Senior Office Manager (m/f/d)

Quantum-Systems ist auf die Entwicklung, Konstruktion und Produktion kleiner unbemannter Flugsysteme (sUAS) spezialisiert. Die elektrischen senkrechtstart- und landefähigen (eVTOL) Fluggeräte des Unternehmens sind auf maximale Flugdauer und Vielseitigkeit ausgelegt und bieten den Anwendern eine nahtlose Nutzererfahrung. Durch die Integration modernster Softwarefunktionen wie Edge Computing und KI-gestützter Datenverarbeitung in Echtzeit baut Quantum Systems UAS der nächsten Generation für Kunden aus den Bereichen Sicherheit, Verteidigung, öffentliche Sicherheit, kommerzielle und geografische Operationen in ganz Europa.

Als Senior Office Manager (m/f/d) trägst du die operative Verantwortung für reibungslose Abläufe und effiziente Prozesse, die den Erfolg unseres Unternehmens maßgeblich sichern. Du bist die treibende Kraft hinter unserer infrastrukturellen Basis – von der Verwaltung essenzieller Tools über die Organisation von Räumlichkeiten und Fuhrpark bis zur Koordination von Urlaubs- und Facility-Prozessen. Mit deinem strukturierten Vorgehen schaffst du die Rahmenbedingungen, die Management und Teams brauchen, um auf höchstem Niveau zu arbeiten.

Mit deinem Organisationstalent, deinem Blick fürs Detail und deinem Gespür für Menschen schaffst du mehr als nur Struktur – du gestaltest den Rahmen für produktives Arbeiten, reibungslose Abläufe und echte Teamkultur.

In einem Umfeld, das von High-Tech, Dynamik und Visionen geprägt ist, wirst du zur verlässlichen Konstante, die alles zusammenhält.

• Du bist das zentrale Bindeglied zum Management: Mit klarer Kommunikation und verlässlicher Koordination sorgst du dafür, dass Informationen reibungslos fließen und Abläufe zwischen Führungsebene und Teams optimal funktionieren.
• Du organisierst unser Büro mit Überblick und Herz: Von der Bestellung von Büromaterial über die Bestandsplanung bis zur Vorbereitung unserer Meetingräume – du sorgst dafür, dass alles am richtigen Platz ist und reibungslos läuft.
• Du verwaltest unser Firmeneigentum: Von Schlüsseln und Zugangskarten bis zu Pool- und Firmenfahrzeugen inklusive Parkplatzmanagement – du koordinierst Vergabe und Rückläufe mit Übersicht.
• Du bringst Menschen zusammen: Bei der Planung interner Events hilfst du mit, Momente zu schaffen, die unser Team enger zusammenschweißen und für gute Stimmung sorgen.
• Du überwachst und steuerst administrative Prozesse: Mit deinem strukturierten Vorgehen sorgst du dafür, dass interne Standards und Abläufe – von Dokumentenmanagement bis zur Beschaffung – zuverlässig eingehalten und kontinuierlich optimiert werden.
• Du übernimmst die tägliche operative Steuerung: Aufgaben werden von dir klar verteilt und die Mitarbeitenden in den Bereichen Infrastruktur, Reinigung und Werksshuttle gezielt koordiniert.
• Du behältst sicherheitsrelevante Abläufe im Blick: Zutrittsmanagement, Besucher- und Fremdfirmenkoordination werden von dir zuverlässig überwacht und reibungslos umgesetzt.

• Du bringst bereits Berufserfahrung im Office Management oder als Teamassistenz mit – idealerweise in einem internationalen Unternehmen oder in einem dynamischen Start-up-Umfeld.
• Du hast Erfahrung in der operativen Verwaltung von digitalen Tools, Pool- und Firmenfahrzeugen sowie der effizienten Organisation von Parkflächen.
• Du bringst eine hohe Eigenmotivation mit und treibst deinen Verantwortungsbereich selbstständig voran.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit High-Level-Stakeholdern.
• Du beherrschst MS Office sicher und hast Erfahrung im Umgang mit komplexen Excel-Listen.
• Die Kommunikation auf Englisch und Deutsch (C1) ist für dich selbstverständlich.

• Wir glauben an die Stärke kombinierter Fähigkeiten: klare technische Expertise gepaart mit einer kundenorientierten Ausrichtung.
• Wir sind Branchenpioniere, die ehrgeizig, mutig und visionär sind.
• Wir überschreiten Grenzen, blicken über den Tellerrand und streben nach technologischer Exzellenz, um die Zukunft der Luftbilddaten zu gestalten.
• Wir versprechen, dass wir Deine Startbahn für individuelles und berufliches Wachstum sein werden.

Our benefits:

• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge: Wir unterstützen dich, damit du bereits jetzt für später vorsorgen kannst.
• Flexible Arbeitszeiten: Durch Vertrauensarbeitszeit gestaltest du nicht nur Deine Arbeitszeit, sondern auch deine Work-Life Balance eigenverantwortlich.
• Mobiles Arbeiten: Falls es dir bei uns im Office zu turbulent wird, kannst du durch das mobile Arbeiten den nötigen Ausgleich erhalten.
• Bike-Leasing: Wir unterstützen dich, umweltbewusst mobil und gesund zu bleiben.
• Corporate Benefits: Deine Möglichkeit für attraktive Angebote und Rabatte bei namenhaften Anbietern und Marken wie z.B. Adidas, Apple, Expedia.
• Mitarbeiterevents Wir möchten nicht nur gemeinsam wachsen, sondern auch unsere Erfolge zusammen feiern.
• Lunchcard: Wir sponsern Dir dein tägliches Mittagsbudget.
• Company Shuttle: Genieße unseren bequemen Shuttleservice, der dich von Pasing in München abholt und zu unserem Standort bringt, mit Rückfahrten am Ende des Arbeitstages.