Property Administrator

First Capital (TSX: FCR.UN) owns, operates, and develops grocery anchored open air centres in neighbourhoods with the strongest demographics in Canada. Through the expertise and collaboration of our team, we create thriving properties which generate value for businesses, investors and our neighbourhoods. As one of the Greater Toronto Area's top employers, we foster a vibrant culture that ensures equal opportunity and well-being for all employees in a dynamic workplace. We are proud to provide rewarding opportunities to build meaningful careers in a fun and high performing environment. THE ROLE: Reporting to the Property Manager, the Property Administrator will be responsible for providing various services to effectively operate and maintain a portfolio of retail properties. Those services will include accounts receivable reporting, accounts payable processing, budgeting, supplier invoicing, rent roll review, and tenant communication. In this role, you will very much be an integral part of the team and support the delivery of "best in class" property operations to enhance our assets and tenants' relationships. WHAT YOU WILL DO:

• Provide critical administrative support to the property management team.
• Conduct review of the monthly rent-roll and pre-authorized debit report.
• Perform accounts receivable reporting, including bank deposits, form filling, and inputting accounts receivable commentary.
• Prepare and process purchase orders and accounts payable invoices.
• Send, collect, and process various tenant chargebacks.
• Oversee the payment of utilities, track billing and assist with collection of data for tenant charge backs, and environmental, social, and governance (ESG) reporting.
• Prepare manual tenant statements of accounts and manage account reconciliations.
• Issue demand, default, or termination notices to tenants.
• Review and prepare tenant notification letters.
• Prepare and issue tenant refunds.
• Assist with monthly and annual budgets.
• Monitor, track, and collect tenant insurance and tenant sales reports.
• Prepare check lists for tenants' move-in and move-outs and ensure all documentation are completed.
• Liaise with the Operations team to dispatch maintenance and security at tenant's request and to facilitate smooth day-to-day site activities.
• Liaise with property accountants, lease administrators, and legal to ensure the accuracy of tenants' information
• Participate in special projects and take on other duties as assigned.

• One (1) to three (3) years of administration experience, ideally within residential, commercial, or retail property management.
• Solid understanding of basic accounting principles.
• Post-secondary education, preferably in business, accounting, or related field as an asset.

• You care about providing exceptional customer service and you know how to create connections and lasting first impressions.
• Service oriented with the ability to problem solve and offer solutions. 
• Excellent communication skills to effectively communicate with tenants, suppliers, internal teams, and other stakeholders.
• Strong attention to detail and time management skills to coordinate multiple, competing priorities and deadlines.
• You have solid computer skills coupled with sound knowledge of Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, and Outlook). Experience working with JDE, and Building Engines would be an asset.

• Company-matched savings plans
• Fully paid Extended Healthcare benefits from day one 
• Annual wellness subsidy
• Tuition & development program
• Employee referral program 
• Rewards and recognition programs
• Paid time off during December holiday season
• Parental leave benefits

• Fournir un soutien administratif essentiel à l'équipe de gestion des immeubles.
• Examiner le registre mensuel des loyers et le rapport des prélèvements automatiques.
• Effectuer des tâches liées aux comptes clients, notamment les dépôts bancaires et la saisie de commentaires relatifs aux comptes clients.
• Préparer les rapprochements de comptes locataires, y compris les relevés manuels des comptes locataires.
• Préparer et émettre des avis de paiement, de paiement en souffrance ou de résiliation à l'intention des locataires et s'occuper de la comptabilité afférente.
• Examiner, préparer, traiter et recueillir les documents destinés aux locataires ou reçus de ceux-ci, relatifs aux éléments suivants : lettres de notification, facturation de fin d'année, lettres de facturation révisée, rétrofacturation et remboursements.
• Préparer et traiter les bons de commande et les factures fournisseurs.
• Contrôler, suivre et recueillir les documents d'assurance et les rapports de ventes des locataires.
• Superviser le paiement des comptes de services publics, assurer le suivi de la facturation et contribuer à la collecte des données relatives à la rétrofacturation des locataires ainsi qu'à l'élaboration des rapports environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG).
• Coordonner l'emménagement et le déménagement des locataires.
• Collaborer avec l'équipe des opérations pour fournir des services d'entretien et de sécurité à la demande des locataires et pour faciliter le bon déroulement des activités quotidiennes sur place.
• Assurer la liaison avec les comptables des propriétés, les gestionnaires de baux et le service juridique pour garantir l'exactitude des renseignements relatifs aux locataires.
• Participer à des projets spéciaux et accomplir d'autres tâches selon les besoins.

• Une (1) à trois (3) années d'expérience en administration, idéalement dans le domaine de la gestion de biens immobiliers commerciaux ou de détail.
• Formation postsecondaire, de préférence dans le domaine des affaires, de la comptabilité ou dans un domaine connexe.

• Approche axée sur le souci de fournir un service exceptionnel, notamment à la clientèle, ainsi que capacité de résoudre les problèmes et de proposer des solutions rapidement.
• Compétences hors pair pour communiquer efficacement avec les locataires, les fournisseurs, les équipes internes et d'autres personnes.
• Souci du détail et excellentes compétences en gestion du temps pour coordonner des priorités et des échéances multiples et concurrentes.
• Esprit d'équipe; intérêt à se mobiliser et à prêter main forte au besoin, et capacité à cerner les occasions de le faire.
• Solides compétences en informatique, y compris une excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word et Outlook). Expérience de travail avec JDE (constituerait un atout).

• Plans d'épargne avec abondement de l'entreprise
• Couverture santé complémentaire entièrement prise en charge dès le premier jour 
• Subvention annuelle pour le bien-être
• Programme de formation et de développement
• Programme de parrainage des employés 
• Programmes de récompenses et de reconnaissance
• Congés payés pendant les fêtes de fin d'année
• Congés parentaux