers uiteenlopende vormen van onderwijsondersteuning ontvangen. Er is een centrale ESA-afdeling met vier divisies (Center for Student Administration, Policy, Advice and Projects, Student Facilities en Teacher Support and Quality Assurance) en een ESA-team op elke faculteit.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder Leonie Kasje, team manager P&SC,

Voor vragen over het sollicitatieproces of de arbeidsvoorwaarden, neem contact op met Suzan Rondeel, HR adviseur,

Nieuwsgierig geworden? Op vind je meer over werken bij de TU/e.

Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar met de intentie om bij goed functioneren en gelijkblijvende omstandigheden het dienstverband om te zetten in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.

• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.

• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.

Links delen

Terug naar vacatures

Vacature van Jobseeker (inloggen kan nodig zijn). Op Jobseeker kan je ook een gepersonaliseerd cv opstellen om jouw sollicitatie te versnellen.