Adjoint administratif

Solutions Connektica Inc. est basée à Montréal et à Toulouse (France), et conçoit et développe des solutions logicielles SaaS initialement conçues pour les industries de la fabrication spatiale. Nos solutions combinent la numérisation des procédures d'assemblage, l'automatisation de divers types de tests, le traitement, l'analyse des données et les rapports automatisés, incluant la vérification des critères d'assurance qualité. Connektica compte déjà des clients au Québec et en Europe et cherche à élargir son équipe pour soutenir sa croissance internationale.

RÔLE 

Connektica recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à l’équipe de Montréal. Ce poste consiste à épauler la gestion des ressources humaines, les activités administratives et la tenue de livre comptable, sous la supervision de la Directrice administrative.

RESPONSABILITÉS

Ressources humaines

Administration du personnel:

• Créer et maintenir à jour les dossiers d'employés (embauche, changements de statut, fin d'emploi)
• Préparer des documents (attestations d'emploi, lettres d'offre d’emploi, formulaires internes)
• Aider au processus d'intégration des nouveaux employés: préparer les trousses d'accueil, les accès, les documents contractuels de base
• Assurer une stricte confidentialité de toutes les informations relatives aux employés et aux RH
• Développement RH : Gestion des plans de formation, évaluation des performances, gestion des carrières
• Politiques RH : Élaboration et mise à jour (congés, télétravail, guide d’employé, etc)

Support au recrutement:

• Préparer et réviser les fiches de poste
• Afficher les offres d'emploi sur les plateformes appropriées
• Planifier et coordonner les entretiens d'embauche
• Faire le suivi des candidatures et informer les candidats (envoi de lettres de refus, etc)

Soutien aux employés:

• Répondre aux questions courantes des employés concernant les politiques, les formulaires, les congés, etc, ou les diriger vers le personnel approprié
• Aider à la coordination des formations internes et externes

Paie et Avantages sociaux:

• Compiler les données de temps (feuilles de temps, congés) pour la paie (souvent en collaboration avec le service de la paie)
• Aider à l'administration des avantages sociaux (inscriptions, changements)

Administration générale

• Gestion des locaux et équipements : entretien, assurances, maintenance des équipements
• Gestion de la documentation, du courrier, du classement et des communications d’entreprise
• Gestion des logiciels et abonnements : Administration des accès, des licences, analyse de la sécurité des données
• Recherche de subventions potentielles, aide à l’élaboration des demandes de subventions, effectuer les demandes de réclamations et suivis de subventions actives

Gestion des fournisseurs et des achats: 

• Négociation de contrats et renouvellements
• Achats et suivis des commandes de fournitures
• Gestion et tenue des inventaires et fournitures de bureau

Soutien à la direction: 

• Organiser et préparer des réunions
• Rédiger et réviser la correspondance, les rapports, les présentations et les documents corporatifs
• Organiser les déplacements professionnels (réservation de vols, hôtels, transports)

Soutien comptable et juridique

Soutien à la comptabilité:

• Réceptionner et classer les factures
• Intégration des dépenses au système comptable
• Gestion des notes de frais
• Paiements des factures et suivis des comptes en souffrance

Soutien juridique et commercial:

• Gestion des registres des contrats commerciaux et tenue de dossiers clients
• Aide à la tenue des registres d'entreprise (livre des minutes, actions)
• Aide au maintien de la conformité légale générale

QUALIFICATIONS REQUISES 

• AEC ou DEC dans le domaine administratif (administration, gestion, comptabilité, ressources humaines) ou expérience pertinente
• Habileté à utiliser la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) ou suite Google (Documents, feuilles de calcul, présentations)
• Minimum 2 ans d’expérience dans un poste similaire ou une combinaison d’expérience et de formation pertinente;
• Bilinguisme (français et anglais)
• Connaissance ou expérience avec la Loi française (un atout)

QUALITÉS ET APTITUDES RECHERCHÉES

• Orienté vers la gestion des ressources humaines 
• Honnêteté et transparence
• Esprit d'équipe, collaboration, ouverture à l'évolution et à la critique
• Compétence et volonté d'apprendre 
• Proactivité et autonomie
• Rigueur et organisation
• Polyvalence et flexibilité
• Bonnes compétences en communication

CE QUE NOUS OFFRONS

• Poste à temps plein (40hrs) et permanent
• Salaire compétitif, entre 26$ et 32$/heure
• Plus de 40% de travail à domicile et horaire flexible
• Contribution de Connektica à votre REER collectif
• Programme complet d'assurances collectives payé à 50% par Connektica
• Bureaux près de Mile-Ex/Little Italy, à