Adjoint(e) administratif(ve)

Groupe ABS

Montreal, Québec, Canada

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Job Description Sommaire du poste: Sous la supervision de l’Adjointe de direction - Projets/facturation , le titulaire de ce poste est essentiellement responsable des dossiers de facturation pour divers projets de l’expertise ainsi que la coordination des offres de services. Principales responsabilités: Volet facturation Produire les documents nécessaires à la préparation des factures (feuilles de temps et formulaires); Émettre la facturation dans le système comptable et transmettre les factures aux clients; Analyser les propositions d’honoraires professionnels pour les divers mandats confiés; Assister les chargés de projets dans la vérification des factures; Participer à l’analyse de rentabilité de projets; Agir à titre de point de contact pour les clients pour le volet facturation; Procéder, de façon rigoureuse, à la validation et à la vérification des documents nécessaires à la production des factures en utilisant les codes de facturation appropriés; Documenter les rectifications nécessaires et maintenir les dossiers des clients à jour; Assurer la mise à jour des tableaux de suivi pour la facturation; Analyser les documents d’appels d’offres pour certains projets spéciaux; Effectuer toutes autres tâches connexes. Volet estimation Assurer la gestion de la boîte de courriels de l’estimation; Communiquer, au besoin, avec les clients, les chargés de clients, les directeurs et/ou les gestionnaires d’équipe afin de recueillir toute l’information requise pour ouvrir et enregistrer dans le logiciel 1C la demande de proposition à produire; Assigner aux responsables des estimations identifiés (adjoint chargés, chargés et directeurs de projets) les offres de service à produire en fonction de la nature des services à rendre; Contribuer et assister, au besoin, les responsables des estimations à la préparation de certaines offres de services, Effectuer la révision grammaticale et la mise en page des documents de propositions préparés pour envoi aux clients; Procéder à l’envoi par courriel des offres de services; Communiquer avec les clients pour assurer le suivi des offres de services transmises (par courriel et/ou par téléphone) ; Tenir à jours les statistiques demandées par la direction Géosciences; Assurer le suivi et la mise à jour du tableau de suivi des offres de services; Tenir à jour hebdomadairement les statistiques des statuts des propositions soumises; Effectuer toutes autres tâches connexes. Profil recherché: Détenir une formation professionnelle ou collégiale (DEP ou DEC); Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience; Connaissances des bonnes pratiques en facturation de projets d’envergures; Expérience dans le domaine du génie civil (atout); Maîtrise la suite MS Office (Excel, Word, Outlook); Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée; Sens de la discrétion pour la nature confidentielle des informations; Excellente capacité d’analyse, rigueur, minutie et attention aux détails; Excellent service à la clientèle, professionnalisme et courtoisie; Habileté à gérer son temps efficacement et capacité à s’acquitter de ses tâches consciencieusement; Habileté à travailler en équipe et dans un environnement dynamique. Avantages ABS: Salaire à la hauteur de vos compétences et possibilité de temps supplémentaire; Perfectionnement de vos compétences; Avantages sociaux dès jour 1 (assurances collectives | médecine virtuelle, disponible 24/7 | PAE); Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB); Équipements technologiques à la fine pointe; Équipe unie et collègues passionnés; Équipements propres et récents; Catalyseur de bonheur au travail! Reconnaissance : tout moment est bon pour célébrer! Plusieurs comités en place pour des activités sociales! Travaillez dans une équipe dynamique où l'esprit d'équipe est au rendez-vous ! ** Veuillez prendre note que l’usage du genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte **

Montreal, Québec, Canada

Sprachkenntnisse

French

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