Accounting Assistant/Assistant(e) ComptableKitco Metals Inc. • Montreal, Québec, Canada

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Accounting Assistant/Assistant(e) Comptable

Kitco Metals Inc.

Montreal, Québec, Canada

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This position is part-time, up to 20 hours per week, and is offered as a two-year contract. PURPOSE The Accounting Assistant is responsible for preparing daily bank, payment, and position reconciliation activities by collecting, validating, and reconciling financial data across multiple banking platforms, internal ledgers, and the Navision ERP system. This role supports accurate cash, trade, inventory, and vendor payment processing while maintaining strong controls and audit trails. KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES: The responsibilities of this position include, but are not limited to the following: Prepare daily bank reconciliation reports twice per day (morning and end-of-day). Perform daily counterparty position reconciliations to ensure alignment between internal ledgers and external reports. Prepare electronic vendor payments following internal approval and control procedures. Generate, review, and upload daily Positive Pay files to banking platforms. Retrieve balances, transactions, and reports from online banking platforms. Extract outstanding checks, inter-account transfers, open trades, payment journals, and inventory position data from ERP. Investigate, resolve, and document reconciliation discrepancies. Maintain organized documentation, audit trails, and daily reporting files. Electronic Vendor Payment Preparation: Receive payment instructions from management via email and assess urgency. Review vendor cards and attached invoices in the accounting system. Confirm invoices are properly approved by department managers, CFO, and executive management when required. Verify invoice numbers, amounts, currency, and outstanding balances. Validate vendor banking details against approved templates. Prepare payments using the correct payment method (e.g., ACH, e-check, wire transfer, etc). Perform detailed payment verification prior to submission. Notify management once payments are prepared for banking approval. Counterparty Balance Reconciliation Duties: Review daily trading partner balances report received via email. Run the Inventory Position Report (IPR) in ERP and export to Excel. Update counterparty reconciliation templates with current-day data. Confirm zero variances or investigate discrepancies. Resolve issues using item ledgers, transfer instructions, and customer records. Save reconciliations as PDF files and distribute to relevant teams. Positive Pay File Preparation Upload: Generate Positive Pay files daily from Navision at scheduled cutoff times. Ensure files are generated only once per day to prevent data overrides. Organize Positive Pay files into monthly and daily folders on shared drives. Upload Positive Pay files to banking platforms and other applicable banking platforms. Confirm successful uploads and maintain supporting documentation. SYSTEM AND TOOLS REQUIREMENTS: Navision (Microsoft Dynamics NAV). Online banking portals. Microsoft Excel. Shared network drives. Email and PDF reporting. REQUIRED SKILLS AND COMPETENCIES: High school diploma or equivalent; post-secondary education in accounting or finance is an asset. 1–3 years of clerical or accounting operations experience. Strong attention to detail and adherence to control procedures. Proficiency in Microsoft Excel. Ability to manage daily deadlines and confidential financial information. ASSETS: Experience with bank reconciliations, vendor payments, or Positive Pay processes. Familiarity with ERP systems, particularly Navision. Understanding of internal controls and approval workflows. Strong organizational and communication skills. Ability to investigate discrepancies and escalate appropriately. The role supports accounting operations and includes managing employee expense reports in Concur for employees outside Quebec and in the United States, as well as communicating with suppliers to support timely and accurate payment processing. English proficiency is required, as the role involves daily communication and documentation with employees, vendors, and banking partners operating outside Quebec. Data Protection Policy: ___________________________________________________________ Ce poste est à temps partiel, jusqu'à 20 heures par semaine, et est proposé sous forme de contrat de deux ans. OBJECTIF L'assistant comptable est chargé de préparer les activités quotidiennes de rapprochement bancaire, de paiement et de position en collectant, validant et rapprochant les données financières sur plusieurs plateformes bancaires, registres internes et le système ERP Navision. Ce poste permet d'assurer le traitement précis des paiements en espèces, des transactions commerciales, des stocks et des fournisseurs, tout en maintenant des contrôles rigoureux et des pistes d'audit. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS: Les responsabilités de ce poste comprennent, sans s'y limiter, les suivantes : Préparer deux fois par jour (le matin et en fin de journée) les rapports quotidiens de rapprochement bancaire. Effectuer quotidiennement le rapprochement des positions des contreparties afin de garantir la cohérence entre les grands livres internes et les rapports externes. Préparer les paiements électroniques aux fournisseurs conformément aux procédures internes d'approbation et de contrôle. Générer, examiner et télécharger quotidiennement les fichiers Positive Pay sur les plateformes bancaires. Récupérer les soldes, les transactions et les rapports sur les plateformes bancaires en ligne. Extraire les chèques en circulation, les virements intercomptables, les transactions ouvertes, les journaux de paiement et les données sur la position des stocks à partir de l'ERP. Enquêter, résoudre et documenter les écarts de rapprochement. Tenir à jour la documentation, les pistes d'audit et les fichiers de rapports quotidiens. Préparation des paiements électroniques aux fournisseurs: Recevoir les instructions de paiement de la direction par e-mail et évaluer leur urgence. Examiner les fiches fournisseurs et les factures jointes dans le système comptable. Confirmer que les factures sont correctement approuvées par les responsables de service, le directeur financier et la direction générale, le cas échéant. Vérifier les numéros de facture, les montants, la devise et les soldes impayés. Valider les coordonnées bancaires des fournisseurs par rapport aux modèles approuvés. Préparer les paiements en utilisant le mode de paiement approprié (par exemple, ACH, chèque électronique, virement bancaire, etc.). Effectuer une vérification détaillée des paiements avant leur soumission. Informer la direction une fois que les paiements sont prêts à être approuvés par la banque. Tâches de rapprochement des soldes des contreparties: Examiner le rapport quotidien sur les soldes des partenaires commerciaux reçu par e-mail. Exécuter le rapport sur la position des stocks (IPR) dans l'ERP et l'exporter vers Excel. Mettre à jour les modèles de rapprochement des contreparties avec les données du jour. Confirmer l'absence de écarts ou enquêter sur les divergences. Résoudre les problèmes à l'aide des grands livres, des instructions de transfert et des dossiers clients. Enregistrer les rapprochements sous forme de fichiers PDF et les distribuer aux équipes concernées. Préparation et téléchargement des fichiers Positive Pay: Générer quotidiennement des fichiers Positive Pay à partir de Navision à des heures limites programmées. Veiller à ce que les fichiers ne soient générés qu'une fois par jour afin d'éviter tout remplacement de données. Organiser les fichiers Positive Pay dans des dossiers mensuels et quotidiens sur des lecteurs partagés. Télécharger les fichiers Positive Pay sur les plateformes bancaires et autres plateformes bancaires applicables. Confirmer la réussite des téléchargements et conserver les documents justificatifs. SYSTÈME ET OUTILS REQUIS: Navision (Microsoft Dynamics NAV). Portails bancaires en ligne. Microsoft Excel. Lecteurs réseau partagés. Rapports par e-mail et PDF. COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES: Diplôme d'études secondaires ou équivalent ; une formation postsecondaire en comptabilité ou en finance est un atout. 1 à 3 ans d'expérience dans le domaine administratif ou comptable. Grand souci du détail et respect des procédures de contrôle. Maîtrise de Microsoft Excel. Capacité à gérer les échéances quotidiennes et les informations financières confidentielles. ATOUTS: Expérience en matière de rapprochements bancaires, de paiements aux fournisseurs ou de processus Positive Pay. Connaissance des systèmes ERP, en particulier Navision. Compréhension des contrôles internes et des workflows d'approbation. Solides compétences en matière d'organisation et de communication. Capacité à enquêter sur les divergences et à les signaler de manière appropriée. Le poste soutient les opérations comptables et comprend la gestion des rapports de dépenses des employés dans Concur pour les employés situés à l’extérieur du Québec et aux États-Unis, ainsi que la communication avec les fournisseurs afin d’assurer un traitement des paiements exact et en temps opportun. La maîtrise de l’anglais est requise, car le poste implique des communications et de la documentation quotidiennes avec des employés, des fournisseurs et des partenaires bancaires situés à l’extérieur du Québec. Politique de protection des données : About Kitco Metals Inc.: Founded in 1977, Kitco Metals Inc. is headquartered in Montreal and has offices in New York and Hong Kong. Kitco is one of the largest retailers of precious metals in the world, and a specialized supplier of refining services. The company is an authorized reseller of products made by some of the most prestigious government mints. Kitco’s website, the world’s #1 precious metals reference, is visited by close to a million people every day. A leading industry innovator, Kitco was one of the first precious metal companies to offer free real-time market information applications for smart phones.

Montreal, Québec, Canada

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