Adjoint(e) administratif(ve)
Groupe ABS
- Blainville, Québec, Canada
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Über
Nous offrons une gamme complète d'avantages sociaux et des salaires concurrentiels. Une opportunité de collaborer au sein d'une équipe professionnelle, stimulante et qualifiée. Vous évoluerez dans un environnement de travail où les employés sont au cœur de la réussite de l'organisation. Une occasion de mettre à profit vos connaissances, vos compétences et tout votre potentiel.
Description Du Poste
Sommaire du poste:
Sous la supervision de l'Adjointe de direction - Projets/facturation , le titulaire de ce poste est essentiellement responsable des dossiers de facturation pour divers projets de l'expertise ainsi que la coordination des offres de services.
Principales Responsabilités
Volet facturation
Produire les documents nécessaires à la préparation des factures (feuilles de temps et formulaires);
Émettre la facturation dans le système comptable et transmettre les factures aux clients;
Analyser les propositions d'honoraires professionnels pour les divers mandats confiés;
Assister les chargés de projets dans la vérification des factures;
Participer à l'analyse de rentabilité de projets;
Agir à titre de point de contact pour les clients pour le volet facturation;
Procéder, de façon rigoureuse, à la validation et à la vérification des documents nécessaires à la production des factures en utilisant les codes de facturation appropriés;
Documenter les rectifications nécessaires et maintenir les dossiers des clients à jour;
Assurer la mise à jour des tableaux de suivi pour la facturation;
Analyser les documents d'appels d'offres pour certains projets spéciaux;
Effectuer toutes autres tâches connexes.
Volet estimation
Assurer la gestion de la boîte de courriels de l'estimation;
Communiquer, au besoin, avec les clients, les chargés de clients, les directeurs et/ou les gestionnaires d'équipe afin de recueillir toute l'information requise pour ouvrir et enregistrer dans le logiciel 1C la demande de proposition à produire;
Assigner aux responsables des estimations identifiés (adjoint chargés, chargés et directeurs de projets) les offres de service à produire en fonction de la nature des services à rendre;
Contribuer et assister, au besoin, les responsables des estimations à la préparation de certaines offres de services,
Effectuer la révision grammaticale et la mise en page des documents de propositions préparés pour envoi aux clients;
Procéder à l'envoi par courriel des offres de services;
Communiquer avec les clients pour assurer le suivi des offres de services transmises (par courriel et/ou par téléphone) ;
Tenir à jours les statistiques demandées par la direction Géosciences;
Assurer le suivi et la mise à jour du tableau de suivi des offres de services;
Tenir à jour hebdomadairement les statistiques des statuts des propositions soumises;
Effectuer toutes autres tâches connexes.
Profil Recherché
Détenir une formation professionnelle ou collégiale (DEP ou DEC);
Posséder un minimum de trois (3) années d'expérience;
Connaissances des bonnes pratiques en facturation de projets d'envergures;
Expérience dans le domaine du génie civil (atout);
Maîtrise la suite MS Office (Excel, Word, Outlook);
Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée;
Sens de la discrétion pour la nature confidentielle des informations;
Excellente capacité d'analyse, rigueur, minutie et attention aux détails;
Excellent service à la clientèle, professionnalisme et courtoisie;
Habileté à gérer son temps efficacement et capacité à s'acquitter de ses tâches consciencieusement;
Habileté à travailler en équipe et dans un environnement dynamique.
Avantages ABS
Salaire à la hauteur de vos compétences et possibilité de temps supplémentaire;
Perfectionnement de vos compétences;
Avantages sociaux dès jour 1 (assurances collectives | médecine virtuelle, disponible 24/7 | PAE);
Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
Équipements technologiques à la fine pointe;
Équipe unie et collègues passionnés;
Équipements propres et récents;
Catalyseur de bonheur au travail
Reconnaissance : tout moment est bon pour célébrer
Plusieurs comités en place pour des activités sociales
Travaillez dans une équipe dynamique où l'esprit d'équipe est au rendez-vous
** Veuillez prendre note que l'usage du genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte **
Sprachkenntnisse
- French
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